De acceptatie en voortzetting uitvoeren

De documenten die u moet invullen om de acceptatie- en voortzettingsprocedures uit te voeren, worden automatisch gegenereerd op basis van uw antwoorden op de vragen van de 010 Planning Optimiser .

U kunt bijvoorbeeld opgeven dat:

• Dit is niet het eerste jaar van de bewerking.

• U bent de accountant die vorig jaar de controle voor deze klant heeft uitgevoerd.

• Het boekhoudkundig raamwerk is ASPE.

Op basis van het bovenstaande worden de volgende documenten ingevuld op de pagina Documenten :

• 410 Nieuw of bestaand engagement - Acceptatie/voortzetting

  Dit is een checklist die beoordeelt of het risiconiveau acceptabel is voor de onderneming en of aan de voorwaarden voor de opdracht is voldaan.

• 415.1 Opdrachtbrief - ASPE - Standaard

  Dit is een brief die u moet controleren voordat u hem naar de klant stuurt.

• 415.2 Klantverzoek - Opdrachtbrief - Standaard ASPE

  Dit is een query-document dat wordt gebruikt om bestanden te delen en samen te werken met uw klanten. Hierbij stuurt u de brief naar de klant en stuurt de klant de ondertekende brief terug.

De opdrachtbevestiging beoordelen en bewerken

Een conceptversie van de opdrachtbevestiging wordt automatisch gegenereerd op basis van uw antwoorden op de 010 Planning optimiser. Opmerkingen en begeleidende informatie zijn beschikbaar in de secties die zijn gemarkeerd met een gloeilamppictogram (). Deze secties zijn standaard zichtbaar, maar worden uitgesloten wanneer u de brief afdrukt.

Om de brief te bewerken, selecteert u gewoon een willekeurig tekst- of afbeeldingsgebied. De geel gemarkeerde tekstgebieden kunnen niet worden bewerkt.

Tekst en veldplaatshouders vervangen

De inhoud van de brief kan plaatshouders bevatten voor bepaalde tekst en velden die u moet vervangen door specifieke informatie over uw opdracht, organisatie of klant. Placeholder-inhoud is blauw gemarkeerd.

De indicator Plaatshouders bovenaan het document houdt uw voortgang bij met plaatshouders. Het toont het aantal placeholders dat nog niet is vervangen door echte informatie. U kunt ook de indicator selecteren om naar de volgende lege plaatsaanduiding te navigeren.

Een plaatshouder voor tekst vervangen:

1. Selecteer de plaatshouder voor de tekst.

2. Vervang in het dialoogvenster Tekst plaatshouder de tekst van de plaatshouder en selecteer Opslaan.

Let op: Als u de plaatshoudertekst wilt gebruiken en de plaatshouderindicator wilt wissen, selecteert u de plaatshoudertekst en slaat u op zonder tekst in te voeren.

Een veldplaatshouder vervangen:

1. Selecteer de plaatshouder voor de tekst.

2. Selecteer een waarde of geef een datum op zoals aangegeven in het plaatshouderveld.

Woordenlijst en dynamische tekst van opdracht wijzigen

Uw documenten kunnen termen van de opdracht of dynamische tekstvelden bevatten. Begrippen uit de begrippenlijst van een engagement zijn woorden en zinnen die tijdens de engagement opnieuw kunnen worden gebruikt. Wanneer u een term wijzigt, wordt de wijziging overal toegepast in de overeenkomst waar de term wordt gebruikt. Dynamische tekstvelden veranderen als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Als u bijvoorbeeld 'Ja' antwoordt op een procedure in een controlelijst, dan verschijnt 'Akkoord' in het dynamische tekstveld.

Let op: De opheffingsoptie moet ingeschakeld zijn in uw product om deze items te wijzigen.

Een begrippenlijst of dynamische tekst wijzigen:

1. Selecteer het veld dat u wilt wijzigen. Grijs gemarkeerde gebieden zijn ofwel woordenlijsttermen of dynamische tekstvelden.

2. Selecteer de begrippenlijst of dynamische tekst om het dialoogvenster Begrippenlijst of gegevenskoppeling te openen.

   Let op: Als u een woordenlijstterm selecteert, ga dan met uw cursor over het informatiepictogram () om te zien hoe vaak de term is gebruikt.

