Agregar y completar notas de revisión (problemas)

En los encargos, puede añadir y completar notas de revisión. Las notas de revisión pueden indicar al equipo del encargo que es necesario trabajar más en un documento o que deben completarse tareas específicas para un encargo.

Añadir notas de revisión (cuestiones)

Las notas de revisión pueden añadirse a un espacio de trabajo del encargo (entidad) o a documentos, listas de comprobación y otros artefactos del encargo en un archivo del encargo (en línea y de escritorio).

Práctica recomendada: Es mejor crear una nota de revisión(asunto) desde el archivo del encargo para que su equipo pueda tener contexto sobre qué documento, lista de comprobación, línea o encargo requiere atención. Para las notas de revisión generales, considere la posibilidad de utilizar la función de tareas en el espacio de trabajo de encargo.

Documentar los problemas en el archivo del encargo

Puede añadir cuestiones a un documento concreto, a un elemento concreto de un documento o de forma global (para todo el encargo).

Añadir una cuestión global para todo el encargo:

1. En el menú superior, seleccione el icono Añadir incidencia ().

   Aparece una ventana emergente en la página que muestra un cuadro de texto con una barra de herramientas de formato.

2. Introduzca una descripción de su problema en el cuadro de texto.

   Si desea etiquetar a otros miembros del personal para que vean la incidencia, puede introducir el símbolo @ y, a continuación, seleccionar su nombre en la lista. También puede seleccionar cualquier contacto que tenga acceso al encargo.

3. Seleccione un tipo de incidencia en el menú desplegable de la parte inferior del editor.

   

4. Seleccione Crear incidencias.

   El icono Cuestiones () también está disponible en la mayoría de los puntos de los documentos de encargo. Puede seguir los mismos pasos para registrar incidencias en un elemento de documento específico. Por ejemplo, un procedimiento en una lista de control.

Para añadir una incidencia en un elemento del documento:

1. Abra un documento en su encargo y seleccione el elemento para el que desea registrar una incidencia.

   En este ejemplo, estamos añadiendo una incidencia en una línea del balance de sumas y saldos.

2. Seleccione el icono Cuestión ().

   Aparece una ventana emergente en la página que muestra un cuadro de texto con una barra de herramientas de formato.

3. Introduzca una descripción de su problema en el cuadro de texto.

   Si desea etiquetar a otros miembros del personal para que vean la incidencia, puede introducir el símbolo @ y, a continuación, seleccionar su nombre en la lista. También puede seleccionar cualquier contacto que tenga acceso al encargo.

4. Seleccione un tipo de incidencia en el menú desplegable de la parte inferior del editor.

   

5. Seleccione Crear incidencia.

Ver un resumen de las cuestiones

Todas las cuestiones pendientes, resueltas o borradas están disponibles en el informe de cuestiones. Puede utilizar este informe para determinar qué asuntos requieren revisión ahora, o para ver el historial de revisión de un documento.

Nota: Se recomienda borrar una cuestión si desea conservar el historial de la misma. Si borra una cuestión, se elimina del archivo de encargo y del informe de cuestiones.

Para ver un informe resumido de problemas y notas de revisión:

En el menú Nube, seleccione Actividades. Aparece el informe de incidencias.

El informe muestra la siguiente información para cada asunto de su encargo actual:

• Tipo de problema

• Descripción de la cuestión

• Respuestas de los miembros del equipo

• Cambios de estado

• Situación actual

En la parte superior del informe, los problemas se resumen por tipo. Puede utilizar los menús desplegables para filtrar el informe por tipo de incidencia y estado.

Se muestra el registro de notas de revisión actuales e históricas. En esta vista puede cambiar el estado de las cuestiones pendientes (Resolver, Borrar, Suprimir) o editarlas.

Notas de revisión completas (ediciones)

Para completar las notas de revisión, es posible que tenga que colaborar con otros miembros del personal y contactos de los clientes. Tanto si se le asigna una nota de revisión desde un archivo de encargo como desde el espacio de trabajo del encargo, puede hacer ping y etiquetar fácilmente a otras personas en el elemento para obtener aclaraciones o más información del cliente.

Una vez finalizada, marque la tarea como completada o la cuestión como resuelta. En un archivo de encargo también tiene la opción de borrar la cuestión, eliminando así el aviso y manteniendo la nota en sí.

Práctica recomendada: Es mejor crear una nota de revisión(asunto) desde el archivo del encargo para que su equipo pueda tener contexto sobre qué documento, lista de comprobación, línea o encargo requiere atención. Para las notas de revisión generales, considere la posibilidad de utilizar la función de tareas en el espacio de trabajo de encargo.

Completar cuestiones en un archivo de encargo

Cuando se le asigne una cuestión, se le asignará a un documento, elemento de documento o encargo específico.

Una vez solucionada la cuestión, márquela como Resuelta. También puede borrar la cuestión una vez resuelta o si la cuestión ya no es necesaria.

Resolver cuestiones

Una vez finalizada la revisión, puede resolver la cuestión. Puede resolver la cuestión desde el menú Cuestiones o desde el documento asociado. La resolución de la cuestión elimina la notificación del icono de cuestiones, al tiempo que mantiene el historial de la cuestión en el archivo de encargo.

To resolve an issue:

1. Seleccione el icono Cuestión ().

   Junto al icono aparece una ventana emergente que muestra los detalles de la incidencia.

   Nota: Si hay más de un número, las flechas izquierda y derecha () están disponibles en la ventana emergente. Seleccione las flechas para desplazarse por los temas.

2. Seleccione Resolver.

Borrar cuestiones

Después de resolver una cuestión, o si la cuestión ya no es necesaria, puede borrarla del menú de cuestiones. Al borrar la cuestión se elimina la notificación en el icono de cuestiones, pero se mantiene el historial de la cuestión en el archivo de encargo.

Para borrar notas de revisión:

1. Seleccione el icono Cuestión ().

   Junto al icono aparece una ventana emergente que muestra el registro de interacciones de la nota resuelta.

   Nota: Si hay más de una nota resuelta, las flechas izquierda y derecha () están disponibles en la ventana emergente. Seleccione las flechas para desplazarse por las notas resueltas.

2. Seleccione Borrar.

Eliminar cuestiones

Puede eliminar cuestiones que ya no sean relevantes para el encargo. Tenga en cuenta que sólo puede eliminar una cuestión que haya creado. Sólo un usuario administrador puede eliminar cuestiones creadas por otros usuarios.

Para obtener más información, consulte Funciones incorporadas.

Para eliminar una cuestión:

1. Seleccione el icono Cuestión ().

   Aparece una ventana emergente con los detalles de la cuestión.

2. Seleccione el icono Eliminar ().

   Aparece un mensaje de confirmación.

3. Seleccione Sí para eliminar la cuestión.

Una vez que haya eliminado una cuestión, desaparecerá automáticamente del historial del encargo y de la página de cuestiones.