Automatiser les entrées de temps à l'aide de votre calendrier

En tant que responsable ou membre du personnel, vous voulez vous assurer que vos entrées de temps sont aussi précises que possible, à la fois pour vos propres dossiers et pour les factures de vos clients. Une façon de garantir cette précision et d'éviter les erreurs d'écriture (en cas de saisie manuelle des données) est de les créer automatiquement en fonction des événements de votre calendrier.

Lorsqu'il est intégré à Google Calendar ou à Office 365, Cloud peut générer automatiquement des entrées en attente en fonction des événements de votre calendrier. Les entrées en attente sont des entrées de temps auxquelles un code de travail doit être attribué et qui doivent être examinées avant d'être comptabilisées comme du temps facturable ou non facturable.

Pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous qu'elle a été activée par un administrateur et que votre compte Google ou votre compte Office 365 est intégré à votre compte Cloud. Pour en savoir plus, voir Paramètres du cabinet – Personnalisation ET Intégrer des outils de productivité à Caseware Cloud.

Pour intégrer votre calendrier à Cloud :

1. Assurez-vous que l'intégration a été activée pour votre organisation dans Paramètres | Personnalisation | Activer/Désactiver les fonctionnalités, et que vous avez intégré votre compte Google ou votre compte Office 365 à votre compte Cloud. L'activation de l'intégration de votre organisation dans les paramètres doit être effectuée par un utilisateur ayant le rôle d' administrateur des paramètres ou des privilèges équivalents.

2. Sélectionnez votre avatar, puis Mes paramètres.

   

3. Sélectionnez Entrées de calendrier dans la barre latérale.

4. Sélectionnez Google Calendar ou Office 365 Calendar.

5. Choisissez les règles de calendrierappropriées et sélectionnez Enregistrer. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous demander de confirmer que vous souhaitez que les données de votre calendrier soient utilisées pour créer des entrées horaires automatiques. Sélectionnez Oui.

Cloud génère désormais automatiquement des entrées en attente en fonction des événements de votre calendrier. Après avoir intégré votre calendrier, tenez compte des points suivants :

• Les entrées en attente peuvent prendre jusqu'à une heure pour être générées après la fin d'un événement.

• Tous les événements du calendrier des deux jours précédant l'intégration généreront des entrées en attente. Par exemple, si vous intégrez votre calendrier le 20 mai, tous les événements du calendrier des 18 et 19 mai généreront des entrées en attente.

• La modification d'un événement du calendrier ne modifie pas l'entrée en attente associée après la création de l'entrée en attente.

Les entrées en attente doivent être finalisées avant d'être enregistrées comme temps facturable ou non facturable. Pour en savoir plus, voir Consulter et finaliser les entrées en attente.