De notitiebibliotheek instellen

De notitiebibliotheek biedt een verzameling notities waarmee opdrachtteamleden gemakkelijk notities in het jaarrekeningdocument kunnen vinden en toevoegen. Notities worden automatisch georganiseerd in de bibliotheek volgens categorieën. Categorieën zijn de beschikbare notitietitels in het document.

De bibliotheek heeft ook een zoekveld waar gebruikers een trefwoord kunnen invoeren om notities te filteren.

Beste praktijk: We raden auteurs van bedrijven aan om de bibliotheek met notities in te stellen in het sjabloon van het bedrijf. Firma-auteurs zijn medewerkers met de rol Settings Admin of een vergelijkbare rol. Zie De bedrijfssjabloon beheren voor meer informatie. Zie ook Ingebouwde rollen en Beveiligingsrollen toewijzen voor informatie over rollen.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe u de Notes-bibliotheek instelt.

Stap 1: Notities maken

Toelichtingen bij de jaarrekening zijn belangrijke toelichtingen die cijfers in de jaarrekening nader verklaren. Je kunt losse notities maken en je kunt ook een notitiehiërarchie maken (hoofdcategorie notities en subcategorie notities) om de notities te classificeren en organiseren.

Let op: Je kunt maar een hiërarchie van drie niveaus hebben.

Een notitie maken

1. Selecteer het gebied Opmerkingen bij de financiële informatie in de Document Map.

2. Klik op Toevoegen () | Notitie maken.

Er wordt een nieuwe vragenset toegevoegd aan het document met als standaardtitel Nieuwe groep. Je kunt de standaardtitel selecteren om deze te wijzigen.

To create a note hierarchy, add subheadings to existing notes.

Een notitiehiërarchie maken:

1. Selecteer het gebied Opmerkingen bij de financiële informatie in de Document Map.

2. Selecteer de notitie waarvoor je een hiërarchie wilt maken en selecteer vervolgens Toevoegen ().

   De toepasselijke rubriek wordt weergegeven onder Rubriek.

3. Selecteer de rubriek die van toepassing is.

Er wordt een groeperingsgebied toegevoegd aan het document met een standaardtitel Groeperingsgebied. Je kunt de standaardtitel selecteren om deze te wijzigen.

Om inhoud aan het nieuwe gebied toe te voegen, selecteert u Toevoegen () en kiest u vervolgens een van de volgende inhoudstypen:

• Tekstgedeelte
• Dynamische tafel
• Pagina onderbreking

Je kunt meer dan één inhoudstype aan een gebied toevoegen.

Stap 2: Notitieassociaties definiëren (optioneel)

Een associatie verwijst naar de proefbalansgroepen waaraan een specifieke notitie is gerelateerd. Gebruik associaties om notities verder te categoriseren door ze te associëren met specifieke proefbalansgroepen.

Om een notitie aan een proefbalansgroep te koppelen:

1. Selecteer de notitie die u wilt koppelen aan een proefbalansgroep.

2. Selecteer Meer acties () | Instellingen.

3. Selecteer Financiële groepen toevoegen ( ) om de proefbalansgegevens in te vullen.

4. Kies een proefbalansgroep om de notitie aan te koppelen.

5. Selecteer Opslaan.

Stap 3: Notities uitsluiten

Wanneer een notitie wordt uitgesloten van het document, wordt deze opgeslagen in de notitiebibliotheek. De notitiebibliotheek is alleen beschikbaar als er uitgesloten notities in het document staan. Om de notitiebibliotheek te vullen met de notities die je in stap 1 hebt gemaakt, moet je ze uitsluiten.

Om notities automatisch uit te sluiten, stel je voor elke notitiezichtbaarheidsvoorwaarden in . Zodra de voorwaarden op false uitkomen (er is niet voldaan aan de voorwaarden), wordt de notitie automatisch uitgesloten van het document en opgeslagen in de notitiebibliotheek.

Als je geen zichtbaarheidsvoorwaarden wilt instellen, kun je de notities handmatig uitsluiten.

Om handmatig een notitie uit te sluiten:

1. Ga naar de notitie die je wilt uitsluiten.

2. Selecteer Meer acties () | Instellingen.

De notitie wordt uit het document verwijderd en opgeslagen in de notitiebibliotheek.

Zie Notities toevoegen uit bibliotheekom te leren hoe medewerkers de notitiebibliotheek kunnen gebruiken bij het opstellen van de jaarrekening.