Intégrer Working Papers à Queries

Queries est un outil de collaboration qui vous permet de communiquer et de partager des documents avec vos clients dans un environnement unique et sécurisé. Grâce à l'intégration des requêtes, vous pouvez facilement gérer le flux de travail d'une mission avec un suivi automatique du statut, glisser-déposer des documents entre les requêtes et les documents de travail et aligner les requêtes des clients sur le statut de la mission. Notez que les requêtes peuvent avoir un nom de produit différent dans votre région (par exemple, Requêtes PBC).

Prérequis :

• Votre organisation doit utiliser les Working Papers 2019 ou une version ultérieure.

• Votre organisation doit disposer d'une licence pour l'application Requêtes. Si vous n'avez pas de licence, contactez votre distributeur local pour plus d'informations.

• Les documents de travail doivent être intégrés à un site en nuage.

Recommandations :

• Stockez vos fichiers d'engagement dans le nuage en les publiant dans une entité du nuage. Les fichiers publiés sont accessibles à partir de n'importe quel endroit où vous pouvez vous connecter à votre compte Cloud et peuvent être immédiatement liés à un fichier Queries.

Intégrer un fichier de mission à une entité Cloud

Dans le nuage, les informations relatives à chaque client - telles que les propriétés, l'adresse et les coordonnées - sont stockées dans leur propre entité. Lorsque vous intégrez un fichier d'engagement Working Papers à une entité, le fichier est automatiquement alimenté par les informations provenant de Cloud.

Intégrer un fichier de mission à une entité Cloud

1. Dans Working Papers, ouvrez le fichier d'engagement que vous souhaitez intégrer à une entité Cloud.

2. Sur le ruban, cliquez sur Engagement | Propriétés de l'engagement.

3. Dans l'onglet Nom/Adresse, cliquez sur le champ Entité cloud. Saisissez le nom de l'entité ou cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Nouveau pour créer une nouvelle entité.

4. Les informations sur le client provenant de l'entité Cloud remplissent automatiquement les propriétés de l'engagement. Cliquez sur OK.

Le dossier d'engagement est intégré à l'entité Cloud. Si vous devez modifier les propriétés de l'engagement, sélectionnez Synchroniser automatiquement les propriétés de l'engagement avec l'entité cloud et effectuez vos modifications dans la boîte de dialogue ou dans l'entité cloud.

Lier l'engagement à un fichier Queries

Après avoir intégré votre fichier d'engagement, vous devrez le lier à un fichier de requêtes nouveau ou existant avant d'envoyer des requêtes à vos clients. Vous pouvez créer le lien à partir de la boîte de dialogue Configuration des requêtes qui s'affiche automatiquement après l'intégration d'un engagement à une entité. Si vous fermez cette boîte de dialogue, vous pouvez y accéder à nouveau à partir du ruban.

Pour établir un lien avec un fichier Queries :

1. Sur le ruban, cliquez sur Cloud. Dans le groupe Requêtes, cliquez sur Ouvrir.

2. La boîte de dialogue Queries Setup s'affiche. Le cas échéant, sélectionnez le produit Queries que vous souhaitez utiliser.

3. Sélectionnez Créer nouveau pour créer un nouveau fichier de requêtes ou Sélectionner existant pour sélectionner un fichier de requêtes existant dans le menu déroulant. Cliquez sur OK.

L'engagement est lié au fichier Queries et le volet Cloud s'affiche. Notez que les nouveaux fichiers de requêtes incluent le contenu par défaut. Nous vous suggérons de compléter le document Optimizer pour ajouter ou supprimer du contenu en fonction de la nature de votre engagement.

Créer une requête

Une requête est un document intelligent interactif qui se compose des éléments suivants :

• Questions : Les demandes auxquelles le client doit répondre.

• Ensembles de questions : Groupes de questions connexes.

• Types de réponses : Méthode par laquelle le client soumet sa réponse.

• Instructions : Des conseils sur la manière dont le client peut répondre à la requête.

Créez une requête dans votre fichier de requêtes pour demander des informations à votre client.

Pour créer une requête :

1. Dans le fichier Queries, accédez à la page Documents . Cliquez sur Ajouter | Requête.

2. Sélectionnez un type de requête parmi les modèles disponibles et saisissez un nom pour la requête.

3. Cliquez sur Créer une requête.

Une nouvelle requête est créée dans le fichier Queries. Vous pouvez également partager des documents avec votre client en les ajoutant à la requête. Notez que si vous ajoutez un document automatique à une requête, il est automatiquement converti en PDF.

Pour ajouter un document à une requête :

1. Dans Working Papers, ouvrez le fichier Queries et naviguez jusqu'à la requête dans laquelle vous souhaitez ajouter le document.

2. Dans le gestionnaire de documents, sélectionnez le document que vous souhaitez ajouter.

3. Faites glisser le document du gestionnaire de documents vers la requête.

Le document est ajouté à la requête. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la demande à votre client, cliquez sur Envoyer. Une notification est envoyée au client par courrier électronique avec un lien vers les détails de la demande. Le client peut télécharger ses propres documents et commenter la demande si nécessaire.

Terminer une requête

Lorsque le client répond à vos questions, vous pouvez accepter ou refuser ses réponses. Les documents acceptés peuvent être glissés d'une requête directement dans le gestionnaire de documents des documents de travail. Si vous êtes un auteur de contenu, vous pouvez utiliser un ID d'auteur pour automatiser ce processus en liant directement le document de la requête à un espace réservé dans le gestionnaire de documents.

Pour lier un document de requête au gestionnaire de documents :

1. Dans l'application Requêtes, ajoutez un identifiant d'auteur au document concerné.

2. Dans Working Papers, créez un document générique dans le gestionnaire de documents.

3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'espace réservé et sélectionnez Propriétés.

4. Dans la boîte de dialogue Propriétés du document, cliquez sur l'onglet Modèle .

5. Dans le champ ID de l'auteur des requêtes, saisissez l'ID de l'auteur correspondant dans le fichier des requêtes. Cliquez sur OK.

Le document de requête est lié au caractère générique. Lorsque vous recevez une mise à jour du document dans la requête, vous pouvez transférer cette mise à jour dans le caractère générique en cliquant sur Nuage | Recevoir sur le ruban Documents de travail.

Si le document comporte une signature électronique (e-signature) (indiquée par une icône bleue ), cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document dans le gestionnaire de documents et sélectionnez Exporter le journal de signature pour le télécharger.

Après avoir accepté toutes les réponses à la requête, vous pouvez terminer la requête en cliquant sur Terminer en haut du volet Cloud. Les requêtes complétées feront automatiquement progresser le statut du traqueur d'engagement dans le nuage.