Migrar conjuntos de datos grandes (más de 50 archivos)

El Gestor de Migraciones es una herramienta administrativa que le ayuda a migrar grandes cantidades de datos a la nube de forma sencilla y segura. Las organizaciones que deseen utilizar el Gestor de Migraciones deben ponerse en contacto con el Soporte de Caseware con la siguiente información:

• Fecha(s) prevista(s) para la migración

• Tamaño de los datos de clientes activos

• Tamaño de los datos de clientes inactivos

• Número de ficheros a migrar (año en curso y anterior)

• Número de usuarios

Además, su organización debe confirmar que no intentará migrar archivos que hayan estado asociados a una organización diferente.

Requisitos previos

• Su organización debe estar utilizando Working Papers 2019 o posterior.

• Su organización debe disponer de Working Papers con tecnología SmartSync . Si no dispone de SmartSync, consulte Diferencias entre SmartSync y no SmartSync, y póngase en contacto con su distribuidor local para obtener más información.

• Su organización debe tener un sitio Caseware Cloud. Si no dispone de un sitio Cloud, puede solicitar una invitación.

• Debe disponer de un navegador de Internet que admita TLS 1.2 o posterior. Para obtener más información, consulte Deshabilitar el acceso a Caseware Cloud para navegadores antiguos y no compatibles.

• Debe instalar el Administrador de Migraciones en el ordenador o servidor que contenga los datos a migrar.

• Un administrador debe manejar el Gestor de Migraciones en nombre de la organización (se requieren privilegios administrativos).

• Debe conectar el Administrador de Migraciones a su sitio Cloud para acceder a todas las opciones de migración. En el menú principal, haga clic en Iniciar sesión e introduzca la URL de su sitio Cloud y sus credenciales de administrador. No es necesario incluir el protocolo web(http:// o https://)en la URL.

  Nota: Si el sitio Cloud de su organización está configurado como parte de una unidad denegocio, debe conectar el Administrador de Migraciones a la URL de una unidad de negocio individual, en lugar de a la URL del sitio Cloud de nivel superior (donde suelen iniciar sesión los miembros del personal). Durante el proceso de migración, los datos migrarán a la unidad de negocio individual y sólo serán accesibles para los usuarios de la unidad de negocio. A continuación, puede repetir el proceso con las URL de otras unidades de negocio individuales.

Recomendaciones:

• Valide la salud de sus archivos antes de la migración. See Validate engagement files for more information.

• Siempre que sea posible, asegúrese de que las propiedades de encargo de sus archivos contienen toda la información posible para ayudar en el proceso de auto-mapeo. See Upload entities to Cloud for more information.

• Comprima todos los archivos principales antes de la migración para reducir los tiempos de migración. Asegúrese de incluir todas las subcarpetas durante la compresión.

• Haga una copia de seguridad de todos los archivos principales antes de la migración. Los archivos originales de su servidor se migrarán a Cloud.

• Ejecute sólo una instancia del Administrador de Migraciones a la vez. Múltiples instancias no acelerarán el tiempo de procesamiento y pueden afectar negativamente al rendimiento de Cloud.

• Reinicie los servidores SmartSync autoalojados después de una migración para borrar la lista de archivos comprometidos. Si migra los datos por etapas, reinicie el servidor después de cada etapa.

Estimar el tiempo de migración

Para ayudarle a programar la migración de forma que las interrupciones sean mínimas, consulte las siguientes estimaciones de tiempo de migración. Tenga en cuenta que estas estimaciones se crearon utilizando un entorno controlado. El tiempo real de migración puede variar.

Para reducir el tiempo de migración, le sugerimos que realice las siguientes acciones:

• Comprime todos los archivos principales, incluidas las subcarpetas

• Eliminar copias de sincronización innecesarias

• Borrar la información de sincronización de los ficheros archivados

• Cargar entidades y personal antes de la migración de archivos

Dependiendo de la cantidad y el tamaño de los archivos que vayas a migrar, es posible que tengas que completar la migración a lo largo de varios fines de semana. Para obtener información sobre cómo segmentar el proceso, consulte Migrar archivos de encargo a la nube.

Subir personal a la nube

Puede cargar una lista de los miembros de su personal desde un archivo .csv, un almacén de datos compartido (archivo .cwc) o un archivo de exportación de almacén de datos para que empiecen a utilizar su propia cuenta de Cloud. Tenga en cuenta que cada miembro del personal añadido a Cloud recibirá un correo electrónico de registro de donotreply@casewarecloud.com. Le sugerimos que incluya esta dirección de correo electrónico en una lista blanca para evitar que sus filtros de spam bloqueen el correo electrónico.

