Asignar cuentas a grupos

En la página Datos , el icono Asignar cuentas puede mostrar a veces un distintivo rojo ( ) una vez importado el balance de sumas y saldos. Esto significa que una o más cuentas no se han asignado correctamente a los grupos. Lo mismo ocurre cuando añades manualmente una o varias cuentas. Observe que el distintivo rojo muestra el número de cuentas sin asignar. Por ejemplo, si hay una cuenta sin asignar, el distintivo muestra 3 ().

Accounts tab with an unassigned accounts badge showing the number of accounts that must be assigned.

Debe asignar manualmente las cuentas no asignadas a los grupos adecuados para que los datos financieros se completen correctamente durante todo el contrato. If multiple grouping structures are available, assigning an account to a group in the default structure automatically assigns it to linked groups in other structures.

Asignar cuentas a grupos

Puede asignar manualmente cuentas no asignadas a grupos desde la página Asignar cuentas .

Para asignar una cuenta a un grupo:

  1. Seleccione el icono Asignar cuentas () en la esquina superior derecha de la página Datos .

    También puede seleccionar la pestaña Asignar cuentas del panel lateral izquierdo.

    En la pestaña Asignar cuentas , las cuentas sin asignar aparecen en la sección Sin asignar .

    Si su compromiso está consolidado, puede utilizar el desplegable del selector de entidad para seleccionar a qué entidad asigna las cuentas.

    The financial groups are displayed in the Groups list. Si su producto tiene varias estructuras de agrupación, puede utilizar el desplegable para seleccionar a qué estructura de agrupación desea asignar las cuentas.

    Puede seleccionar la casilla Mostrar ocultos para ver los grupos que se han ocultado en el compromiso debido a su irrelevancia. Si selecciona Mostrar ocultos, aparecerá el icono de invisible () junto a los grupos ocultos para que pueda localizarlos en la lista.

Asignar cuentas a  grupos

  1. Seleccione un grupo para asignar la cuenta seleccionada a ese grupo.

    También puede arrastrar la cuenta desde la sección Sin asignar y soltarla en un grupo para asignarla.

    Puede utilizar el cuadro de búsqueda o los filtros para encontrar la cuenta que desea asignar. The search box allows you to search for accounts based on the number or name. Los filtros disponibles permiten filtrar las cuentas no asignadas por nombre de cuenta, número de cuenta, si la cuenta tiene saldo acreedor o deudor y el importe del saldo.

Filtering unassigned accounts.

If dimensions are available in your product, you can assign the account to dimensions after you assign it to a group by selecting the Dropdown ( ) icon and then Assign dimensions. Note that while you can assign an account to multiple dimensions, you can only assign one dimension per dimension category.

Para asignar una cuenta a un grupo:

Nota: Sólo puede asignar cuentas a un grupo de nivel inferior si no hay cuentas asignadas a su grupo padre. Por ejemplo, supongamos que tiene dos grupos de cuentas, Ingresos y Arrendamientos, ambos asignados al grupo principal Ingresos . Si asigna una cuenta al grupo Ingresos , no podrá asignar ninguna cuenta a los grupos Ingresos o Ingresos por arrendamiento . Si desea asignar cuentas a un grupo de nivel inferior, primero debe desasignar manualmente las cuentas asignadas al grupo padre. Para obtener más información, consulta Desasignar cuentas de grupos.

Después de asignar una cuenta, puede seleccionar Deshacer (), si es necesario, para volver a desasignar la cuenta.

View and compare multiple trial balances

You can view and compare trial balances with up to four different dates while assigning accounts. Some common examples include the following:

  • Current year (planning and final)

  • Prior year (planning and final)

Note: Not all products provide for the import of planning balances.

Notice that there is different behavior on the Assign Accounts tab where there are balances at more than one date. The example below shows the Assign Accounts tab after the import of a trial balance containing:

  • Ejercicio actual: saldo planificado

  • Prior year final balance—12/31/2023

  • Ejercicio anterior: saldo planificado

Anatomy of the Assign Accounts tab where a trial balance has more than one end date.

