Joindre des documents à un fichier de mission

Au fur et à mesure que vous travaillez sur votre mission, vous pouvez être amené à inclure des pièces justificatives dans le dossier de mission. Par exemple, l'un des fichiers suivants peut faire partie de votre engagement :

• Enregistrements supplémentaires dans une feuille de calcul envoyée par votre client

• Un modèle préexistant de lettre au client que vous souhaitez ajouter à de nouvelles missions

• Une lettre d'acceptation signée en format PDF envoyée par votre client

Vous pouvez ajouter ces pièces justificatives à votre dossier d'engagement. Une fois ajoutés, vous pouvez y accéder à tout moment pour ajouter des annotations ou apporter des modifications.

Télécharger des documents Word et Excel

Vous pouvez télécharger des copies de documents Word et Excel depuis votre propre ordinateur ou appareil vers votre engagement.

Remarque : La taille maximale de téléchargement des fichiers est de 500 Mo par fichier.

Pour télécharger les pièces justificatives dans le dossier de mission:

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Documents.

2. Pour télécharger le document, vous pouvez

   • Glissez-déposez le fichier depuis votre ordinateur.

     Remarque : Vous devez glisser-déposer les fichiers dans un dossier ou un espace réservé spécifique afin de les télécharger.

   • Utilisez le bouton Ajouter pour télécharger le fichier.

     1. Allez à l'endroit où vous souhaitez inclure la pièce justificative, puis sélectionnez l'option Ajouter () | Télécharger.

        

     2. Sélectionnez le fichier à télécharger, puis sélectionnez Ouvrir.

Le fichier choisi est téléchargé dans l'engagement et affiché sur la page Documents. Les autres membres de l'équipe d'engagement peuvent voir le fichier et y travailler.

Copier des fichiers depuis le nuage

Si les documents justificatifs de votre mission ont déjà été téléchargés dans Caseware Cloud, vous pouvez copier les fichiers directement depuis le Cloud dans le fichier de la mission. Vous pouvez également copier des documents provenant d'autres missions de la même entité.

Pour copier des fichiers du nuage vers le fichier d'engagement:

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Documents.

2. Allez à l'endroit où vous voulez copier un fichier depuis le Cloud, puis sélectionnez Ajouter () | Copier depuis Caseware Cloud.

3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à copier, sélectionnez les fichiers que vous souhaitez ajouter à cet engagement.

   Notez que vous pouvez également importer des groupes de documents imprimés en masse.

   

4. Sélectionnez OK.

Les fichiers sélectionnés sont ajoutés à votre fichier d'engagement à partir du nuage. Ils sont affichés sur la page Documents.

Accéder à un document Word ou Excel téléchargé

Lorsqu'un fichier Word ou Excel a été ajouté à la page Documents, vous pouvez accéder à la copie partagée directement à partir de l'engagement.

Pour accéder aux fichiers Word ou Excel téléchargés:

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Documents.

2. Sélectionnez le fichier Word ou Excel dans la liste des documents.

3. Sélectionnez Open Office (desktop) pour ouvrir le fichier directement dans Word ou Excel.

   

Le fichier sélectionné s'ouvre dans Word ou Excel. Ce fichier est lié à votre engagement. Cela signifie que si vous apportez des modifications à un fichier et que vous les enregistrez, les autres membres de l'équipe d'engagement qui ouvrent le fichier voient immédiatement vos modifications.

Remarque: Un fichier Word ou Excel partagé ne peut être utilisé que par un seul membre de l'équipe de mission à la fois. Si un membre d'une équipe ouvre un fichier, celui-ci est en lecture seule pour les autres membres du personnel qui l'ouvrent. L'icône du nuage de la personne qui modifie actuellement le fichier s'affiche à côté du document.

Notez qu'en raison des paramètres de sécurité par défaut de Microsoft, les macros sont automatiquement désactivées pour les fichiers Word et Excel provenant d'Internet, tels que les fichiers hébergés dans un engagement. Si votre compte est géré par votre administrateur informatique, celui-ci peut gérer vos autorisations par le biais de stratégies de groupe pour les emplacements de confiance. Sinon, vous pouvez mettre à jour vos paramètres personnels pour réactiver les macros.

Pour activer les macros par défaut dans Word ou Excel :

1. Dans Word ou Excel, sélectionnez Fichier | Options.

2. Sélectionnez Trust Center | Trust Center Settings.

3. Sélectionnez Emplacements de confiance.

4. Cochez la case Autoriser les emplacements de confiance sur mon réseau .

5. Sélectionnez Ajouter un nouveau lieu.

6. Dans la boîte de dialogue Emplacement de confiance de Microsoft Office, entrez votre domaine d'application dans le champ Chemin d'accès au format suivant : https://app.[YourDomain]/

   Exemple : https://app.casewarecloud.com

   

7. Cochez la case Les sous-dossiers de cet emplacement sont également fiables .

8. Vous pouvez éventuellement ajouter une description dans le champ Description.

9. Sélectionnez OK.

10. Fermez toutes les fenêtres ouvertes de Word ou d'Excel.

Vous pouvez désormais ouvrir vos fichiers à partir de votre engagement en activant les macros.

Accéder à un document PDF ajouté

Lorsqu'un fichier PDF est ajouté à la page Documents, vous pouvez accéder à la copie partagée directement à partir de l'engagement. Lorsque vous ouvrez un document PDF, la visionneuse PDF s'ouvre dans votre navigateur web et affiche le document.

