Créer un fichier ou une activité privé

Lorsque vous ajoutez du contenu à Cloud, vous associez une entité à ce contenu. Par défaut, tous les utilisateurs auxquels un rôle de sécurité a été attribué dans l'entité choisie pourront voir votre contenu.

Vous pouvez définir des fichiers ou des activités dans le nuage pour remplacer cette règle d'accès générale en utilisant le paramètre Partage limité . Lorsque vous limitez un fichier ou une activité, il n'est visible que par les administrateurs du nuage, le propriétaire du fichier et les utilisateurs spécifiques auxquels le propriétaire du fichier a accordé l'accès. Lorsque vous utilisez le paramètre Partage limité pour créer des fichiers et des activités privés, vous pouvez en contrôler directement l'accès.

Pour créer un dossier privé :

Vous pouvez vouloir créer un document sous une entité client qui ne sera visible que par certains membres de l'équipe de mission actuelle. Par exemple, en tant que manager, vous pouvez créer un document pour enregistrer vos commentaires sur les autres membres de votre équipe d'engagement. Ce document ne sera pas visible pour votre équipe d'engagement, mais vous pourrez le partager avec un partenaire ou avec d'autres responsables.

Pour créer un dossier privé :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire ou des privilèges équivalents pour l'entité client sous laquelle le fichier sera ajouté.

  2. Pour créer un fichier privé, sélectionnez Fichiers dans lemenu Nuage. Pour créer un dossier d'engagement privé, sélectionnez la page appropriée ( Documents de travail ou Autres engagements).

  3. Sélectionnez Nouveau, puis sélectionnez un type de fichier.

    Sélectionnez l'un des types de fichiers dans le menu pour créer un fichier de ce type.

  4. Complétez le champ Entité. Saisissez un nom, une description et toute autre information requise pour votre type de fichier.

    Saisissez toutes les informations relatives au nouveau fichier dans cette boîte de dialogue.

  5. Sélectionnez la case à cocher Limité .

    Sélectionnez l'option Limité pour rendre le fichier privé. La bascule devient verte pour indiquer que l'accès à ce fichier sera limité.

  6. Sélectionnez Enregistrer et partager.

  7. Dans la boîte de dialogue Partager, sélectionnez un utilisateur, puis la flèche des rôles à droite de la ligne. Choisissez un ou plusieurs rôles à attribuer à l'utilisateur. Vous pouvez attribuer des rôles à plusieurs utilisateurs.

    Vous pouvez accorder l'accès à ce fichier privé à plusieurs utilisateurs, et vous pouvez attribuer des rôles différents à chacun d'entre eux.

  8. Sélectionnez Partager.

Votre dossier privé est créé et affiché sur la page Fichiers. Vous avez également accordé un accès sécurisé au dossier privé au personnel et aux contacts que vous avez choisis. Ils pourront consulter ou modifier le fichier en fonction du niveau d'autorisation que vous leur avez accordé.

Votre nouveau dossier est créé et l'accès à ce dossier est limité. Ceci est indiqué par l'icône grise du cadenas à côté du nom du fichier.

Pour créer une activité privée :

Il se peut que vous souhaitiez créer une activité qui ne soit visible que par certains utilisateurs. Par exemple, en tant que partenaire, vous pouvez créer une discussion privée qui n'est visible que par les managers de votre organisation, afin de demander un retour d'information sur les membres de leur équipe.

Pour créer une activité privée :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire ou des privilèges équivalents pour l'entité cliente sous laquelle l'activité sera créée.

  2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Activités.

  3. Sélectionnez Nouveau, puis Discussion ou Tâche.

    Sélectionnez l'un des types d'activité dans le menu pour créer une activité de ce type.

  4. Sélectionnez l'entité sous laquelle cette activité sera créée. Saisissez un sujet, une description et toute autre information nécessaire à votre activité.

    Saisissez toutes les informations relatives à la nouvelle activité dans cette boîte de dialogue.

  5. Sélectionnez la case à cocher Limité .

    Sélectionnez la case à cocher Limité pour rendre l'activité privée. La bascule devient verte pour indiquer que l'accès à cette activité sera limité.

  6. Sélectionnez Publier et partager.

  7. Dans la boîte de dialogue Partager, sélectionnez un utilisateur, puis la flèche des rôles à droite de la ligne. Choisissez un ou plusieurs rôles à attribuer à l'utilisateur. Vous pouvez attribuer des rôles à plusieurs utilisateurs.

    Vous pouvez accorder l'accès à cette activité privée à plusieurs utilisateurs et vous pouvez attribuer des rôles différents à chacun d'entre eux.

  8. Sélectionnez Partager.

Votre activité privée est créée et affichée sur la page Activités. Vous avez également accordé un accès sécurisé à l'activité privée au personnel et aux contacts que vous avez choisis. Ils pourront voir ou modifier l'activité en fonction du niveau d'autorisation que vous leur avez accordé.

Votre nouvelle activité est créée et l'accès à cette activité est limité. Ceci est indiqué par l'icône de verrouillage grise à côté du nom de l'activité.