Otorgar a usuarios y grupos acceso a entidades

Puede conceder a usuarios o grupos acceso a entidades para:

  • Conceda al personal acceso a entidades específicas en lugar de otorgarles funciones para todo el sistema.

    Por ejemplo, asigne a los miembros del personal acceso a las entidades de clientes a las que están asignados para trabajar en sus respectivos encargos, en lugar de hacerles acceder a todos los encargos de clientes de la empresa.

  • Conceda a los contactos del cliente los permisos necesarios para acceder y responder a las consultas, así como para ver o acceder a los archivos de la entidad.

  • Conceda a los usuarios (personal, contactos o grupos) acceso a archivos específicos de una entidad.

Conceder al personal acceso a las entidades

Siga los siguientes pasos para conceder acceso a la entidad al personal o a grupos de personal.

Conceder acceso a una entidad:

  1. Asegúrese de que dispone de la función Visualizador o de derechos equivalentes para la entidad cliente.

  2. En el menú Nube, seleccione Actividades.Entidades

  3. Select the entity you want to grant access to, then select Share ().

    El icono Compartir aparece en la página Entidades.

  4. Busque los grupos, los miembros del personal a los que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Asignar funciones a (#).

  5. Elija la función del personal adecuada.

    Las funciones que los usuarios ya tienen debido a configuraciones anteriores aparecen en Heredado.

    6. Seleccione una función para otorgársela a su usuario o grupo.

  6. Selecciona Compartir.

También puede conceder acceso a varias entidades simultáneamente seleccionando más de una entidad. Tenga en cuenta que si concede acceso a varias entidades simultáneamente, sólo podrá asignar un rol a cada usuario que seleccione. Por ejemplo, si selecciona la entidad A y la entidad B, sólo podrá asignar al miembro del personal seleccionado el rol de Visualizador en estas dos entidades. No puede asignar Visor y Editor, por ejemplo.

Para conceder acceso a varias entidades:

  1. Asegúrese de que dispone de la función Visualizador o de derechos equivalentes para la entidad cliente.

  2. En el menú Nube, seleccione Actividades.

  3. Seleccione las entidades a las que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Más acciones | Compartir.

    El menú desplegable Más acciones después de seleccionar varias entidades.

  4. Seleccione Personal, si desea conceder acceso a los miembros del personal. Seleccione Contactos, si desea conceder acceso a los contactos de los clientes.

  5. Seleccione la función adecuada en el menú desplegable .

    6. El menú desplegable muestra una lista diferente de funciones en función de si ha seleccionado Personal o Contactos en el paso 4.

  6. En el campo de búsqueda, introduzca el nombre del grupo, miembro del personal o contacto al que desea conceder acceso a la función.

    7. Asignación de funciones mediante el menú desplegable.

  7. Selecciona Compartir.

Conceder a los contactos de los clientes acceso a las entidades

Para colaborar con los contactos de los clientes mediante consultas, es necesario asignarles los roles necesarios para que puedan acceder a los documentos de consulta y responder a las solicitudes de información, así como permitirles ver o acceder a los archivos de entidades.

Conceder las funciones necesarias a los contactos de los clientes:

  1. Asegúrese de que dispone de la función Visualizador o de derechos equivalentes para la entidad cliente.

  2. En el menú Nube, seleccione Actividades.Entidades

  3. Select the entity you want to grant access to, then select Share ().

  4. Busque los contactos a los que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Asignar funciones a (#).

  5. Elija la función de contacto adecuada.

  6. Selecciona Compartir.