Importer des données de SAP à l'aide de SmartExporter

Vous pouvez exporter les données de la balance de vérification et du grand livre depuis SAP® en utilisant SmartExporter, puis les importer dans votre application Caseware Cloud. Vous devez disposer d'une licence pour SmartExporter, pour plus d'informations, voir Distributeurs.

Remarque : Caseware Cloud supporte actuellement l'importation de la balance de vérification (le fichier "Financial Statements.csv"), et du grand livre (le fichier "GL Postings All Items.csv"). Les sous-ledgers seront pris en charge dans les versions ultérieures.

Exporter vos données à partir de SmartExporter

Si vous souhaitez importer des données de balance de vérification ou de grand livre dans votre mission depuis SAP® à l'aide de SmartExporter, vous devez d'abord exporter ces données depuis SAP® à l'aide de SmartExporter.

To export trial balance data from SmartExporter:

1. Sur la page d'accueil de SmartExporter, localisez le menu Favoris et sélectionnez Exécuter ou gérer les favoris.

2. Double-cliquez sur un modèle pour le sélectionner dans la liste des favoris de demande de données préchargés.

Remarque : Si vous n'avez pas de demandes de données préchargées, utilisez le bouton Importer

() dans le menu Favoris pour importer un modèle de demande de données. Ces modèles vous sont fournis à cette fin.

3. Sous l'onglet Connexion , sélectionnez le bouton Connecter maintenant en bas de la page pour tester la connexion.

4. Sauter l'onglet Sélectionner les tableaux . Les tableaux suivants sont ajoutés par défaut sur la base du modèle préchargé :

   1. /AUDIC/FAGL_ACCOUNT_ITEMS_ALV

   2. /AUDIC/RFBILA_ALV

   3. AUDIC/RFITEMGL_ALV

5. Sélectionnez l'onglet Filtres rapides et modifiez les données en fonction de vos besoins. Remplissez tous les champs marqués d'un astérisque (*).

   • Code de l'entreprise

   • Année de référence

   • Période intermédiaire

   • Mises à jour des états financiers

   • Statut du poste

   

6. Sauter l'onglet Champs et filtres. Les champs pertinents qui seront extraits de SAP® sont ajoutés par défaut.

7. Dans l'onglet Jointures , pour chacune des tables, indiquez les jointures à inclure dans la demande de données. Les expressions de jointure, les champs et les filtres sont présélectionnés dans le modèle, mais vous pouvez les modifier si nécessaire. Les jointures sélectionnées sont extraites du système SAP lors de la demande de données :

Pour exporter les données de la balance de vérification, vous devez inclure :

• accountNumber = 'RACCT' (numéro de compte),

• Texte du numéro de compte = 'TEXT' (Texte pour B/S P&L),

• comparativePeriodBalance = "COMPVAL" (Total de la période de comparaison), et

• reportingPeriodBalance = 'REPVAL' (Total de la période de référence)

Pour exporter des données du grand livre, vous devez inclure :

• accountNumber = 'KONTO' (Numéro de compte)

• montant = "WRSHB" (montant en devise du document - devise étrangère)

• itemtext = 'SGTXT' (Texte de l'élément)

• documentNumber = 'BELNR' (numéro de document d'une pièce comptable)

• documentType = 'BLART' (Type de document)

• postingDate = "BUDAT" (date de comptabilisation dans le document)

• lineNumber = 'BUZEI' (numéro de poste dans la pièce comptable)

8. Dans l'onglet Options , sélectionnez l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer vos fichiers. Pour modifier l'emplacement d'enregistrement des fichiers téléchargés, sélectionnez Parcourir.

9. Sous Enregistrer mes tableaux sous le type suivant, sélectionnez CSV avec en-tête.

10. Dans l'onglet Terminer , sélectionnez Planifier une exécution sans surveillance.

11. Sous Placer le travail dans le système SAP®, sélectionnez votre horaire préféré pour le travail. Si vous souhaitez exécuter le travail immédiatement, sélectionnez Immédiatement. Sinon, sélectionnez à et indiquez la date et l'heure.

12. Sélectionnez le bouton Placer la demande de données dans la file d'attente .

Une fois que le travail a été placé dans la file d'attente, une liste des travaux en attente apparaît en surbrillance verte.

13. Fermez la vue en sélectionnant Fermer dans le coin inférieur droit.

14. Sélectionnez Partager pour enregistrer vos modifications.

15. Pour visualiser et télécharger les fichiers enregistrés, allez dans la vue Accueil et sous Demandes de données, sélectionnez Gérer l'activité de demande de données.

16. Dans la vue Gérer l'activité de demande de données, sélectionnez Détails pour le fichier que vous souhaitez télécharger.