Si está preparando un archivo .csv, asegúrese de que:

• Cada miembro del personal tiene como mínimo un nombre, un apellido y una dirección de correo electrónico única

• Cada fila representa a un miembro del personal

• Cada columna representa una propiedad (por ejemplo, nombre, apellidos, correo electrónico)

• Los grupos de personal múltiples se separan con tildes (~)

Por ejemplo:

Para cargar personal desde un archivo .csv:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Cargar personal.

3. Junto a la opción de carga de archivos CSV, haga clic en CARGAR.

4. La aplicación Personal se muestra en Nube. Haz clic en Nuevo | Importar | Personal.

5. Aparece el cuadro de diálogo Importar personal. Haga clic en Importar desde CSV y busque su archivo .csv, o copie y pegue el contenido de su archivo .csv en el cuadro de texto. Haga clic en Siguiente.

6. La lista de personal de su archivo .csv se muestra en una tabla. Asigne el título correspondiente a los datos de cada columna. Tenga en cuenta que las columnas con el encabezado Ignorar no se cargarán.

7. Haz clic en Importar.

La lista de personal se carga en Cloud. Puede ver todo el personal de su sitio Cloud haciendo clic en Personal en el menú Cloud. Cierre el cuadro de diálogo Importar personal para volver al menú principal.

Para cargar personal desde un almacén de datos compartido:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Cargar personal.

3. Haga clic en el icono de archivo y busque la carpeta que contiene el archivo de conexión (.cwc). Seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir.

4. Haga clic en Aceptar.

5. Aparece un cuadro de diálogo de inicio de sesión en el que se solicitan las credenciales de administrador para el almacén de datos compartido. Introduzca las credenciales y haga clic en OK para iniciar la carga.

La lista de personal se carga en Cloud y se muestran los resultados de la carga. Para obtener información más detallada, consulte el archivo de registro automatizado haciendo clic en el enlace proporcionado. Pulse CERRAR para volver al menú principal.

Para cargar personal y grupos desde un archivo de exportación de un almacén de datos:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Cargar personal.

3. Junto a la opción de carga de DSAT, haga clic en CARGAR.

4. Aparece el cuadro de diálogo Importar seguridad de documentos de trabajo en Nube. Haga clic en Seleccionar archivos y busque su archivo de exportación, o arrastre y suelte el archivo en el cuadro de diálogo.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar personal y grupos con una lista de su personal, grupos de personal y funciones. Haz clic en Importar.

La lista de personal se carga en la nube y los roles aparecen en la lista de seguridad de los documentos de trabajo. Puede ver todo el personal y los grupos de su sitio Cloud haciendo clic en Personal y grupos en el menú Cloud. Cierre el cuadro de diálogo Importar personal y grupos para volver al menú principal.

Cargar entidades en la nube

Las entidades son espacios de trabajo que almacenan toda la información relevante para un cliente concreto, incluida la información empresarial y de contacto, los documentos y los archivos de encargo. Puede cargar una lista de entidades en Cloud utilizando un archivo .csv. Al preparar el archivo .csv, asegúrese de que:

• Cada entidad contiene como mínimo un nombre de entidad (hasta 60 caracteres) y un número (hasta 10 caracteres)

• Cada fila representa una entidad cliente

• Cada columna representa una propiedad (por ejemplo, nombre del cliente, nombre de la operación, sitio web)

• Las etiquetas múltiples se colocan entre comillas y se separan con comas

Por ejemplo:

Le sugerimos que incluya tantas propiedades como sea posible para facilitar el proceso de asignación de sus archivos de encargo a las entidades correctas más adelante en la migración.

Para cargar entidades desde un archivo .csv:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Cargar entidades.

3. Aparece el cuadro de diálogo Importar entidades en Nube. Seleccione las opciones de importación aplicables.

4. Haga clic en Importar desde CSV y busque su archivo .csv, o copie y pegue el contenido de su archivo .csv en el cuadro de texto. Haga clic en Siguiente.

5. Las entidades de su archivo .csv se muestran en una tabla. Asigne el título correspondiente a los datos de cada columna. Tenga en cuenta que las columnas con el encabezado Ignorar no se cargarán.

6. Haz clic en Importar.

Las entidades se suben a Cloud. Puede ver todas las entidades de su sitio Cloud haciendo clic en Entidades en el menú Cloud. Cierre el diálogo Importar Entidades para volver al menú principal.

Validar archivos de encargo

Le sugerimos que valide los archivos de encargo de su organización para determinar si están listos para la migración a la nube. Algunos problemas comunes que impedirán la validación de un archivo incluyen:

• El archivo está dañado

• El archivo es una copia de sincronización en lugar de un archivo principal

• El nombre del fichero incluye caracteres unicode

• La versión del archivo es anterior a Working Papers 2011

• El archivo comprimido no incluye subcarpetas

Si es posible, asegúrese de resolver estos problemas antes de la validación. Si se descubre alguno de estos problemas después de un intento de validación, resuélvalo y vuelva a intentar la validación.

