Configuration de la facturation des clients

L'informatique dématérialisée rend la facturation des clients rapide et efficace. Vous pouvez éviter le travail répétitif en créant des modèles de factures qui correspondent aux normes de votre organisation, et collecter des données sur le temps et les dépenses directement via le cloud pour alimenter vos factures nouvellement créées.

Modifier l'apparence par défaut des factures

Commencez par mettre à jour l'apparence par défaut des factures.

Modification des valeurs par défaut des factures

Les valeurs par défaut des factures déterminent l'apparence de base de toutes les factures générées avec Cloud. Modifiez les valeurs par défaut des factures pour personnaliser la numérotation, le symbole de remplissage et le logo par défaut afin de les adapter aux besoins de votre organisation. Vous pouvez modifier les valeurs par défaut des factures dans Paramètres en sélectionnant Temps | Valeurs par défaut.

Par exemple, dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir une facture avec un logo personnalisé (1) et un numéro de facture. Le symbole de remplissage étant fixé à 0 et la longueur du numéro de facture étant fixée à sept, le numéro de facture dans cet exemple devient 0001054 (2).

Créer des modèles de factures

Après avoir défini les valeurs par défaut des factures, vous pouvez créer des modèles de facture pour les clients réguliers ou les tâches. Si votre organisation travaille avec la même entreprise chaque année, vous pouvez créer un modèle de facture spécifique aux besoins de cette entreprise. Vous pouvez également créer un modèle général pour les organisations à but non lucratif si votre organisation travaille dans ce domaine.

Création de modèles de factures

1. Assurez-vous d'avoir le rôle d' administrateur des paramètres ou des privilèges équivalents.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Paramètres.

3. Sélectionnez Temps puis, dans la section Facture, sélectionnez Modèles.

   

4. Sélectionnez Nouveau.

5. Faites glisser les widgets de la palette de widgets vers le modèle de facture dans les onglets Principal, En-têteet Pied de page , selon les besoins.

   • Configurez les widgets de la palette de facturation en sélectionnant leur icône de configuration ( ).

   • Modifier l'apparence du modèle en sélectionnant Mise en page( ).

   

6. Sélectionnez Enregistrer.

Add custom billing codes

Maintenant que vous avez établi la forme de base de vos factures, vous devez définir les codes de facturation de votre organisation. Bien que plusieurs codes de facturation soient inclus par défaut dans Cloud, vous pouvez en ajouter d'autres pour correspondre au travail effectué par votre organisation. Par exemple, vous pouvez ajouter le code AUD pour les services d'audit ou CST pour les services de conseil.

Pour ajouter un code de facturation :

1. Assurez-vous d'avoir le rôle d' administrateur des paramètres ou des privilèges équivalents.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Paramètres.

3. Sélectionnez Temps puis, dans la section Facture, sélectionnez Codes de facturation.

   

4. Sélectionnez Nouveau.

5. Complétez les champs comme il convient. Le champ Code de facturation est obligatoire.

   

   Remarque : La liste des codes de facturation peut ne pas être triée correctement si elle contient des codes alphanumériques de longueur incohérente (par exemple 1 ABC, 23 DEF, 456 GHI). Pour remédier à ce problème, ajoutez des zéros à chaque numéro afin de garantir une longueur cohérente (par exemple, 001 ABC, 023 DEF, 456 GHI) ou utilisez des codes numériques.

6. Sélectionnez Enregistrer pour ajouter le nouveau code de facturation.

Veiller à ce que les membres du personnel soumettent des relevés d'heures

Vos factures dépendent de la rapidité et de l'exactitude des entrées de temps et de dépenses du personnel de votre organisation. Pour être sûr de recevoir ces informations en temps voulu, vous pouvez configurer des notifications automatiques par courrier électronique. Ces courriels peuvent rappeler au personnel de compléter leurs feuilles de temps ou de finaliser leurs entrées en attente.

Pour configurer les notifications hebdomadaires par courrier électronique pour les saisies de temps :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' administrateur des paramètres et que les destinataires prévus ont l'autorisation de traiter leurs propres entrées et d' afficher leurs propres entrées .

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Paramètres.

3. Dans le menu déroulant Temps, sélectionnez l'une ou l'autre des options suivantes :

   1. Heures courtes - rappeler au personnel de compléter sa feuille de temps de la semaine précédente.

   2. Entrées en attente - rappeler au personnel d'examiner les entrées en attente de la semaine précédente qui n'ont pas encore été acceptées.

4. Sélectionnez Envoyer une notification hebdomadaire par courrier électronique tous les et indiquez la date et l'heure auxquelles la notification sera envoyée.

5. Saisissez un objet et un corps demessage personnalisés. Vous pouvez ajouter des balises pour rendre le contenu dynamique et personnalisé. Vous pouvez ajouter les balises suivantes :

   • Prénom de l'agent
   • Nom de famille du personnel
   • Début de la semaine
   • Fin de la semaine

   

6. Sélectionnez Enregistrer.