Documenten toevoegen aan een opdrachtbestand

Als je aan je opdracht werkt, kan het nodig zijn om ondersteunende documenten toe te voegen aan het opdrachtdossier. Elk van de volgende bestanden kan bijvoorbeeld deel uitmaken van je engagement:

  • Extra records in een spreadsheet gestuurd door je klant

  • Een bestaande sjabloon voor een klantenbrief die je wilt toevoegen aan nieuwe opdrachten

  • Een ondertekende acceptatiebrief in PDF-formaat van je klant

Je kunt deze bewijsstukken toevoegen aan je engagementdossier. Eenmaal toegevoegd, kun je ze op elk moment openen om annotaties toe te voegen of wijzigingen aan te brengen.

Documenten uploaden

Je kunt kopieën van Word- en Excel-documenten uploaden van je eigen computer of apparaat naar je engagement.

Let op: De maximale uploadgrootte voor bestanden is 500 MB per bestand.

Bewijsstukken uploaden naar het opdrachtbestand:

  1. Selecteer Documentenin het bovenste menu.

  2. Om het document te uploaden, kun je:

    • Sleep het bestand van je computer.

      Let op: Je moet bestanden naar een specifieke map of plaatshouder slepen om het bestand te kunnen uploaden.

    • Gebruik de knop Toevoegen om het bestand te uploaden.

      1. Ga naar de plaats waar je het ondersteunend document wilt toevoegen en selecteer vervolgens Toevoegen () | Uploaden.

        Schermafbeelding van de knop om een document toe te voegen.

        Schermafbeelding naar knop om een document toe te voegen vanuit een documentsectie.

      2. Selecteer het bestand dat u wilt uploaden en selecteer vervolgens Openen.

Het gekozen bestand wordt geüpload naar de opdracht en weergegeven op de pagina Documenten. Andere leden van het engagementteam kunnen het bestand zien en erin werken.

Bestanden kopiëren vanuit de cloud

Als ondersteunende documenten voor je opdracht al zijn geüpload naar Caseware Cloud, kun je de bestanden rechtstreeks vanuit Cloud kopiëren naar het opdrachtbestand. Je kunt ook documenten kopiëren van andere opdrachten in dezelfde entiteit.

Om bestanden te kopiëren van Cloud naar het opdrachtbestand:

  1. Selecteer Documentenin het bovenste menu.

  2. Ga naar de plek waar je een bestand uit de Cloud wilt kopiëren en selecteer vervolgens Toevoegen () | Kopiëren uit Caseware Cloud.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Bestand selecteren om te kopiëren de bestanden die je wilt toevoegen aan deze opdracht.

    Merk op dat je ook documentgroepen voor bulkafdrukken kunt importeren.

    Het dialoogvenster Bestand selecteren om te kopiëren.

  4. Selecteer OK.

De geselecteerde bestanden worden toegevoegd aan je engagementbestand vanuit de Cloud. They are displayed on the Documents page.

Een geüpload Word- of Excel-document openen

Wanneer een bestand van Word of Excel is toegevoegd aan de pagina Documenten, kun je de gedeelde kopie direct openen vanuit de overeenkomst.

Om toegang te krijgen tot geüploade Word- of Excel-bestanden:

  1. Selecteer Documentenin het bovenste menu.

  2. Selecteer het Word- of Excel-bestand in de documentenlijst.

  3. Selecteer Open Office (bureaublad) om het bestand rechtstreeks in Word of Excel te openen.

    Het pop-upvenster Open Office (bureaublad).

Het geselecteerde bestand wordt geopend in Word of Excel. Dit bestand is verbonden met je verloving. Dit betekent dat als je wijzigingen aanbrengt in een bestand en deze opslaat, andere leden van het engagementteam die het bestand openen direct je wijzigingen zien.

Let op: Een gedeeld Word- of Excel-bestand kan maar door één teamlid tegelijk worden gebruikt. Als een lid van een team een bestand opent, is het bestand alleen-lezen voor andere medewerkers die het openen. Het Cloud-pictogram van de persoon die het bestand momenteel bewerkt, wordt naast het document weergegeven.

Merk op dat door de standaard beveiligingsinstellingen van Microsoft macro's automatisch worden uitgeschakeld voor Word- en Excel-bestanden van het internet, zoals bestanden die worden gehost in een engagement. Als je account wordt beheerd door je IT-beheerder, kunnen zij je machtigingen beheren via groepsbeleid voor vertrouwde locaties. Anders kun je je persoonlijke instellingen bijwerken om macro's opnieuw in te schakelen.

Macro's standaard inschakelen in Word of Excel:

  1. Selecteer in Word of Excel Bestand | Opties.

  2. Selecteer Trust Center | Trust Center Settings.

  3. Select Trusted Locations.

  4. Schakel het selectievakje Vertrouwde locaties op mijn netwerk toestaan in .

  5. Selecteer Nieuwe locatie toevoegen.

  6. In het dialoogvenster Microsoft Office Vertrouwde locatie voert u het domein van uw app in het veld Pad in de volgende notatie in: https://app.[UwDomein]/

    Voorbeeld: https://app.casewarecloud.com

    De dialoog van het Trust Center.