Para validar sus archivos de encargo para la migración:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Validar archivos.

3. Haga clic en el icono de carpeta y busque la carpeta que contiene los archivos que desea validar. Haga clic en Seleccionar carpeta.

4. Haga clic en VALIDAR.

Los resultados del proceso de validación se muestran en el informe de validación. Para obtener información más detallada, consulte el archivo de registro automatizado haciendo clic en el enlace proporcionado. Pulse CERRAR para volver al menú principal.

Crear un archivo de asignación

Antes de la migración, tendrá que crear un archivo de asignación que asigne cada archivo de encargo a su entidad Cloudcorrespondiente.

Para crear un archivo de encargo:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Archivos de mapa.

3. Haga clic en el icono de carpeta y busque la carpeta que contiene los archivos que desea asignar. Haga clic en Seleccionar carpeta.

4. Haga clic en AUTOMAP para asignar archivos a las entidades en función de sus propiedades de encargo.

5. Aparece una lista de cada archivo y sus entidades propuestas. Si hay algún archivo no mapeado o mapeado incorrectamente, seleccione la casilla situada junto al nombre del archivo y haga clic en MAPA. Seleccione la entidad correspondiente y haga clic en Aplicar. Repita este proceso hasta que todos los archivos de encargo estén asignados a una entidad.

Nota: Al hacer clic en MAPAR TODOS se asignarán todos los archivos restantes no mapeados a una entidad especificada. Los archivos mapeados no se modificarán.

Se crea un archivo de asignación llamado CWCloudMigrationMng.csv en la carpeta que contiene los archivos asignados. Si tiene intención de migrar archivos por etapas, consulte este archivo de asignación para conocer el intervalo aplicable que debe migrarse. Pulse CERRAR para volver al menú principal.

Migrar archivos de encargo a la nube

Migre sus archivos de encargo a Cloud para aprovechar las herramientas de gestión de archivos y seguimiento de encargos de Cloud. Recomendamos encarecidamente hacer una copia de seguridad de todos los archivos antes de la migración, ya que las copias originales se eliminarán automáticamente después.

Para migrar archivos de encargo:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.

2. En el menú principal, haga clic en Migrar archivos.

3. Haga clic en el icono de documento y busque su archivo de asignación (CWCloudMigrationMng.csv). Seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir.

4. Si sólo desea migrar un rango de archivos (por ejemplo, archivos 1-50) en lugar de todos los archivos a la vez, especifique el primer y el último número del rango en los campos correspondientes.

5. Haga clic en MIGRAR.

Los archivos se migran a Cloud y se muestran los resultados de la migración. Para obtener información más detallada, consulte el archivo de registro automatizado haciendo clic en el enlace proporcionado. Pulse CERRAR para volver al menú principal.

Integrar archivos de encargo desde un servidor SmartSync

Las empresas que deseen aprovechar las funciones de gestión de consultas de Caseware Sherlock, sin dejar de utilizar un servidor SmartSync local, pueden integrar sus archivos de encargo con Cloud directamente a través del Gestor de Migraciones. Esta función permite a las empresas integrar archivos históricos, extraer datos históricos y utilizarlos en Caseware Sherlock.

Para integrar archivos de encargo desde un servidor SmartSync:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el ejecutable del Administrador de Migraciones y haga clic en Ejecutar como administrador.
2. En el menú principal, haga clic en Integrar archivos.
3. Haga clic en el icono de documento y busque su archivo de asignación (CWCloudMigrationMng.csv). Seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir.
4. Si sólo desea integrar un rango de ficheros (por ejemplo, ficheros 1-50) en lugar de todos los ficheros a la vez, especifique el primer y el último número del rango en los campos correspondientes.
5. Haga clic en INTEGRAR.
6. Si está integrando archivos de una versión anterior de Working Papers, aparecerá un diálogo en el que podrá convertir u omitir estos archivos. Los archivos convertidos dejarán de estar accesibles en la versión anterior de Working Papers, mientras que los archivos omitidos no se convertirán ni se integrarán en Cloud.

Los archivos se integran con Cloud y se muestran los resultados de la integración. Para obtener información más detallada, consulte el archivo de registro automatizado haciendo clic en el enlace proporcionado. Pulse CERRAR para volver al menú principal.

Importante: Antes de que su personal abra cualquier copia de sincronización de los archivos hijo, debe eliminar las copias de los archivos padre.