Activiteiten monitoren

In de module MONITOR wordt het tabblad Monitoringactiviteiten gebruikt om de monitoringactiviteiten van het bedrijf te documenteren. Deze omvatten de procedures die zijn geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat het kwaliteitsmanagementsysteem van het bedrijf in overeenstemming is met de toepasselijke normen in het ontwerp, de implementatie en de werking ervan.

Monitoringactiviteiten definiëren

Er zijn 2 soorten monitoringactiviteiten:

1. Netwerkbewakingsactiviteiten - Deze bewakingsactiviteiten worden, indien relevant, voorgeschreven door de netwerkfirma van de onderneming. Het netwerkbedrijf verdeelt de voorgeschreven bewakingsactiviteiten, die vervolgens worden geïmporteerd in Instellingen. Het bedrijf moet hun relevantie beoordelen.

2. Bedrijfsbewakingsactiviteiten - Deze bewakingsactiviteiten worden geregistreerd door het bedrijf en vormen een aanvulling op de netwerkbewakingsactiviteiten.

Bewakingsactiviteiten wijzigen

Let op: Monitoringactiviteiten kunnen alleen worden gewijzigd als de status in de modus Concept staat. Als een monitoringactiviteit al geaccepteerd of beoordeeld is, moet de aftekening verwijderd worden voordat de monitoringactiviteit gewijzigd kan worden.

De bewakingsactiviteit wijzigen:

1. Klik op het pictogram Uitvouwen () onder de kolom Relevant .

   

   De monitoringactiviteit zal worden uitgebreid.

2. Selecteer het pictogram Bewerken () en breng de gewenste wijzigingen aan.

3. Selecteer OPSLAANom de gemaakte wijzigingen op te slaan.

   

Bewakingsactiviteit verwijderen

Let op: Als een monitoringactiviteit is geaccepteerd of beoordeeld, moet de aftekening worden verwijderd voordat de monitoringactiviteit kan worden verwijderd.

Monitoringactiviteiten verwijderen:

Let op: Netwerkbewakingsactiviteiten kunnen niet worden verwijderd.

1. Klik op het pictogram Uitvouwen () onder de kolom Relevant .

2. Selecteer het pictogram Verwijderen ().

   

3. Selecteer Verwijderenin het bevestigingsvenster.

Let op: Als de monitoringactiviteit niet van toepassing is op een bedrijf, wordt deze gemarkeerd als Niet relevant. Niet-relevante bewakingsactiviteiten kunnen niet worden opgenomen in het bewaakte werkprogramma.

Handtekeningen en goedkeuringen

Monitoringactiviteiten die als relevant zijn geselecteerd en als voorbereid zijn afgetekend, worden als afgerond beschouwd en opgenomen in de monitoringwerkprogramma's.

Volledige controleactiviteit

Het monitoring activiteit dialoogvenster kan worden ingevuld door een nieuwe monitoring activiteit toe te voegen of door een monitoring activiteit te bewerken uit de lijst met monitoring activiteiten die al in de tabel staan.

Om een nieuwe bewakingsactiviteit toe te voegen:

1. Klik op het pictogram Toevoegen () en selecteer Bewakingsactiviteit.

   

2. Vul het dialoogvenster Monitoringactiviteit in.

Het dialoogvenster Monitoringactiviteit bevat de volgende velden die moeten worden ingevuld:

Let op: Bij het voltooien van een netwerkbewakingsactiviteit worden sommige velden vooraf ingevuld en kunnen ze niet worden bewerkt.