  7. Schakel het selectievakje Submappen van deze locatie worden ook vertrouwd in .

  8. Je kunt optioneel een beschrijving toevoegen in het veld Beschrijving .

  9. Selecteer OK.

  10. Sluit alle geopende vensters van Word of Excel.

Je kunt nu je bestanden openen vanuit je engagement met macro's ingeschakeld.

Een toegevoegd PDF-document openen

Wanneer een PDF-bestand is toegevoegd aan de Documenten pagina, kun je de gedeelde kopie direct openen vanuit de overeenkomst. Wanneer u een PDF-document opent, wordt de PDF-viewer geopend in uw webbrowser en wordt het document weergegeven.

U kunt annotaties toevoegen aan geüploade PDF-documenten.

Annotaties toevoegen aan PDF-documenten

  1. Selecteer Documentenin het bovenste menu.

  2. Selecteer het Word- of Excel-bestand in de documentenlijst.

  3. Selecteer in het weergavevenster van het PDF-bestand het gebied waar u annotaties wilt toevoegen.

    Het pictogram Annotatie toevoegen () wordt weergegeven.

  4. Selecteer Annotatie toevoegen () en voer de informatie voor uw annotatie in.

    5. Het pop-upvenster dat verschijnt na het selecteren van Aantekening toevoegen.

  5. Selecteer Opslaan.

    Het pictogram dat overeenkomt met het annotatiedoel wordt naast de geannoteerde regel weergegeven. Als je het pictogram selecteert, verschijnt er een pop-up met een samenvatting van de annotatie, een aanmaaktijdstempel en de gebruikersnaam van de maker.

Andere leden die de PDF openen, kunnen de annotatie die je hebt toegevoegd bekijken en er commentaar op geven.

Telstaat fysieke inventaris met toegevoegde notitie

Als het PDF-document elektronisch werd ondertekend door een klant in een query, kunt u ook Ondertekend elektronisch selecteren om de ondertekeningsgegevens te bekijken. You also have the option to download the signature log.

Selecteer Ondertekend elektronisch om het logboek van de handtekening te bekijken wanneer u het ondertekende document bekijkt.

Een toegevoegd PDF-document bewerken

Je kunt PDF-bestanden die zijn toegevoegd aan de opdracht openen in Adobe Acrobat en bewerken.

Als lokale PDF-bewerking beschikbaar is in uw product, kunt u het PDF-bestand lokaal openen en bewerken. Raadpleeg PDF's lokaal openen en bewerkenvoor meer informatie.

Anders kunt u PDF's bewerken in Adobe Acrobat met de optie URL van bestand kopiëren . Alle wijzigingen die je aanbrengt, worden bijgehouden in je engagement.

Let op: Als u Adobe Reader gebruikt, wordt u mogelijk gevraagd om de locatie van het document op te slaan telkens wanneer u de PDF opent. Om dit te voorkomen schakelt u de beveiligingsmodus in Adobe Reader uit, zodat u niet meer wordt gevraagd om de locatie op te geven waar het bestand op uw computer moet worden opgeslagen. Zie voor meer informatie Beschermde weergave voor PDF's (Windows), Adobe Reader.

PDF's bewerken in Adobe Acrobat

Bekijk de onderstaande stappen om wijzigingen aan te brengen in een PDF in Adobe Acrobat met de optie URL van bestand kopiëren . Zodra je het bestand opslaat, worden de bewerkingen die je hebt gemaakt gesynchroniseerd met het bestand in je engagement.

Let op: This feature is only available on Windows based operating systems. Mac OS- en Linux-gebruikers kunnen deze functie niet gebruiken.

Waarschuwing: Zorg ervoor dat slechts één persoon tegelijk een PDF bewerkt. Als meer dan één persoon tegelijkertijd een PDF bewerkt, kunnen ze elkaars wijzigingen overschrijven.

Een PDF-document bewerken:

  1. Open het Excel-bestand vanaf de pagina Documenten.

  2. Selecteer het pictogram URL kopiëren ().

    De knop URL van bestand kopiëren bij het bekijken van een PDF.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Bestands-URL kopiëren de knop URL kopiëren .

  4. Open Adobe Acrobat.

  5. Selecteer Bestand > Database Openen.

  6. Plak in het dialoogvenster Openen de URL die je hebt gekopieerd in het veld Bestandsnaam en selecteer Openen.

    Het dialoogvenster Openen in Adobe Acrobat

  7. Breng de vereiste wijzigingen aan in Adobe Acrobat.

  8. Als je klaar bent om op te slaan, selecteer je Bestand | Opslaan als of Bestand | Opslaan. Je kunt ook op CTRL + Sdrukken.

