Examiner et personnaliser les mécanismes d'approbation

Remarque : Les rôles et schémas de signature personnalisés ne sont disponibles que s'ils ont été activés dans votre produit.

Les schémas de signature sont la combinaison applicable des rôles de préparateur et de réviseur requis pour signer un document. Vous pouvez revoir et personnaliser le schéma de signature dans la boîte de dialogue Propriétés du document pour tout type de document pouvant être signé, y compris le rapport de risque et le rapport d'évaluation du risque. Notez que vous ne pouvez pas signer les requêtes.

Si vous ne sélectionnez pas de schéma de signature pour un document, le schéma de signature par défaut est appliqué. Vous pouvez modifier ce schéma par défaut, mais vous ne pouvez pas le supprimer. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Mettre en place des systèmes de signature.

Examiner et personnaliser un schéma d'approbation :

  1. Sur la page Documents, accédez au document et sélectionnez Autres actions () | Modifier.

    Dans la boîte de dialogue Propriétés du document, sous Schéma de signature, une grille contenant de brèves informations sur les schémas disponibles dans le produit est affichée.

    L'option Schéma de signature dans la boîte de dialogue Propriétés du document.

  2. Vous pouvez sélectionner un schéma de signature dans la grille pour modifier le schéma existant.

    Vous pouvez également choisir Aucun pour ne pas avoir de système de signature si nécessaire.

    Si vous passez votre curseur sur un schéma dans la grille, le bouton EDIT s'affiche pour un accès rapide à l'onglet Signoffs | Schemes dans les paramètres du produit.

  3. Sélectionnez SAVE.

Notez que vous pouvez également revoir et personnaliser les schémas d'approbation des risques à partir des onglets Risques | Général et Risques | Évaluation dans les Paramètres du produit. Voir Accéder aux paramètres du produit pour savoir comment naviguer vers les paramètres du produit.

Les systèmes d'approbation étant désormais en place, les dispositions suivantes s'appliquent aux dossiers d'engagement :

  • L'option Plus d'actions () | Sign-offs est disponible pour vous permettre d'afficher les détails et l'état d'avancement de la signature.

    • Lorsque cette option est activée, vous pouvez survoler le nom du document pour afficher les icônes de crayon gris () et signer en sélectionnant les icônes. Vous pouvez également sélectionner l'icône du cercle creux () à côté du nom du document pour le signer. Pour supprimer votre signature, vous pouvez sélectionner le bouton ().

    Remarque : Les utilisateurs ayant le rôle d' administrateur, d' administrateur des paramètres ou un rôle similaire peuvent supprimer les signatures d'autres utilisateurs. Les utilisateurs non administrateurs ne peuvent supprimer que leurs propres signatures. Pour en savoir plus sur les rôles, voir Rôles intégrés et Attribuer des rôles de sécurité.

    Vous pouvez passer le curseur pour vous déconnecter.

  • L'option Plus d'actions () | Modifié depuis la dernière révision est également disponible. Il signale les documents qui ont été modifiés depuis la dernière fois qu'un réviseur les a approuvés.

    Modifié depuis la dernière révision de l'option.

Au fur et à mesure que les réviseurs et préparateurs désignés signent, des icônes s'affichent dans la page Documents pour aider à suivre l'avancement de la signature :

  • Partiellement préparé () - Tous les rôles de préparateur dans le système appliqué n'ont pas été approuvés.

  • Partiellement examiné () - Tous les rôles d'examinateur dans le système appliqué n'ont pas été signés.

  • Préparé () - Tous les rôles du préparateur dans le système appliqué ont été approuvés.

  • Révisé () - Tous les rôles de réviseurs dans le système appliqué ont été signés.

  • Modifié depuis la dernière révision () - Documents qui ont été modifiés depuis la dernière fois qu'un réviseur les a approuvés.

Vous pouvez également sélectionner l'une des icônes ci-dessus pour afficher un journal :

  • Nom du réviseur ou du préparateur qui a donné son accord

  • Date de la signature

  • Nom et date de la dernière signature du réviseur (uniquement pour les icônes Modifié depuis la dernière révision)

Le journal s'affiche avec les détails de l'approbation lorsque vous le survolez.

Modifications après l'approbation du réviseur

L'icône Modifié depuis la dernière révision () s'affiche dans la page Documents si l'une des modifications suivantes a été apportée à un document depuis la dernière fois qu'un réviseur l'a approuvé.

Listes de contrôle

  • Ajouter ou supprimer une procédure

  • Rendre visible une procédure cachée (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Masquer une procédure (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Modifier le texte de la procédure

  • Modifier une réponse de procédure

  • Ajouter ou supprimer une signature de procédure

  • Ajouter, supprimer ou modifier une annotation

  • Ajouter, supprimer ou modifier une question

  • Modifier les paramètres de la procédure ou du document

  • Ajouter, supprimer ou modifier une conclusion

  • Modifier un graphique d'analyse

Lettres/Mémos

  • Ajouter ou supprimer une section

  • Rendre visible une section cachée (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Masquer une section (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Modifier le texte de la section

  • Modifier les paramètres du document ou de l'impression

  • Ajouter, supprimer ou modifier une question

États financiers

  • Ajouter ou supprimer une section

  • Rendre visible une section cachée (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Masquer une section (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Modifier une section de texte

  • Modifier les propriétés des sections telles que les paramètres des tableaux dynamiques

  • Modifier les paramètres du document ou de l'impression

  • Ajouter, supprimer ou modifier une question

Risques

  • Ajouter, supprimer ou modifier un risque

  • Modifier une évaluation des risques

  • Rendre visible un domaine d'évaluation des risques caché (manuellement ou par le biais des paramètres de visibilité)

  • Modifier l'approbation d'un risque

  • Modifier une annotation sur un risque ou un domaine d'évaluation des risques

Contrôles (ancien rapport)

  • Ajouter un contrôle

  • Ajouter, supprimer ou modifier un risque

Matérialité

Modifier le texte ou les valeurs d'importance relative.

Documents externes (Word, Excel)

Toute modification apportée à un document Word ou Excel. Toutefois, les modifications spécifiques ne seront pas visibles dans le document.

Page des documents

  • Renommer ou renuméroter des documents

  • Documents supprimés

  • Masquer un document

  • Ajouter, supprimer ou modifier une question

Résumé des anomalies

Modifier les zones de texte.