Accorder aux utilisateurs et aux groupes l'accès aux entités

Vous pouvez accorder à des utilisateurs ou à des groupes l'accès à des entités :

  • Accorder au personnel l'accès à des entités spécifiques au lieu de lui attribuer des rôles à l'échelle du système.

    Par exemple, donner aux membres du personnel l'accès aux entités clientes auxquelles ils sont affectés pour travailler sur leurs missions respectives, plutôt que de leur donner accès à toutes les missions clientes du cabinet.

  • Accorder aux contacts clients les autorisations nécessaires pour accéder et répondre aux requêtes, ainsi que pour consulter ou accéder aux fichiers d'entités.

  • Pour accorder à des utilisateurs ou à des groupes l'accès à des fichiers spécifiques dans une entité :

Grant staff access to entities

Les étapes suivantes permettent d'accorder l'accès à l'entité au personnel ou aux groupes de personnel.

Pour accorder l'accès à une entité :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire ou des privilèges équivalents pour l'entité.

  2. Dans le menu Cloud (), sélectionnezEntités.

  3. Sélectionnez l'entité à laquelle vous souhaitez accorder l'accès, puis sélectionnez Partager ().

    L'icône Partager s'affiche sur la page Entités.

  4. Recherchez les groupes et les membres du personnel auxquels vous souhaitez accorder l'accès, puis sélectionnez Attribuer des rôles à (#).

  5. Choisissez le rôle du personnel approprié.

    Les rôles que les utilisateurs possèdent déjà en raison de paramètres antérieurs apparaissent sous Hérités.

    6. Sélectionnez un rôle pour l'attribuer à votre utilisateur ou groupe.

  6. Sélectionnez Partager.

Vous pouvez également accorder l'accès à plusieurs entités simultanément en sélectionnant plusieurs entités. Notez que si vous accordez l'accès à plusieurs entités simultanément, vous ne pouvez attribuer qu'un seul rôle à chaque utilisateur sélectionné. Par exemple, si vous sélectionnez l'entité A et l'entité B, vous ne pouvez attribuer au membre du personnel sélectionné que le rôle de visualiseur sur ces deux entités. Il n'est pas possible d'attribuer des fonctions de visualiseur et d'éditeur, par exemple.

Pour accorder l'accès à plusieurs entités :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire ou des privilèges équivalents pour les entités appropriées.

  2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Entités.

  3. Sélectionnez les entités auxquelles vous souhaitez accorder l'accès, puis sélectionnez Autres actions | Partager.

    Le menu déroulant Autres actions après la sélection de plusieurs entités.

  4. Sélectionnez Personnel, si vous souhaitez accorder l'accès aux membres du personnel. Sélectionnez Contacts, si vous souhaitez autoriser l'accès aux contacts des clients.

  5. Choisissez le rôle approprié dans la liste déroulante.

    6. La liste déroulante affiche une liste de rôles différente selon que vous avez sélectionné Personnel ou Contacts à l'étape 4.

  6. Dans le champ de recherche, saisissez le nom du groupe, du membre du personnel ou du contact auquel vous souhaitez accorder l'accès au rôle.

    7. Attribution de rôles à l'aide du menu déroulant.

  7. Sélectionnez Partager.

Accorder aux contacts du client l'accès aux entités

Pour collaborer avec des contacts clients à l'aide de requêtes, vous devez leur attribuer les rôles nécessaires pour qu'ils puissent accéder aux documents de la requête et répondre aux demandes d'informations, et leur permettre de consulter ou d'accéder aux fichiers d'entités.

Attribuer les rôles nécessaires aux contacts des clients :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire ou des privilèges équivalents pour l'entité.

  2. Dans le menu Cloud (), sélectionnezEntités.

  3. Sélectionnez l'entité à laquelle vous souhaitez accorder l'accès, puis sélectionnez Partager ().

  4. Recherchez les contacts auxquels vous souhaitez accorder un accès, puis sélectionnez Attribuer des rôles à (#).

  5. Choisissez le rôle de contact approprié.

  6. Sélectionnez Partager.