Remplir le document Optimiser

Remarque : Le contenu par défaut des requêtes PBC n'est disponible qu'en anglais. Pour en savoir plus, voir Contenu de l'auteur en plusieurs langues.

La page " Documents" sert de centre d'information pour les documents relatifs à l'engagement des demandes de la Commission. Il se compose de documents correspondant à différentes phases. Vous pouvez sélectionner un document pour l'ouvrir. Vous pouvez également épingler les documents que vous utilisez fréquemment en sélectionnant l'icône d'épinglage (). Vous pouvez également déplacer des documents et les copier sur le site Cloud.

Pour voir tous les documents disponibles dans les demandes PBC, sélectionnez Autres actions () | Éléments cachés. Pour en savoir plus, voir Gérer les documents d'engagement.

Initialement, la page Documents affiche un document et une phase : la phase DÉMARRER ICI et le document Optimiseur .

Chaque phase a son propre indicateur de progression qui montre l'état d'avancement de la signature des documents. Vous pouvez survoler l'indicateur de progression pour voir combien de documents sont en suspens, préparés ou révisés.

Le document Optimiser est une liste de contrôle qui comprend des questions et des demandes auxquelles vous devez répondre. Les réponses que vous fournissez alimentent automatiquement le contenu et les documents supplémentaires de l'engagement. Pour plus d'informations sur la manière de compléter une liste de contrôle, voir Compléter une liste de contrôle.

La première question de l' Optimiseur vous invite à choisir le processus d'engagement que vous préférez.

• Sélectionnez Utiliser les modèles PBC si vous souhaitez suivre un contenu, des dossiers et des documents prédéfinis en fonction du contexte, tel que le type de mission effectuée. Ce choix vous permet d'obtenir des listes de demandes d'information adaptées à votre situation et prêtes à être envoyées.

• Sélectionnez Construire ma propre requête si vous souhaitez créer des listes de demandes d'informations personnalisées.

Utiliser les modèles PBC

Si vous choisissez d' utiliser les modèles PBC, des questions et des demandes supplémentaires s'affichent dans l' Optimiseur. Par exemple, si vous répondez Audit à la question Quel est le type de mission réalisé , d'autres questions relatives aux missions d'audit vous sont posées.

Chaque réponse que vous fournissez alimente des documents et des dossiers supplémentaires dans la page Documents au cours des différentes phases.

Une fois que vous avez répondu à la dernière question, la section Prochaine étape s'affiche avec un lien vers le document que vous devrez compléter ensuite.

Pour approuver l' Optimiser en tant que rôle désigné, sélectionnez Sign Off dans le coin supérieur droit du document.

Remarque : Vous pouvez modifier le processus de signature d'un document en créant des rôles et des schémas de signature personnalisés. Pour en savoir plus, voir Définir les rôles de signature et Configurer les schémas de signature.

Créez votre propre requête

Si vous choisissez Construire ma propre requête,

• La section Étape suivante affiche un lien vers un document de requête vierge (intitulé Construisez votre propre requête).

Pour ajouter les éléments nécessaires à la demande d'information dans le document, voir la section Requêtes .

• Dans la page Documents , la phase CUSTOM est complétée par le document " Build your own query" (Construisez votre propre requête) .

Vous pouvez également créer votre propre document de requête en utilisant l'un des modèles intégrés de PBC Requests. Les modèles comprennent un contenu prédéfini adapté à des contextes spécifiques, tels que l'audit, la fiscalité des particuliers et la compilation. Notez que vous pouvez entièrement personnaliser le contenu de la requête créée à partir d'un modèle.

Pour créer votre propre requête à l'aide des modèles intégrés :

1. Dans la page Documents , sélectionnez Ajouter ()

2. Accédez au modèle de requête que vous souhaitez inclure et donnez-lui un nom.

   

3. Sélectionnez Créer une requête.

Le document de la requête s'affiche dans la page Documents. Ouvrez le document pour en examiner le contenu et le personnaliser si nécessaire.

Une requête est un document intelligent interactif qui se compose des éléments suivants :

• Questions - Demandes et requêtes auxquelles les clients doivent répondre.

• Ensembles de questions - Pour regrouper des questions liées entre elles.

• Types de réponses - Pour spécifier la réponse attendue de l'utilisateur. Le tableau suivant décrit les types de réponses disponibles :

  Type de réponse	Réponse attendue de l'utilisateur
  Texte	Saisissez les informations demandées.
  Liste de sélection	Sélectionnez un élément dans la liste déroulante.
  Liste de sélection multiple	Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la liste déroulante.
  Téléchargement de fichiers	Parcourir et ajouter un fichier demandé (ou faire glisser le fichier). Remarque : La taille maximale de téléchargement est de 500 Mo par fichier. Pour un échange de fichiers sécurisé, le système empêche le téléchargement de fichiers suspects, comme par exemple : .com, .bat, .exe, .cmd, .sh, .dll, .so, .o, .deb, .msi, .rpm, .ko, .sys, .php, .py, .vbs, .js, .app.
  Date	Sélectionnez une date dans le calendrier.
  Signature électronique simple	Choisissez de signer le document manuellement ou de l'accepter électroniquement. Notez que : Si les clients acceptent le document par voie électronique, un journal des signatures est généré et peut être téléchargé. Si nécessaire, les utilisateurs peuvent supprimer et remplacer le document avant d'accepter la réponse du client. Lorsque le document est remplacé, le journal des signatures est supprimé. Un nouveau journal est généré lorsque les clients acceptent le nouveau document. Le journal contient les informations suivantes : Détails de la question Nom et courriel du signataire Localisation du signataire (si les clients ont choisi d'activer l'accès à la localisation) Adresse IP du signataire Date de la signature Nom du document Diagramme MD5 du document

• Instructions - Fournir des informations d'orientation aux clients. Par exemple, ajouter les types de fichiers pris en charge pour une demande de document.

Pour approuver l' Optimiser en tant que rôle désigné, sélectionnez Sign Off dans le coin supérieur droit du document.

Remarque : Vous pouvez modifier le processus de signature d'un document en créant des rôles et des schémas de signature personnalisés. Pour en savoir plus, voir Définir les rôles de signature et Configurer les schémas de signature.