Migration de grands ensembles de données (plus de 50 fichiers)

Le gestionnaire de migration est un outil administratif qui vous aide à migrer simplement et en toute sécurité de grandes quantités de données vers le cloud. Les organisations qui souhaitent utiliser le gestionnaire de migration doivent contacter le support Caseware avec les informations suivantes :

• Date(s) de migration prévue(s)

• Taille des données du client actif

• Taille des données des clients inactifs

• Nombre de fichiers à migrer (année en cours et année précédente)

• Nombre d'utilisateurs

En outre, votre organisation doit confirmer qu'elle n'essaiera pas de migrer des fichiers qui ont été associés à une autre organisation.

Prérequis :

• Votre organisation doit utiliser les Working Papers 2019 ou une version ultérieure.

• Votre organisation doit disposer de Working Papers dotés de la technologie SmartSync . Si vous ne disposez pas de SmartSync, consultez la section Différences entre SmartSync et non-SmartSync, et contactez votre distributeur local pour plus d'informations.

• Votre organisation doit avoir un site Caseware Cloud. Si vous n'avez pas de site Cloud, vous pouvez demander une invitation.

• Vous devez disposer d'un navigateur internet qui prend en charge TLS 1.2 ou une version ultérieure. Pour plus d'informations, voir Désactiver l'accès à Caseware Cloud pour les navigateurs plus anciens et non supportés.

• Vous devez installer le Gestionnaire de migration sur l'ordinateur ou le serveur contenant les données à migrer.

• Un administrateur doit faire fonctionner le Gestionnaire de migration au nom de l'organisation (des privilèges administratifs sont requis).

• Vous devez connecter le gestionnaire de migration à votre site cloud pour accéder à toutes les options de migration. Dans le menu principal, cliquez sur Connexion et entrez l'URL de votre site Cloud et vos informations d'identification d'administrateur. Il n'est pas nécessaire d'inclure le protocole web(http:// ou https://)dans l'URL.

  Remarque : Si le site Cloud de votre organisation est configuré comme faisant partie d'une unité commerciale, vous devez connecter le gestionnaire de migration à l'URL d'une unité commerciale individuelle, plutôt qu'à l'URL du site Cloud de premier niveau (où les membres du personnel se connectent généralement). Au cours du processus de migration, les données migreront vers l'unité commerciale individuelle et ne seront accessibles qu'aux utilisateurs de l'unité commerciale. Vous pouvez ensuite répéter le processus avec les URL d'autres unités commerciales individuelles.

Recommandations :

• Validez l'état de vos fichiers avant la migration. Pour plus d'informations, voir Valider les fichiers d'engagement .

• Dans la mesure du possible, veillez à ce que les propriétés d'engagement de vos fichiers contiennent autant d'informations que possible pour faciliter le processus de cartographie automatique. Pour plus d'informations, voir Télécharger des entités dans le nuage .

• Compresser tous les fichiers parents avant la migration pour réduire les temps de migration. Veillez à inclure tous les sous-dossiers lors de la compression.

• Sauvegarder tous les fichiers parents avant la migration. Les fichiers originaux sur votre serveur seront migrés vers le Cloud.

• N'exécutez qu'une seule instance du Gestionnaire de migration à la fois. Les instances multiples n'accélèrent pas le temps de traitement et peuvent avoir un impact négatif sur les performances du nuage.

• Redémarrer les serveurs SmartSync auto-hébergés après une migration pour effacer la liste des fichiers d'engagement. Si vous migrez vos données par étapes, redémarrez le serveur après chaque étape.

Estimer la durée de la migration

Pour vous aider à planifier votre migration de manière à minimiser les perturbations, consultez les estimations de temps de migration suivantes. Il convient de noter que ces estimations ont été réalisées dans un environnement contrôlé. La durée réelle de la migration peut être différente.

Pour réduire la durée de la migration, nous vous suggérons d'effectuer les actions suivantes :

• Compresser tous les fichiers parents, y compris les sous-dossiers

• Supprimer les copies de synchronisation inutiles

• Effacer les informations de synchronisation des fichiers archivés

• Télécharger les entités et le personnel avant la migration des fichiers

En fonction de la quantité et de la taille des fichiers que vous migrez, il se peut que vous deviez effectuer la migration sur plusieurs week-ends. Pour plus d'informations sur la segmentation du processus, voir Migrer les fichiers d'engagement vers le cloud.

Téléchargement du personnel dans le nuage

Vous pouvez télécharger une liste des membres de votre personnel à partir d'un fichier .csv, d'un magasin de données partagé (fichier .cwc) ou d' un fichier d'exportation de magasin de données pour leur permettre de démarrer avec leur propre compte Cloud. Notez que chaque membre du personnel ajouté à Cloud recevra un courriel d'inscription de la part de donotreply@casewarecloud.com. Nous vous conseillons de mettre cette adresse e-mail sur liste blanche pour éviter que vos filtres anti-spam ne bloquent l'e-mail.