Veld	Invoer
Titel	Voer een korte titel in voor de controleactiviteit.
ID	Voer het unieke identificatienummer voor de monitoringactiviteit in.
Type	Geen invoer vereist.
Relevant	Selecteer Ja als de monitoringactiviteit relevant is voor het bedrijf of selecteer Nee als de monitoringactiviteit niet relevant is voor het bedrijf. De standaardinstelling is Ja.
Reden voor niet relevant	Dit veld verschijnt wanneer het bedrijf heeft aangegeven dat de monitoringactiviteit niet relevant is voor het bedrijf. Geef een reden op waarom de monitoringactiviteit niet relevant is voor het bedrijf.
Gebied	Selecteer het relevante gebied waar de monitoringactiviteit betrekking op heeft uit het vervolgkeuzemenu.
Deelgebied	Dit veld wordt zichtbaar als het geselecteerde gebied Implementatie en werking van beleid en proceduresis. Kies Bedrijfsniveau en/of Opdrachtniveau om het implementatieniveau van het beleid en de procedures te specificeren.
Component	Selecteer het relevante onderdeel van het kwaliteitssysteem van het bedrijf waarop de controleactiviteit betrekking heeft uit het dropdownmenu.
Natuur	Vermeld details over de monitoringactiviteit. Wanneer een monitoring activiteit is geselecteerd uit de bibliotheek, kunt u de monitoring activiteit aanpassen om deze in lijn te brengen met de unieke omstandigheden van het bedrijf of de eigen beleids- en procedure antwoorden.
_TIJD	Selecteer de optie vanuit het Menu: Gepland - De monitoringsactiviteit wordt met specifieke tussenpozen uitgevoerd. Handmatig - De bewakingsactiviteit wordt uitgevoerd op basis van behoefte zonder vooraf gedefinieerde intervallen. Let op: Bij het monitoren van de implementatie en werking van de beleids- en proceduremaatregelen van het bedrijf wordt de timing van de monitoringactiviteiten vaak beïnvloed door de timing van de proceduremaatregelen.
Frequentie	Dit veld verschijnt als je de timing van de monitoringactiviteit hebt geselecteerd als Gepland. Om de frequentie van de geplande procedurereactie in te stellen, selecteert u Frequentie bewerken.
Omvang	Geef details over de reikwijdte van de monitoringactiviteit. U kunt bijvoorbeeld specificeren of de reikwijdte alle controleopdrachten omvat voor alleen beursgenoteerde entiteiten of dat de reikwijdte de inspectie omvat van de ondersteunende documentatie van alle zaken die zijn opgenomen in het register van het kantoor.
Toepasselijke norm(en)	Selecteer de norm(en) die relevant zijn voor de monitoringactiviteit. Als er maar één standaard van toepassing is, is er geen selectie nodig.
Gezaghebbende referentie(s)	Voeg relevante gezaghebbende referenties toe om de monitoringactiviteit te ondersteunen.
Koppeling	Neem links op naar externe documentatie, met vermelding van de naam en URL van elk gelinkt document. URL's kunnen leiden naar locaties zoals Caseware Cloud instances.
Notitie	Voeg eventuele extra notities toe.
Gekoppelde doelstellingen	Koppel eerder vastgelegde kwaliteitsdoelstellingen aan deze bewakingsactiviteit met behulp van het vervolgkeuzemenu.
Gekoppeld beleid	Koppel eerder opgenomen beleidsreacties aan deze controleactiviteit met behulp van het vervolgkeuzemenu.
Gekoppelde procedures	Koppel eerder opgenomen procedureantwoorden aan deze bewakingsactiviteit met behulp van het vervolgkeuzemenu.
Gekoppelde risico's	Koppel eerder vastgelegde risico's aan deze controleactiviteit met behulp van het vervolgkeuzemenu.
Gekoppelde taken	Koppel eerder opgenomen taken aan deze bewakingsactiviteit met behulp van het vervolgkeuzemenu.
Geldig vanaf	Laat dit veld leeg als de controleactiviteit onmiddellijk van kracht wordt. Als de monitoring activiteit is ingesteld om in te gaan op een toekomstige datum, noteer die datum dan in dit veld.
Effectief tot	Laat dit veld leeg als de monitoringactiviteit in de nabije toekomst van kracht blijft. Als de monitoringsactiviteit na een bepaalde datum niet meer gebruikt wordt, noteer die datum dan in dit veld. De bewakingsactiviteit zal dan in werking zijn totdat de Effective to date is bereikt. Merk op dat, ook al kan een beleids- of procedurereactie op een bepaalde datum worden stopgezet, de bijbehorende controleactiviteit die aan die beleids- of procedurereactie is gekoppeld, mogelijk nog een periode daarna moet worden voortgezet. Deze uitbreiding stelt de persoon of personen die de monitoring uitvoeren in staat om de monitoringactiviteit uit te voeren. Dit is vooral belangrijk voor monitoringactiviteiten die slechts met tussenpozen worden uitgevoerd.

Let op: velden gemarkeerd met een rood sterretje(*) zijn verplicht en moeten worden ingevuld voordat de monitoringactiviteit kan worden opgeslagen.

Velden gemarkeerd met een blauw sterretje(*) hoeven niet te worden ingevuld voordat de monitoringactiviteit kan worden opgeslagen, maar moeten worden ingevuld voordat de monitoringactiviteit kan worden afgetekend als voorbereid.

3. Selecteer OPSLAANals het monitoringactiviteitenvenster is ingevuld.