Teilung von Einträgen

The Splitting of Entries analytic test looks for possible split transactions. Split transactions are transactions which have been split into two or more parts in order to circumvent certain controls. For example, if an individual only has the authority to authorize payments below a certain amount threshold, they may split a payment into two or more parts so that each payment is below that threshold. This allows them to authorize each payment individually and work around the regulations that would prevent them from authorizing it if it was a single payment.

Diese Analyse kann zur Identifizierung verwendet werden:

  • Systemische Probleme bei der Verarbeitung von Transaktionen in einer Abteilung

  • Schwächen bei internen Kontrollen, die weitere Auswirkungen haben, die es zu berücksichtigen gilt

  • Schwache Überwachung und Aufdeckung von Aktivitäten

  • Unangemessene oder vorzeitige Transaktionen

  • Interessenskonflikte oder geheime Absprachen zwischen Mitarbeitern

Für die Analyse verwendete Felder

Die folgenden Felder sind für diese Analyse erforderlich:

  • Referenzfeld(er) - Eindeutige(s) Feld(er), das/die zur Erstellung einer eindeutigen Transaktions-ID verwendet wird/werden, wie z. B. das Feld Eintrags-ID für den Hauptbuch-Datensatz. Diese Spalten sind nicht Teil des Ergebnisses, sondern dienen der Identifizierung der Transaktionen, die Teil des Ergebnisses sind. Dieses Feld wurde bereits im Test definiert und kann nicht geändert werden.

  • Core field(s) -

    • The amount field that will be analyzed for split entries

    • One or more fields that will make up the groupings to look for the split transactions. For example, you can look for transactions that have the same vendor, date and were posted by the same user.

Parameter

The following parameters are available for this test:

  • Cutoff amount - Enter an amount to use as a cutoff. Transactions over this amount are ignored when the test is run. This parameter is mandatory.

  • Percentage under - Enter the percentage under the cutoff for transactions to be included in the test. For example, if the cutoff is $10,000 and the percentage is set as 10% then transactions between $9,000 and $10,000 would be included.

  • Number of times during the same period - Select the maximum number of entries a transaction can be split into to be considered a split transaction. Split transactions are often split into two or three entries, so setting a maximum allows you to exclude false positives from the test results. For example, if a company with ten properties pays all their electrical bills for those properties to the same company on the same date, this may be accidentally flagged as a split transaction.

  • Positive, negative or both - Select whether to consider only positive amounts, only negative amounts or both positive and negative amounts.

Test-Konfigurationen

Hinweis: Die verfügbaren Konfigurationen hängen von dem von Ihnen verwendeten Produkt ab.

Die folgenden Konfigurationen sind für diesen Test verfügbar:

  • Splitting of entries based on cutoff

  • Splitting of entries based on percentage cutoff

  • Splitting of entries based on cutoff with maximum number of transactions

Technische Spezifikationen

When you run the Splitting of Entries analytic test, the following steps are performed to run the test:

  1. Legen Sie bei Bedarf Filter über die Daten, damit eine Teilmenge für die Analyse verwendet wird. Wenn kein Filter gesetzt ist, wird die Analyse für die gesamte Datei durchgeführt. Dieser Schritt kann auch als letzter statt als erster Schritt durchgeführt werden.

    Hinweis: Filter sind derzeit nicht verfügbar und werden erst in einer späteren Version enthalten sein.

  2. Überprüfen Sie, ob die erforderlichen Referenzfelder ausgewählt wurden. Wenn keine Felder ausgewählt wurden, erstellen Sie ein eindeutiges Referenzfeld. Dieser Schritt wird nur ausgeführt, wenn bestimmte Felder ausgewählt wurden. Wenn alle Felder vorhanden sind, ist dieser Schritt nicht erforderlich.

  3. Validate that an amount field has been selected and that it is numeric.

  4. Validate that one or more fields have been selected for the grouping.

  5. Validate that a Cutoff amount has been entered and determine what value was selected for the Positive, negative or both parameter. If the choice is Positive then the cutoff needs to be greater than zero. If it’s Negative, then the cutoff needs to be less than zero. If Both, then the absolute value will be used.

  6. If a value is entered for the Percentage under parameter is selected, validate that the percentage is greater than zero.

  7. If a value is entered for the Number of times during the same period parameter, validate that it is greater than zero.

  8. Split transactions under a certain value:

    1. Extract all values between zero and the cutoff value:

      1. If positive or negative are selected, extract all values between zero and the cutoff value.

      2. If both are selected, extract all values between the negative and positive values of the cutoff and zero.

    2. Group the transactions from 8a based on the grouping.

    3. Extract any grouping that is equal to or exceeds the cutoff value.

    4. Join the items from 8c back to the original file in order to extract the entire line item.

  9. Split transactions based on a certain percentage under:

    1. Calculate the percentage amount based on the cutoff.

    2. Based on the percentage amount, extract the values for this range. For example, a $10,000 cutoff at 10% would be $1,000, so values greater than or equal to $9,000 but less than $10,000 would be included.

    3. Perform steps 8b to 8d.

  10. Split transactions under x number of times during the same period.

    1. Extract the transaction based on the parameters selected, this could be with percentages or for positive, negative or both positive and negative values.

    2. Summarize the transactions based on the grouping.

    3. Extract all transactions from step 10b that have less than the number of times during the same period variable step 7.

    4. Extract any grouping that is equal to or exceeds the cutoff value.

    5. Join the items from back to the original file in order to extract the entire line item.

  11. Add grouping references so that items grouped together can be easily understood.

  12. Extrahieren Sie die vom Benutzer ausgewählten Ergebnisfelder. Alle Felder werden standardmäßig extrahiert.

    Hinweis: Die Möglichkeit, Ergebnisfelder auszuwählen, ist derzeit nicht verfügbar und wird in einer späteren Version aufgenommen.