Automatiseer tijdsinvoer met behulp van je agenda

Inhoud in dit onderwerp vereist CasewareCloud Time.

Als manager of medewerker wil je ervoor zorgen dat je urenregistratie zo nauwkeurig mogelijk is, zowel voor je eigen administratie als voor de facturen van je klanten. Een manier om deze nauwkeurigheid te garanderen en administratieve fouten te voorkomen (als je gegevens handmatig invoert) is om ze automatisch aan te maken op basis van gebeurtenissen in je agenda.

Als Cloud is geïntegreerd met Google Agenda of Office 365, kan het automatisch wachtende items genereren op basis van gebeurtenissen in je agenda. Wachtende boekingen zijn tijdboekingen waaraan een werkcode moet worden toegewezen en die moeten worden gecontroleerd voordat ze worden geteld als factureerbare of niet-factureerbare tijd.

Om deze functie te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat deze is ingeschakeld door een beheerder en dat uw Google-account of uw Office 365-account is geïntegreerd met uw Cloud-account. Voor meer informatie, zie: Firm settings - Customization en Productiviteitstools integreren met Caseware Cloud.

Working Papers koppelen met Cloud

  1. Zorg ervoor dat integratie is ingeschakeld voor jouw organisatie bij Instellingen | Aanpassingen | Functies in-/uitschakelenen dat je je Google-account of je Office 365-account hebt geïntegreerd met je Cloud-account. Het inschakelen van integratie voor uw organisatie in Instellingen moet worden uitgevoerd door een gebruiker met de beheerdersrol Instellingen of gelijkwaardige rechten.

  2. Selecteer je avataren vervolgens Mijn instellingen.

    Het avatar-menu.

  3. Selecteer Agenda-items in de zijbalk.

  4. Selecteer Google Agenda of Office 365 Agenda.

  5. Kies de juiste agendaregelsen selecteer Opslaan. Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin u wordt gevraagd om te bevestigen dat u wilt dat de gegevens van uw agenda worden gebruikt om automatische tijdvermeldingen te maken. Selecteer Ja.

Cloud genereert nu automatisch wachtende items op basis van gebeurtenissen in je agenda. Let na het integreren van je agenda op het volgende:

  • Het kan tot een uur duren voordat wachtende vermeldingen worden gegenereerd nadat een evenement is afgelopen.

  • Kalendergebeurtenissen van de twee dagen voor de integratie genereren wachtende items. Als je bijvoorbeeld je agenda op 20 mei integreert, dan zullen alle agenda-evenementen van 18 en 19 mei wachtende items genereren.

  • Het wijzigen van een agendagebeurtenis zal het bijbehorende wachtende item niet veranderen nadat het wachtende item is aangemaakt.

Wachtende boekingen moeten worden afgerond voordat ze kunnen worden geregistreerd als factureerbare of niet-factureerbare tijd. Voor meer informatie, zie: Hangende items bekijken en afronden.