  9. Controleer in het dialoogvenster Opslaan als of het bestandspad overeenkomt met de bestands-URL.

    Let op: Als het pad niet overeenkomt, worden je wijzigingen niet gesynchroniseerd met je engagementbestand. Om er zeker van te zijn dat ze overeenkomen, kun je de bestands-URL opnieuw kopiëren uit je opdrachtbestand en deze in het veld Bestandsnaam plakken.

    Het dialoogvenster Openen in Adobe Acrobat

  10. Selecteer Opslaan.

Je kunt nu doorgaan met het maken van wijzigingen in het document terwijl het open staat en de wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd met je engagementbestand wanneer je het opslaat.

Als je het document sluit en vervolgens weer opent om verdere wijzigingen aan te brengen, moet je de bovenstaande stappen herhalen om ervoor te zorgen dat je wijzigingen worden gesynchroniseerd.

PDF's lokaal openen en bewerken

Let op: Deze functie is mogelijk niet beschikbaar in uw product.

Je kunt PDF-bestanden die zijn toegevoegd aan je engagement openen en bewerken met een standaard PDF-viewer of editor-app die op je computer is geïnstalleerd. Bovendien kun je PDF's becommentariëren en markeren, waardoor je beter kunt samenwerken aan je opdrachten. Wanneer het bestand wordt opgeslagen, worden alle wijzigingen gesynchroniseerd met je engagementbestand.

Om een PDF lokaal te openen:

  1. Klik op het menu Openen en selecteer Lokaal bestand openen.

    Schermafbeelding van het menu 'Openen' naar de optie 'Bestand lokaal openen'.

  1. Hierdoor wordt het PDF-bestand geopend met uw lokale PDF-viewer of editor-app.

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in uw PDF-bestand en selecteer Opslaan.

  3. Je wijzigingen worden direct opgeslagen in het online PDF-bestand in je engagement.

  4. Je kunt nu doorgaan met het maken van wijzigingen in het document terwijl het open staat en de wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd met je engagementbestand wanneer je het opslaat.

Waarschuwing: Zorg ervoor dat slechts één persoon tegelijk een PDF bewerkt. Als meer dan één persoon tegelijkertijd een PDF bewerkt, kunnen ze elkaars wijzigingen overschrijven.

Voordat u deze functie gebruikt

Deze functie maakt gebruik van een bibliotheek van derden, ontwikkeld door een vertrouwde Caseware partner, IT Hit WebDAV System. Caseware Cloud gebruikt deze bibliotheek als een cross-browser JavaScript API voor het openen van documenten.

Als je voor de eerste keer op deze functie klikt, wordt je gevraagd om twee bestanden te downloaden voor installatie op je computer:

  1. Een protocolinstallatieprogramma voor de WebDAV AJAX-bibliotheek

  2. Een webbrowser-extensie, Hit Edit Doc Opener 5

Deze installaties zijn eenmalig nodig om deze functie te gebruiken.

Documenten vervangen

Je kunt externe documenten vervangen, zoals PDF's, Word-bestanden en Excel-bestanden, die je eerder naar de overeenkomst hebt geüpload.

Let op: Versiebeheer van documenten wordt niet ondersteund (er wordt geen versiegeschiedenis bijgehouden).

Een extern document vervangen:

  1. Selecteer Documentenin het bovenste menu.

  2. Go to the document you want to replace.

  3. Om het document te uploaden, kun je:

    • Sleep het nieuwe bestand van je computer naar het oude bestand.

    • Use the More actions () menu to upload the file.

      1. Selecteer Meer acties () | Herstellen.

      2. Selecteer het bestand dat u wilt uploaden en selecteer vervolgens Openen.

  4. Selecteer of u bestaande aftekeningen wilt verwijderen of wilt behouden.

    Het dialoogvenster Bestand vervangen.

  5. Selecteer BEVESTIGEN.

Een verwijderd document downloaden

Als je externe documenten verwijdert, zoals PDF's, Word-bestanden en Excel-bestanden, die je eerder hebt geüpload naar de opdracht, kun je de verwijderde documenten downloaden vanuit de prullenbak.

Een eerder verwijderd document downloaden:

  1. Zorg ervoor dat u de rol Admin, Entity Adminof Owner of gelijkwaardige machtigingen hebt.

  2. Selecteer de Prullenbak in het linkerdeelvenster van de pagina Documenten .

    De optie Prullenbak op de pagina Documenten.

  3. Navigeer in de prullenbaknaar het bestand dat je wilt downloaden en selecteer Meer acties () | Downloaden.

    De downloadoptie voor een document in de prullenbak.

Herstel een eerdere versie of verwijderd bestand

Je kunt eerdere versies van het document bekijken en een versie selecteren om te herstellen vanuit de bestandsgeschiedenis van het document.

Herstel een eerdere versie of verwijderd bestand

  1. Navigeer op de pagina Documenten naar het document.

  2. Selecteer Meer acties () | Bestandsgeschiedenis bekijken.

  3. Navigeer naar de versie van het document die je wilt herstellen.

  4. Selecteer Meer acties () | Herstellen.

    De optie Herstellen voor een vorige bestandsversie.