Vous pouvez ajouter des annotations aux documents PDF téléchargés.

Pour ajouter des annotations à un document PDF:

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Documents.

2. Sélectionnez le fichier PDF dans la liste des documents.

3. Dans le volet de visualisation du fichier PDF, sélectionnez la zone où vous souhaitez ajouter des annotations.

   L'icône Ajouter une annotation () s'affiche.

4. Sélectionnez Ajouter une annotation () et saisissez les informations relatives à votre annotation.



5. Sélectionnez Enregistrer.

   L'icône correspondant à chaque objectif d'annotation s'affiche à côté de la section annotée du document. Si vous sélectionnez l'icône, une fenêtre contextuelle s'affiche avec un résumé de l'annotation, l'heure de création et le nom d'utilisateur du créateur.

Les autres membres de la mission qui ouvrent le PDF peuvent voir l'annotation que vous avez ajoutée et la commenter.

Si le document PDF a été signé électroniquement par un client dans le cadre d'une requête, vous pouvez également sélectionner Signé électroniquement pour afficher les détails de la signature. Vous avez également la possibilité de télécharger le journal des signatures.

Modifier un document PDF ajouté

Vous pouvez ouvrir les fichiers PDF qui ont été ajoutés à l'engagement dans Adobe Acrobat et les modifier. Lorsque vous enregistrez le fichier, les modifications que vous avez apportées sont synchronisées avec le fichier dans votre engagement.

Remarque : Cette fonction n'est disponible que sur les systèmes d'exploitation Windows. Les utilisateurs de Mac OS et de Linux ne peuvent pas utiliser cette fonction.

Avertissement : Veillez à ce qu'une seule personne modifie un PDF à la fois. Si plusieurs personnes modifient un PDF simultanément, elles risquent d'écraser les modifications apportées par les autres.

Pour modifier un document PDF :

1. Ouvrez un fichier PDF à partir de la page Documents .

2. Sélectionnez l'icône Copier l'URL ().

   

3. Dans la boîte de dialogue Copier l'URL du fichier , sélectionnez le bouton Copier l'URL .

4. Ouvrir Adobe Acrobat.

5. Sélectionnez Fichier | Ouvrir.

6. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, collez l'URL que vous avez copiée dans le champ Nom du fichier et sélectionnez Ouvrir.

   

7. Effectuez les modifications nécessaires dans Adobe Acrobat.

8. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer, sélectionnez Fichier | Enregistrer sous ou Fichier | Enregistrer. Vous pouvez également appuyer sur CTRL + S.

9. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, confirmez que le chemin d'accès au fichier correspond à l'URL du fichier.

   Remarque : Si le chemin d'accès ne correspond pas, vos modifications ne seront pas synchronisées avec votre dossier d'engagement. Pour vous assurer qu'ils correspondent, vous pouvez copier à nouveau l'URL du fichier de votre engagement et la coller dans le champ Nom du fichier.

   

10. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez maintenant continuer à apporter des modifications au document pendant qu'il est ouvert et les modifications seront automatiquement synchronisées avec votre fichier d'engagement lorsque vous l'enregistrerez.

Si vous fermez le document et que vous l'ouvrez à nouveau pour y apporter d'autres modifications, vous devrez répéter les étapes ci-dessus pour vous assurer que vos modifications sont synchronisées.

Remplacer les documents

Vous pouvez remplacer des documents externes, tels que des PDF, des fichiers Word et des fichiers Excel, que vous avez précédemment téléchargés dans la mission.

Remarque : Le versionnage des documents n'est pas pris en charge (aucun historique des versions n'est conservé).

Pour remplacer un document externe :

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Documents.

2. Accédez au document que vous souhaitez remplacer.

3. Pour remplacer le fichier, vous pouvez

   • Glissez-déposez le nouveau fichier de votre ordinateur sur l'ancien fichier.

   • Utilisez le menu Autres actions () pour télécharger le fichier.

     1. Sélectionnez Autres actions () | Remplacer.

     2. Sélectionnez le fichier à télécharger, puis sélectionnez Ouvrir.

4. Choisissez de supprimer ou de conserver les signatures préexistantes.

   

5. Sélectionnez CONFIRMER.

Télécharger un document supprimé

Si vous supprimez des documents externes, tels que des PDF, des fichiers Word et des fichiers Excel, que vous avez précédemment téléchargés dans la mission, vous pouvez télécharger les documents supprimés à partir de la corbeille.

Pour télécharger un document précédemment supprimé :

1. Ensure you have Admin, Entity Admin, or Owner role, or equivalent permissions.

2. Sélectionnez la corbeille dans le volet gauche de la page Documents .

   

3. Dans la corbeille, naviguez jusqu'au fichier que vous souhaitez télécharger et sélectionnez Autres actions () | Télécharger.

   

Restaurer une version antérieure d'un document

Vous pouvez visualiser les versions précédentes du document et sélectionner une version à restaurer dans l'historique du document.

Pour restaurer une version antérieure d'un document :

1. Sur la page Documents , naviguez jusqu'au document.

2. Sélectionnez Plus d'actions () | Afficher l'historique des fichiers.

3. Naviguez jusqu'à la version du document que vous souhaitez restaurer.

4. Sélectionnez Autres actions () | Restaurer.