Elemento Descripción
1 Unassigned accounts list
2 Trial balance selector for the Unassigned accounts list
3 Groups list
4 Alternative trial balance column
5 Main trial balance column
6 Trial balance selector for the Alternative trial balance column

Dates are synced from left to right. When choosing a different date (2) on the Unassigned accounts list (1), the balances in the Alternative trial balance column (4) in the Groups list change to match automatically. In the example below, we are selecting the planning balance of the prior year–9/30/2023 (2).

Anatomy of the Assign Accounts tab where a trial balance has more than one end date.

Which makes the Alternative trial balance column (4) on the Groups list change to be the same.

Viewing how balances are synced from left to right, depending on the end date of the balance selected in the Unassigned account list.

Choosing the balances at a different date (6) in the Alternative trial balance column in the Groups list has no effect on the balances shown in the Unassigned accounts list (1).

Precedence of display

If you import a trial balance as of two or more dates into the engagement, two columns are displayed on the Groups list, with the highest priority balances shown in the Main trial balance column and the other balances shown in the Alternative trial balance column.

Order of priority

  • Saldo preliminar del ejercicio en curso

  • Ejercicio actual: saldo planificado

  • Saldo del ejercicio anterior 4

  • Ejercicio anterior: saldo planificado

Copiar asignación de cuenta de otro encargo

Para simplificar el proceso de imputación, puede copiar la estructura de imputación de otro compromiso. Esto le permite aprovechar los compromisos que utilizan la misma estructura de agrupación financiera y los mismos números de grupo, por lo que puede asignar automáticamente cuentas en su compromiso actual para que coincidan con el compromiso del que está copiando.

Note: The steps to select an engagement to copy from differ slightly if the engagement you select to copy from is a consolidated engagement.

Cuando seleccione un compromiso del que copiar, las cuentas de su compromiso actual que tengan el mismo número de cuenta que las cuentas del otro compromiso se asignarán a los grupos financieros correspondientes.

Nota: Sólo puede copiar imputaciones de contratos a los que tenga acceso.

Para copiar asignación de cuenta de otro encargo

  1. En la página Asignar cuentas , seleccione Más acciones () | Copiar imputación de otro compromiso.

Selecting the option to copy an account assignment from a different engagement to the current engagement.

  1. En el cuadro de diálogo Copiar asignación del compromiso, seleccione la entidad que contiene el compromiso del que desea copiar y, a continuación, seleccione el compromiso.

  2. In Engagement, select the engagement from which you want to copy the account assignment.

Selecting the entity containing the engagement whose account assignment you want to copy.

  1. If you are copying from a consolidated engagement, you are prompted to select the entity to which the consolidated engagement belongs:

Where you are copying the account assignment from a consolidated engagement, you are prompted to select the entity to which the consolidated engagement belongs.

You can also copy account assignments from multiple financial group structures by selecting the financial groups in the source engagement to copy over, in Grouping structure.

Note: If the source engagement has multiple financial groups available in Grouping structure, and you do not make a selection, the primary financial group is selected by default and appears in Grouping structure.

Note: For source engagements with a single financial group, the only available financial group is selected by default, and you can’t deselect or change this.

If the grouping structure for accounts matches the current engagement, a success indicator appears, and the name of the grouping structure appears in Grouping structure.

Selecting multiple financial groups from where to copy account assignments.

  1. In Engagement entity under Destination, Select the engagement to which you want to apply the account assignment. You can copy account assignments from another engagement to multiple entities in your current engagement by selecting the destination entities from the dropdown.

Si desea anular cualquier asignación de cuenta existente que haya realizado, seleccione Anular asignación de cuenta existente. Si no selecciona esta opción, las asignaciones de cuentas existentes no se modifican y sólo se asignan las cuentas que actualmente no están asignadas.

  1. Seleccionar Listo.

Anular la asignación de cuentas a grupos

Puede desasignar manualmente cuentas de grupos en la pestaña Asignar cuentas .

Para desasignar una cuenta de un grupo:

  1. En la pestaña Asignar cuentas , desplácese hasta el grupo del que desea desasignar cuentas.

  2. Seleccione y arrastre las cuentas asignadas al grupo superior a la sección Sin asignar .