17. Sélectionnez Télécharger.

18. Confirmez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer vos fichiers et sélectionnez Démarrer le téléchargement. Once the download has completed, select Close.

Importer les données

Après avoir exporté vos données, vous pouvez les importer dans votre dossier d'engagement.

Pour importer les données dans votre engagement :

1. Accédez à la page Données . The Data page opens to the Datasets tab.

• Si vous avez déjà importé des données, sélectionnez Ajouter des données.

• Si votre engagement est consolidé et comporte des filiales internes, sélectionnez dans la liste l'entité dont vous souhaitez importer les données.

2. Sous IMPORTATION DEPUIS UN CONNECTEUR DE DONNÉES, sélectionnez SmartExporter (Exportation depuis SAP®) dans la liste des sources de données.

   Si l'option n'est pas visible, vous pouvez utiliser la boîte de recherche pour la trouver.

3. At the Upload stage of the import wizard, select or drag-drop the general ledger and trial balance data files you exported, then select Next.

4. A l'étape Configuration des données de l'assistant d'importation :

• La période dedéclaration est automatiquement remplie avec la période de déclaration des données.

• La date dedébut est automatiquement remplie avec la date de début des données.

• La date defin est automatiquement remplie avec la date de fin des données.

7. Dans Sélectionner le type de jeude données, choisissez le type de jeu de données que vous importez.

Remarque : Seuls les jeux de données de la balance de vérification et du grand livre sont actuellement disponibles pour l'importation à partir de SmartExporter (Exportation à partir de SAP®).

8. Si vous avez sélectionné Balance de vérification, vous pouvez sélectionner l'option Importer les 5 dernières années de TB pour importer jusqu'à cinq années de données de balance de vérification si elles sont disponibles dans le fichier zip que vous avez généré.

9. Sélectionnez Next.

10. À l'étape de confirmation de l'assistant d'importation, vérifiez les informations et sélectionnez Importer.
    Pour afficher les données importées, cliquez sur Afficher les données en regard du jeu de données que vous avez importé.

    Une nouvelle page s'affiche avec les données.

    Par défaut, toutes les colonnes de votre jeu de données s'affichent. Cliquez sur Colonnes pour désélectionner celles que vous souhaitez masquer.

    Cliquez sur Filtres pour filtrer les données affichées dans l'ensemble de données.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Consulter les données générales et auxiliaires du client.

Réimporter la balance de vérification

Une fois l'importation terminée, vous pouvez réimporter les données de la balance de vérification à tout moment ou importer une nouvelle balance de vérification:

Lorsque vous réimportez des données,

• Les noms et les soldes des comptes seront remplacés par les données réimportées pour les comptes qui existent déjà dans l'engagement

• Tout nouveau compte dans les données réimportées qui n'existe pas encore dans l'engagement sera ajouté à l'engagement.

• Les comptes qui existent dans la mission et qui ne sont pas inclus dans les données réimportées seront supprimés, sauf si

  • Le compte existant a un solde pour une période, un type de solde ou une autre entité qui n'est pas inclus dans les données réimportées. Par exemple, si le compte existant a un solde de l'année précédente mais que les données réimportées ne comprennent que des données pour les soldes de l'année en cours, le compte existant ne sera pas supprimé.

  • Le compte existant est assorti d'un ajustement, d'une question ou d'une annotation.

• Tous les ajustements, problèmes et annotations effectués avant la réimportation seront conservés après la réimportation des données.

Remarque : Si vous réimportez les données à partir d'une source différente et que les données existantes contiennent des comptes qui ne figurent pas dans les nouvelles données, le solde de ces comptes existants est fixé à 0.

Remarque : Dans les fichiers d'engagement créés à partir d'un report, les soldes des comptes des années précédentes ne sont pas écrasés ou supprimés par les nouvelles données issues de la réimportation.

Réimporter la balance de vérification

1. Reassign the fields in the trial balance. Sélectionnez Options () | Réaffecter les champs dans l'onglet Ensembles de données de la page Données.

2. Dans les menus déroulants, apportez les modifications nécessaires à la manière dont les champs du fichier de données sont assignés aux champs Caseware. Sélectionnez Réimporter.

Import a new trial balance

Dans une mission où vous avez déjà importé une balance de vérification, vous pouvez importer une nouvelle balance de vérification. Supprimez la balance de vérification existante, puis procédez à l'importation de la nouvelle balance de vérification.

Pour importer la balance de vérification :

1. Supprimer la balance de vérification existante. Sélectionnez Options () | Supprimer les données sur la page Ensembles de données .

2. Proceed to import the new trial balance. Dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau jeu de données, parcourez ou faites glisser le fichier CSV ou Excel dans la zone de téléchargement de fichiers.