Crear campos, etiquetas y flujos de trabajo personalizados

Aunque Cloud dispone de varias herramientas de categorización integradas que le ayudarán a organizar a su personal, equipos internos, contactos y clientes, es posible que desee personalizar estas categorías y añadirlas o editarlas para que reflejen mejor las operaciones de su organización.

Creación de etiquetas

Las etiquetas son palabras clave que puede asignar a personas, entidades o archivos en Cloud. Las etiquetas pueden utilizarse como términos de búsqueda, lo que facilita a los usuarios la localización del material y el personal pertinentes. Los administradores pueden crear tanto etiquetas para todo el sistema , que pueden asignarse a todas las categorías, como etiquetas especializadas, que los usuarios sólo pueden asignar al personal, los contactos, los expedienteso las entidades.

Para crear etiquetas:

1. Asegúrese de tener el rol de Administrador de Configuración o privilegios equivalentes.

2. En el menú Nube, seleccione Actividades.

3. Seleccione Personalización | Gestión de Vistas.

4. Seleccione Añadir para abrir el cuadro de diálogo Añadir etiqueta.

5. Introduzca un Nombre y especifique el Tipo de Etiqueta(Todo el Sistema, Personal, Contactos, Archivoso Entidades) para su nueva etiqueta.

   

6. Seleccione OK.

Verá las etiquetas creadas en el cuadro de diálogo Etiqueta () para cualquier objeto de Nube para el que estén disponibles las etiquetas. Seleccione Etiquetas no asignadas para asignarlas al objeto y seleccione Guardar para aplicar los cambios.

Creación de campos personalizados para entidades

Cloud viene con un conjunto predefinido de propiedades que los usuarios pueden asignar a cada tipo de entidad cuando añaden o editan una entidad, pero también puede añadir grupos de propiedadespersonalizados.

Por ejemplo, supongamos que desea que los usuarios puedan clasificar Otras entidades por el tipo de servicio que prestan a su organización, como Suministros de oficina, Consultoría jurídicao Personal. Puede añadir un grupo de propiedades llamado Tipo de servicio a Otras entidades y, a continuación, añadir cada tipo de servicio prestado como una opción.

Para añadir campos personalizados a las entidades:

1. Asegúrese de tener el rol de Administrador de Configuración o privilegios equivalentes.

2. En el menú Nube, seleccione Actividades.

3. Seleccione Personalización | Propiedades de la Entidad Personalizada.

   

4. Seleccione el tipo de entidad para la que desea añadir un grupo depropiedades(Todas, Clientes, Otras entidadeso Entidades internas) y, a continuación, seleccione Añadir grupo de propiedades.

   

5. Introduzca un nombre de Grupo en el primer campo de texto y seleccione Añadir propiedad para añadir campos de texto para las propiedades.

   

6. En los cuadros desplegables situados junto a cada propiedad, seleccione el Tipo de entrada que se requiere del usuario para esa propiedad, como una URL o un importe.

7. Para cualquier campo en el que la entrada del usuario sea necesaria para que la entidad se guarde, seleccione la casilla de verificación Campo obligatorio .

8. Seleccione Guardar para crear las propiedades de entidad personalizadas.

El grupo de propiedades guardado aparecerá en los cuadros de diálogo de creación y edición del tipo de entidad especificado.

Creación de flujos de trabajo

En Cloud, un flujo de trabajo es un proceso que puede crearse para cualquier usuario, entidad o tipo de objeto de Cloud. Los flujos de trabajo asignan etapas a estos objetos como una forma de ayudar a organizarlos según lo avanzados que estén en el "flujo" diseñado

Por ejemplo, es posible que desee crear un flujo de trabajo para Entidades de clientes para ayudar a clasificar a sus clientes según la etapa actual de su relación comercial (como Cliente nuevo o Cliente a largo plazo). Consulte Ejemplos de flujos de trabajo para obtener más sugerencias de flujos de trabajo.

Para crear un nuevo flujo de trabajo:

1. Asegúrese de tener el rol de Administrador .

2. En el menú Nube, seleccione Actividades.

3. Seleccione Personalización | Gestión de Vistas.

4. Junto al tipo de elemento que desea crear, seleccione (No asignado) | Crear flujo de trabajo.

   

5. Introduzca un Nombre de flujo de trabajo y Seleccione Añadir etapa () para comenzar a especificar las etapas de este flujo de trabajo.

   

6. Seleccione el desplegable de color ( ) para cambiar el color de la etapa de trabajo o arrastre el icono ( ) para reordenar las etapas.

7. Haga clic en Aceptar.

Para modificar un flujo de trabajo existente:

1. Asegúrese de tener el rol de Administrador .

2. Vaya a Configuración | Personalización | Gestión del flujo de trabajo.

3. Seleccione Gestionar flujos de trabajo.

   

4. En el cuadro de diálogo Gestionar flujos de trabajo , seleccione una etapa de flujo de trabajo aplicable y seleccione Editar.

   

5. Realice los cambios en el flujo de trabajo y seleccione OK.

   

Once you create workflows, you can assign them to items. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo de estado del personal con etapas como nuevo, a prueba, a tiempo completoy baja temporal. Una vez establecido el flujo de trabajo de los miembros del personal, puede establecer el estado de los nuevos usuarios.

To assign workflows to users:

1. Asegúrese de tener el rol de Administrador de Configuración o privilegios equivalentes.

2. From the Cloud menu, select Staff or Contacts.

3. Seleccione el usuario cuya etapa de flujo de trabajo desea modificar.

4. En el menú del usuario, seleccione el flujo de trabajo actual y, a continuación, la opción de nuevo flujo de trabajo.