Si vous préparez un fichier .csv, assurez-vous que

• Chaque membre du personnel dispose au minimum d'un prénom, d'un nom de famille et d'une adresse électronique unique

• Chaque ligne représente un membre du personnel

• Chaque colonne représente une propriété (par exemple, le prénom, le nom, l'adresse électronique)

• Les groupes de personnel multiples sont séparés par des tildes (~)

Par exemple :

Pour télécharger du personnel à partir d'un fichier .csv :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Upload Staff.

3. À côté de l'option de téléchargement du fichier CSV, cliquez sur TELECHARGER.

4. L'application Personnel s'affiche dans le nuage. Cliquez sur Nouveau | Importer | Personnel.

5. La boîte de dialogue Importation de personnel s'affiche. Cliquez sur Importer à partir de CSV et recherchez votre fichier .csv, ou copiez et collez le contenu de votre fichier .csv dans la zone de texte. Cliquez sur Suivant.

6. La liste du personnel de votre fichier .csv s'affiche dans un tableau. Attribuez le titre approprié aux données de chaque colonne. Notez que les colonnes dont l'intitulé est Ignorer ne seront pas téléchargées.

7. Cliquez sur Importer.

La liste du personnel est téléchargée sur Cloud. Vous pouvez consulter l'ensemble du personnel de votre site Cloud en cliquant sur Personnel dans le menu Cloud. Fermez la boîte de dialogue Importation de personnel pour revenir au menu principal.

Pour télécharger du personnel à partir d'un magasin de données partagé :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Upload Staff.

3. Cliquez sur l'icône de fichier et recherchez le dossier contenant le fichier de connexion (.cwc). Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.

4. Cliquez sur UPLOAD.

5. Une boîte de dialogue de connexion s'affiche pour demander les informations d'identification de l'administrateur pour le magasin de données partagé. Saisissez les informations d'identification et cliquez sur OK pour commencer le téléchargement.

La liste du personnel est téléchargée dans le nuage et les résultats du téléchargement s'affichent. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal automatisé en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Pour télécharger des agents et des groupes à partir d'un fichier d'exportation d'un magasin de données :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Upload Staff.

3. À côté de l'option de téléchargement du DSAT, cliquez sur Télécharger.

4. La boîte de dialogue Working Papers Security Import s'affiche dans Cloud. Cliquez sur Sélectionner des fichiers et recherchez votre fichier d'exportationou faites glisser le fichier dans la boîte de dialogue.

5. La boîte de dialogue Importer le personnel et les groupes s'affiche avec une liste de votre personnel, de vos groupes de personnel et de vos rôles. Cliquez sur Importer.

La liste du personnel est téléchargée sur Cloud et les rôles s'affichent dans la liste de sécurité des documents de travail. Vous pouvez afficher l'ensemble du personnel et des groupes de votre site Cloud en cliquant sur Personnel et groupes dans le menu Cloud. Fermez la boîte de dialogue Importation de personnel et de groupes pour revenir au menu principal.

Téléchargement d'entités dans le nuage

Les entités sont des espaces de travail qui stockent toutes les informations pertinentes pour un client particulier, y compris les informations commerciales et de contact, les documents et les dossiers de mission. Vous pouvez télécharger une liste d'entités dans le nuage à l'aide d'un fichier .csv. Lors de la préparation du fichier .csv, assurez-vous que

• Chaque entité contient au minimum un nom d'entité (jusqu'à 60 caractères) et un numéro (jusqu'à 10 caractères)

• Chaque ligne représente une entité client

• Chaque colonne représente une propriété (par exemple, le nom du client, le nom de l'entreprise, le site web)

• Les balises multiples sont placées entre guillemets et séparées par des virgules

Par exemple :

Nous vous suggérons d'inclure autant de propriétés que possible afin de faciliter le processus de mise en correspondance de vos fichiers d'engagement avec les entités correctes lors de la migration.

Pour télécharger des entités à partir d'un fichier .csv :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Upload Entities.

3. La boîte de dialogue Importer des entités s'affiche dans le nuage. Sélectionnez les options d'importation applicables.

4. Cliquez sur Importer à partir de CSV et recherchez votre fichier .csv, ou copiez et collez le contenu de votre fichier .csv dans la zone de texte. Cliquez sur Suivant.

5. Les entités de votre fichier .csv s'affichent dans un tableau. Attribuez le titre approprié aux données de chaque colonne. Notez que les colonnes dont l'intitulé est Ignorer ne seront pas téléchargées.

6. Cliquez sur Importer.

Les entités sont téléchargées dans le nuage. Vous pouvez afficher toutes les entités de votre site Cloud en cliquant sur Entités dans le menu Cloud. Fermez la boîte de dialogue Importer des entités pour revenir au menu principal.