3. Wijzig het veld Uitvoer naar wens en selecteer Opslaan.

Als aan de Uitvoervoorwaarde wordt voldaan, verandert de tekst op alle plaatsen in de overeenkomst. Als na de wijziging aan een andere voorwaarde wordt voldaan, wijzigt de uitvoer zodat deze overeenkomt met de geconfigureerde uitvoertekst voor die voorwaarde.

Bedrijfslogo invoegen

U kunt het bedrijfslogo invoegen in elk tekstgebied of in de kop- of voettekst van het document.

Het bedrijfslogo invoegen:

1. Selecteer het tekstgebied waar u het logo wilt invoegen.

2. Selecteer Logo invoegen () op de werkbalk Opmaak.

Het bedrijfslogo wordt toegevoegd aan het tekstveld. Als er geen logo beschikbaar is in de bedrijfssjabloon, verschijnt er een plaatshouder met een link naar Cloud zodat u een logo kunt uploaden.

Let op: U kunt alleen een bedrijfslogo uploaden in de bedrijfssjabloon. Om toegang te krijgen tot de firmasjabloon moet u de rol Settings Admin of gelijkwaardige rechten hebben. Zie voor meer informatie Ingebouwde rollen en Systeembrede beveiligingsrollen toewijzen.

Een pagina-einde toevoegen

U kunt overal in het document een pagina-einde toevoegen om handmatig aan te geven waar een bepaalde pagina eindigt en een nieuwe begint. Hiermee kun u de paginaopmaak voor het afdrukken regelen.

Een pagina-einde toevoegen

1. Beweeg uw cursor tussen de twee tekstgebieden waar u het pagina-einde wilt toevoegen.

2. Er wordt een blauwe lijn met een pictogram Toevoegen () weergegeven.

3. Selecteer Toevoegen () | Pagina-einde.

Het pagina-einde wordt toegevoegd aan het document. Om een pagina-einde te verwijderen, beweegt u de cursor erover en selecteert u Meer acties () | Verwijderen.

Let op: U kunt geen pagina-einde toevoegen in een leeg groeperingsgebied. U moet eerst tekstgebieden of begeleidingssecties toevoegen.

De afdrukinstellingen bewerken

U kunt elk document afdrukken of converteren naar een PDF door het pictogram Afdrukken () te selecteren. Bewerk de afdrukinstellingen om de afgedrukte uitvoer aan te passen.

De afdrukinstellingen bewerken:

1. Selecteer bovenaan het document Meer acties () | Afdrukinstellingen bewerken.

2. Bewerk de afdrukinstellingen zoals vereist. Als u wilt dat een instelling afwijkt van de standaardinstellingen van het document (zoals gedefinieerd in Document Map | Document settings () | Document print settings), selecteer dan de toepasselijke optie Aangepast en voer uw aanpassingen in.

3. Selecteer Opslaan.

De opdrachtbevestiging naar klanten sturen

Om de handtekening van de klant te krijgen, kunt u uw concept-opdrachtbevestiging rechtstreeks naar de klant sturen met behulp van querydocumenten in Audit. Query-documenten zijn bedoeld voor samenwerking met klanten, zoals:

• Informatie opvragen bij klanten (aanvragen versturen).

• Documenten opvragen (vraag de klant om een of meer bestanden te uploaden).

• Deliverables naar de klant sturen om te ondertekenen en terug te sturen.

Wanneer klantcontacten zich aanmelden bij Cloud, kunnen ze direct reageren op vragen.

De opdrachtbevestiging naar klanten sturen:

1. Open het document 415.2 Klantverzoek - Opdrachtbrief - Standaard ASPE .

2. Selecteer Verzendenin de rechterbovenhoek. Het dialoogvenster Query openen verschijnt.

3. Selecteer in de datumkiezer een vervaldatum voor de query.

4. Specificeer de contactpersonen die zijn toegewezen aan de opdracht, of wijs deze toe aan alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan de entiteit.

5. Voer een toepasselijk e-mailbericht in.

6. Selecteer OK.

Contactpersonen ontvangen een e-mail met uw bericht en een link naar de overeenkomst waar ze een PDF-versie van de brief kunnen downloaden, ondertekenen en het ondertekende exemplaar kunnen uploaden.