Créer et configurer un fichier de mission

Cette rubrique décrit comment créer un fichier d'engagement et donne un aperçu de la manière de le mettre en place.

Créer un fichier de mission

Créer un fichier de mission

1. Dans le menu Cloud, sélectionnez Engagements.

2. Dans le menu Engagements, sélectionnez le bouton Nouveau.

   

3. Dans la boîte de dialogue Nouvel engagement, sélectionnez votre Cloud App.

4. Dans la boîte de dialogue suivante, choisissez votre entité cliente et saisissez le nom du dossier de mission. Vous pouvez également sélectionner la date de début et la date de fin de votre engagement et saisir les informations relatives au budget.

   

5. Sélectionnez Enregistrer.

Votre nouvel engagement est créé. Si vous sélectionnez Tous dans le menu des engagements pour afficher tous les engagements de votre organisation, vous verrez l'engagement ajouté à cette liste.

Désigner le préparateur et les réviseurs

Une fois le dossier de mission créé, vous pouvez désigner son préparateur et ses réviseurs. Voir aussi, Accorder aux contacts clients l'accès aux entités pour savoir comment attribuer aux contacts clients l'accès aux missions dans le cadre de la collaboration PBC (Prepared By Client).

Pour commencer, rendez-vous sur la page Engagements et sélectionnez l'engagement pour en voir les détails.

Désigner le préparateur de la mission et les réviseurs :

1. Sélectionnez le champ Assigné .

2. Dans la fenêtre contextuelle Gérer l'équipe, saisissez le nom d'un membre du personnel pour compléter les résultats de la recherche.

   

3. Sélectionnez le membre du personnel souhaité et choisissez le rôle applicable dans la liste.

   Conseil : Répétez les étapes pour attribuer des rôles au personnel pour cet engagement.

   

Mise en place des propriétés d'engagement

Pour commencer, rendez-vous sur la page Engagements et ouvrez le fichier d'engagement.

Pour définir les propriétés de l'engagement :

1. Sélectionnez le nom de l'entité pour ouvrir la fenêtre contextuelle Propriétés de l'engagement.

   Dans cette fenêtre, vous pouvez définir les propriétés suivantes :

   • Étape du flux de travail - sélectionnez une étape pour l'état d'avancement de l'ensemble du travail de la mission.

   • Numéro de poste - saisissez le numéro de poste de votre entreprise pour cette mission.

   • Nom d'exploitation - ce champ affiche par défaut le nom de l'entité Cloud. Vous pouvez modifier la valeur par défaut et saisir un nom différent.

   • Date de fin d' année - choisissez une date de fin d'année pour cet engagement.

   • Devise - sélectionnez la devise de l'engagement.

   • Langue du contenu - sélectionnez une langue pour modifier la langue du contenu de l'engagement en cours.

     Remarque : La liste déroulante Langue du contenu n'est disponible dans la fenêtre contextuelle Propriétés de l'engagement que si plusieurs langues sont prises en charge dans votre application Cloud.

   Notez que vous pouvez également sélectionner le nom de l'entité dans la fenêtre contextuelle pour naviguer jusqu'à l'entité dans votre site Cloud.

2. Sélectionnez le bouton Deuxième réviseur pour ajouter un deuxième réviseur pour toutes les signatures.

   L'option d' examen final est incluse dans tous les éléments qui nécessitent une signature.

3. Sélectionnez le bouton Consolider pour créer une mission de consolidation.

4. Sélectionnez le bouton Verrouiller pour verrouiller le fichier d'engagement. Pour en savoir plus, voir Verrouiller l'engagement.

Une fois que vous avez terminé de mettre à jour les propriétés de votre engagement, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ajouter un ou plusieurs liens externes dans le fichier d'engagement

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs liens externes dans le fichier d'engagement pour inclure des vidéos d'aide pour vos clients ou d'autres informations complémentaires.

Pour ajouter un lien dans le fichier d'engagement :

1. Ouvrez le dossier d'engagement.

2. Sélectionnez Documents dans le menu supérieur.

3. Sélectionnez l'icône Créer un document (), puis choisissez Lien.

La boîte de dialogue Propriétés du document s'affiche.

4. Saisissez un identifiant pour le lien dans le champ Identifiant .

5. Saisissez un titre pour le lien dans le champ Nom.

Si vous n'ajoutez pas de titre, un titre par défaut pour le lien s'affiche dans le fichier d'engagement.

6. Saisissez l'adresse web du lien dans le champ URL .

7. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez sélectionner Modifier la visibilité pour modifier les conditions de visibilité des liens que vous ajoutez.

Afficher ou masquer les informations de l'année précédente

Vous pouvez également paramétrer votre dossier d'engagement pour qu'il affiche ou masque les informations relatives à l'année précédente. Par exemple, vous pouvez choisir de masquer les informations de l'année précédente si l'année en cours n'est pas directement comparable à l'année précédente.

Pour masquer les informations de l'année précédente dans un dossier d'engagement :

1. Ouvrez le fichier de l'engagement, puis sélectionnez l'icône Informations sur l'engagement () en haut de la page.

2. Décochez la case Afficher les informations de report.

   Les informations relatives à l'année précédente sont cachées dans le dossier d'engagement.

Cochez la case Afficher les informations reportées pour afficher les informations de l'année précédente dans l'engagement.