Valider les fichiers d'engagement

Nous vous suggérons de valider les dossiers d'engagement de votre organisation afin de déterminer s'ils sont prêts pour la migration vers le Cloud. Les problèmes les plus courants qui empêchent la validation d'un fichier sont les suivants :

• Le fichier est corrompu

• Le fichier est une copie de synchronisation plutôt qu'un fichier parent

• Le nom du fichier comprend des caractères unicode

• La version du fichier est antérieure à Working Papers 2011

• Le fichier compressé ne comprend pas de sous-dossiers

Dans la mesure du possible, veillez à résoudre ces problèmes avant la validation. Si l'un de ces problèmes est découvert après une tentative de validation, il convient de le résoudre et de réessayer la validation.

Pour valider vos fichiers d'engagement pour la migration :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Valider les fichiers.

3. Cliquez sur l'icône du dossier et recherchez le dossier contenant les fichiers à valider. Cliquez sur Sélectionner un dossier.

4. Cliquez sur VALIDER.

Les résultats du processus de validation sont affichés dans le rapport de validation. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal automatisé en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Créer un fichier de mappage

Avant la migration, vous devrez créer un fichier de correspondance qui attribue chaque fichier d'engagement à l' entité Cloudcorrespondante.

Pour créer un fichier de mappage :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Fichiers de carte.

3. Cliquez sur l'icône de dossier et recherchez le dossier contenant les fichiers que vous souhaitez mapper. Cliquez sur Sélectionner un dossier.

4. Cliquez sur AUTOMAP pour attribuer des fichiers aux entités en fonction de leurs propriétés d'engagement.

5. Une liste de chaque dossier et des entités proposées s'affiche. S'il existe des fichiers non mappés ou incorrectement mappés, cochez la case en regard du nom du fichier et cliquez sur MAP. Sélectionnez l'entité concernée, puis cliquez sur Appliquer. Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les fichiers d'engagement soient associés à une entité.

Remarque : En cliquant sur MAP ALL , tous les fichiers restants non mappés seront mappés vers une entité spécifiée. Les fichiers mappés ne seront pas modifiés.

Un fichier de mappage nommé CWCloudMigrationMng.csv est créé dans le dossier contenant les fichiers mappés. Si vous avez l'intention de migrer les fichiers par étapes, reportez-vous à ce fichier de mappage pour connaître la plage à migrer. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Migrer les fichiers d'engagement vers le nuage

Migrez vos fichiers d'engagement vers Cloud afin de profiter des outils de gestion de fichiers et de suivi d'engagement de Cloud. Il est fortement recommandé de sauvegarder tous les fichiers avant la migration, car les copies originales seront automatiquement supprimées après la migration.

Pour migrer les fichiers d'engagement :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Migrer les fichiers.

3. Cliquez sur l'icône de document et recherchez votre fichier de mappage (CWCloudMigrationMng.csv). Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.

4. Si vous souhaitez migrer uniquement une plage de fichiers (par exemple, les fichiers 1 à 50) plutôt que tous les fichiers à la fois, indiquez le premier et le dernier numéro de la plage dans les champs correspondants.

5. Cliquez sur MIGRATE.

Les fichiers sont migrés vers le nuage et les résultats de la migration s'affichent. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal automatisé en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Pour intégrer des fichiers d'engagement provenant d'un serveur SmartSync :

Les cabinets qui cherchent à tirer parti des capacités de gestion de Caseware Sherlock, tout en continuant à utiliser un serveur SmartSync sur site, peuvent intégrer leurs fichiers d'engagement dans le Cloud directement via le gestionnaire de migration. Cette fonction permet aux entreprises d'intégrer des fichiers historiques, d'extraire des données historiques et d'utiliser ces données dans Caseware Sherlock.

Pour intégrer des fichiers d'engagement provenant d'un serveur SmartSync :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'exécutable du Gestionnaire de migration et cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur.
2. Dans le menu principal, cliquez sur Intégrer les fichiers.
3. Cliquez sur l'icône de document et recherchez votre fichier de mappage (CWCloudMigrationMng.csv). Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
4. Si vous souhaitez intégrer une série de fichiers (par exemple, les fichiers 1 à 50) plutôt que tous les fichiers à la fois, indiquez le premier et le dernier numéro de la série dans les champs correspondants.
5. Cliquez sur INTEGRER.
6. Si vous intégrez des fichiers provenant d'une version antérieure de Working Papers, une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de convertir ou d'ignorer ces fichiers. Les fichiers convertis ne seront plus accessibles dans la version précédente des Working Papers, tandis que les fichiers ignorés ne seront ni convertis ni intégrés dans Cloud.

Les fichiers sont intégrés à Cloud et les résultats de l'intégration s'affichent. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal automatisé en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Important : Avant que votre personnel n'ouvre les copies de synchronisation enfant des fichiers, vous devez supprimer les copies du fichier parent.