Procedure antwoorden

In de module ONTWERP documenteren de systeemontwerpers op het tabblad Procedurereacties hoe ze de beleidsreacties van het bedrijf in de praktijk brengen.

Procedurereacties definiëren

Er zijn 3 soorten procedureantwoorden.

1. Verplichte procedureantwoorden - Deze procedureantwoorden worden voorgeschreven door de toepasselijke kwaliteitsmanagementnorm van het bedrijf. Het bedrijf moet hun relevantie beoordelen.

2. Procedurereacties van het netwerk - Deze procedurereacties worden, indien relevant, voorgeschreven door het netwerkbedrijf van het bedrijf. Het netwerkbedrijf verspreidt de voorgeschreven procedureantwoorden, die vervolgens worden geïmporteerd in Instellingen. Het bedrijf moet hun relevantie beoordelen.

3. Bedrijfsprocedurereacties - Deze procedurereacties worden geregistreerd door het bedrijf en komen bovenop de verplichte en netwerkprocedurereacties.

Volledige reactie op procedure

Om het dialoogvenster Procedure response te vervolledigen, kunnen systeemontwerpers een nieuwe procedure response toevoegen of een bestaande procedure response wijzigen die al in de tabel is opgenomen.

Zie Een procedureantwoord wijzigen om een procedureantwoord te wijzigen.

Om een nieuw procedureantwoord toe te voegen:

1. Selecteer het pictogram Toevoegen () en selecteer Procedure response.

   

2. Vul het dialoogvenster Procedure response in.

Het dialoogvenster Procedure response bevat de volgende velden die moeten worden ingevuld:

Let op: Bij het invullen van een verplicht of netwerkprocedureantwoord worden sommige velden vooraf ingevuld en kunnen ze niet worden gewijzigd.

Veld	Invoer
Gekoppelde beleidsreacties	In dit veld worden de beleidsreacties vermeld die door de procedurele reactie worden behandeld.
Titel	Voer een korte titel in voor het antwoord van de procedure.
ID	Voer het unieke identificatienummer voor de procedure response in.
Type	Geen invoer vereist.
Relevant	Selecteer Ja als het antwoord op de procedure relevant is voor het bedrijf of selecteer Nee als het antwoord op de procedure niet relevant is voor het bedrijf. De standaardinstelling is Ja.
Reden voor niet relevant	Dit veld verschijnt als het bedrijf heeft aangegeven dat het antwoord op de procedure niet relevant is voor het bedrijf. Geef een reden op waarom het antwoord op de procedure niet relevant is voor het bedrijf.
Reactie procedure	Geef een beschrijving van de reactie op de procedure. Let op: Wanneer een procedureantwoord uit de bibliotheek wordt geselecteerd, kan het bedrijf het procedureantwoord aanpassen aan de unieke kenmerken van het bedrijf. Verplichte en netwerkprocedureantwoorden kunnen niet worden gewijzigd en het gedeelte Aanvullende beschrijving kan worden gebruikt om meer context te geven aan een voorgeschreven procedureantwoord.
Extra beschrijving	Voeg indien nodig een extra beschrijving toe. Wanneer verplichte en netwerkprocedureantwoorden als relevant zijn geselecteerd, kan een bedrijf ervoor kiezen om meer context te geven aan het procedureantwoord in dit veld.
Toepasselijke norm(en)	Selecteer de norm(en) waarop de procedurereactie betrekking heeft. Als het bedrijf slechts één van toepassing zijnde norm heeft geselecteerd, hoeft er geen selectie te worden gemaakt.
Gezaghebbende referentie(s)	Neem waar nodig gezaghebbende referenties op.
Koppeling(en)	Neem links op naar externe documentatie, met vermelding van de naam en URL van elk gelinkt document. URL's kunnen leiden naar Caseware Cloud instanties of andere locaties.
Gekoppelde taken	Eerder vastgelegde taken kunnen worden gekoppeld aan deze procedurereactie met behulp van het vervolgkeuzemenu. Wanneer een taak later wordt opgenomen, wordt de link naar dit procedureantwoord opgenomen bij het voltooien van de taakdialoog.
Natuur	Vermeld details over de reactieprocedure. Bijvoorbeeld: Is de reactie preventief, detectief of een combinatie van beide? Zal de procedure een handmatig proces zijn of gebruikmaken van technologie? Zijn er extra middelen nodig om het antwoord te implementeren?
_TIJD	Selecteer de optie vanuit het Menu: Handmatig - De reactie op de procedure wordt niet gepland in SQM en gebruikers moeten handmatig een taak toevoegen die moet worden voltooid wanneer de procedure wordt uitgevoerd. Gepland - De uitvoering van het procedureantwoord wordt een geplande taak binnen SQM en gebruikers ontvangen meldingen over de taken die moeten worden voltooid.
Antwoord van toepassing op	Selecteer de optie vanuit het Menu:
Antwoord van toepassing op - Andere	Dit veld verschijnt als het bedrijf heeft aangegeven dat het antwoord van toepassing is op Overig. Het veld moet worden ingevuld om aan te geven op wie het antwoord van toepassing is.
Frequentie	Dit veld verschijnt als het bedrijf de timing van de procedurerespons heeft geselecteerd als Gepland. Om de frequentie van de geplande procedurereactie in te stellen, selecteert u Frequentie bewerken.
Omvang	Selecteer de optie vanuit het Menu:
Selectie van activiteit	Dit veld verschijnt als het bedrijf heeft aangegeven dat het antwoord op de procedure alleen van toepassing is op een selectie van activiteiten. Documenteer details over de selectie van activiteiten. Het antwoord op de procedure is bijvoorbeeld van toepassing op de benoeming van: Alleen auditpersoneel Al het personeel met professionele kwalificaties Alleen voor nieuwe werknemers
Toegewezen en toegewezen groepen	Wijs de procedurerespons toe aan de betreffende persoon/personen en/of groepen. De aan de taak toegewezen personen zijn verantwoordelijk voor het implementeren van de procedures zoals nodig, ofwel door taken binnen SQM uit te voeren of door ze te documenteren in opdrachtdossiers.
Notitie	Voeg eventuele extra notities toe.
Geldig vanaf	Laat dit veld leeg als het antwoord op de procedure onmiddellijk van kracht is. Als het antwoord op de procedure op een toekomstige datum ingaat, voer die datum dan in dit veld in. De reactie op de procedure kan dan worden vastgelegd en gepubliceerd vóór de ingangsdatum.
Effectief tot	Laat dit veld leeg als het antwoord op de procedure in de nabije toekomst van kracht blijft. Als een procedurerespons na een bepaalde datum niet meer in gebruik is, noteer die datum dan in dit veld.

Let op: Velden gemarkeerd met een rood sterretje(*) zijn verplicht en moeten worden ingevuld voordat de reactie op de procedure kan worden opgeslagen.

Velden gemarkeerd met een blauw sterretje(*) hoeven niet te worden ingevuld voordat het antwoord op de procedure kan worden opgeslagen, maar moeten wel worden ingevuld voordat het antwoord op de procedure kan worden afgetekend als voorbereid.

3. Zodra het dialoogvenster is ingevuld, selecteert u OPSLAAN.

Een procedurerespons wijzigen

Merk op dat bestaande procedureantwoorden alleen kunnen worden gewijzigd als de status in Conceptmodus staat. Als een procedureantwoord al is geaccepteerd of beoordeeld, moet de aftekening worden verwijderd voordat het procedureantwoord kan worden gewijzigd.

Een procedurerespons wijzigen:

1. Klik op het pictogram Uitvouwen () onder de kolom Relevant.

   De respons van de procedure wordt uitgebreid.

   

2. Selecteer het pictogram Bewerken () en wijzig de reactie op de procedure zoals vereist.

3. Selecteer OPSLAANom de gemaakte wijzigingen op te slaan.

   

Bewerk de frequentie van de reactie op de procedure

Als het bedrijf besluit om een procedure response in te plannen, zullen gebruikers automatisch meldingen ontvangen over de taken die ze moeten voltooien in SQM.

Let op: Meldingen worden alleen verzonden voor gepubliceerde procedureantwoorden met gekoppelde taken en worden niet verzonden voor taken waarvan de status in Conceptmodus staat of voor taken die zijn afgetekend maar niet zijn gepubliceerd.

Met de functie Frequentie bewerken plant het bedrijf wanneer en hoe vaak de gebruikers de procedure moeten uitvoeren.

De bewerkingsfrequentie instellen:

1. Selecteer Frequentie bewerken in het dialoogvenster Reactie procedure .

   Het dialoogvenster Frequentie bewerken verschijnt.

   

2. Selecteer hoe vaak de procedure moet worden uitgevoerd.

3. Klik op Feestdagen instellen. Merk op dat taakmeldingen om 10:00 uur 's ochtends worden verzonden op de opgegeven data, waarbij de tijdzone wordt gebruikt van de regio waar uw Caseware Cloud instance is geïmplementeerd.

Reactie procedure verwijderen

Let op: Als een procedurereactie is geaccepteerd of beoordeeld, moet de aftekening worden verwijderd voordat de procedurereactie kan worden verwijderd.

Om een procedureantwoord te verwijderen:

Let op: Verplichte en netwerkprocedureantwoorden kunnen niet worden verwijderd.

1. Klik op het pictogram Uitvouwen () onder de kolom Relevant om het antwoord op de procedure uit te vouwen.

2. Selecteer het pictogram Verwijderen ().

3. Selecteer Verwijderenin het bevestigingsvenster.

Let op: Als het antwoord op de procedure niet van toepassing is op een bedrijf, wordt deze gemarkeerd als Niet relevant. Niet-relevante antwoorden op procedures worden niet meegenomen in het ontwerp van het kwaliteitsmanagementsysteem van het bedrijf.

Handtekeningen en goedkeuringen

Procedureantwoorden die als Relevant zijn geselecteerd en als Voorbereid zijn afgetekend, worden als definitief beschouwd en opgenomen in het conceptkwaliteitsmanagementsysteem. Zodra het bedrijf de ontwerpen goedkeurt, worden ze gepubliceerd.