Aangepaste velden, tags en workflows aanmaken

Hoewel Cloud verschillende ingebouwde categorisatietools heeft om je te helpen je personeel, interne teams, contactpersonen en klanten te organiseren, wil je deze categorieën misschien aanpassen en categorieën toevoegen of bewerken om ze beter te laten aansluiten bij de activiteiten van je organisatie.

Tags aanmaken

Trefwoord dat u kunt toewijzen aan personen, entiteiten of bestanden in Caseware Cloud. Tags kunnen worden gebruikt als zoektermen, zodat gebruikers eenvoudig relevante materialen en personeel kunnen vinden. Beheerders kunnen zowel systeembrede tags aanmaken die kunnen worden toegewezen aan alle categorieën als gespecialiseerde tags die gebruikers alleen kunnen toewijzen aan medewerkers, contactpersonen, bestanden of entiteiten.

Tags aanmaken

1. Zorg ervoor dat u de beheerdersrol voor instellingen of gelijkwaardige rechten hebt.

2. Selecteer Activiteitenin het menu Cloud.

3. Selecteer Customization | Views Management.

4. Selecteer Toevoegen om het dialoogvenster Tag toevoegen te openen.

5. Voer een naam in en geef het tagtype(systeembreed, personeel, contactpersonen, bestandenof entiteiten) op voor uw nieuwe tag.

   

6. Selecteer OK.

Je ziet de aangemaakte tags in het dialoogvenster Tag () voor alle Cloud-objecten waarvoor de tags beschikbaar zijn. Selecteer Niet-toegewezen tags om ze toe te wijzen aan het object en selecteer Opslaan om uw wijzigingen toe te passen.

Aangepaste velden voor entiteiten maken

Cloud wordt geleverd met een voorgedefinieerde set eigenschappen die gebruikers kunnen toewijzen aan elk entiteittype wanneer ze een entiteit toevoegen of bewerken, maar u kunt ook aangepaste groepen met eigenschappentoevoegen.

Stel bijvoorbeeld dat u wilt dat gebruikers Andere entiteiten kunnen classificeren op basis van het type dienst dat ze leveren aan uw organisatie, zoals Kantoorbenodigdheden, Juridisch adviesof Personeel. Je kunt een eigenschapgroep met de naam Servicetype toevoegen aan Andere entiteiten en vervolgens elk type service als optie toevoegen.

Om aangepaste velden voor entiteiten toe te voegen:

1. Zorg ervoor dat u de beheerdersrol voor instellingen of gelijkwaardige rechten hebt.

2. Selecteer Activiteitenin het menu Cloud.

3. Aanpassing | Aangepaste entiteiteigenschappen

   

4. Selecteer het type entiteit waarvoor u een eigenschappengroep wilt toevoegen(Alle, Klanten, Overige entiteitenof Interne entiteiten) en selecteer vervolgens Eigenschappengroep toevoegen.

   

5. Voer een groepsnaam in het eerste tekstveld in en selecteer Eigenschap toevoegen om tekstvelden voor de eigenschappen toe te voegen.

   

6. Selecteer in de vervolgkeuzelijsten naast elke eigenschap het type invoer dat de gebruiker nodig heeft voor die eigenschap, zoals een URL of een bedrag.

7. Schakel het selectievakje Vereist veld in voor elk veld waarin gebruikersinvoer vereist is om de entiteit op te slaan.

8. Selecteer Opslaan om de aangepaste entiteiteigenschappen te maken.

Uw opgeslagen eigenschapgroep verschijnt in de dialoogvensters voor het maken en bewerken van het entiteittype dat u hebt opgegeven.

Workflows creëren

In Cloud is een workflow een proces dat kan worden aangemaakt voor elke gebruiker, entiteit of type Cloud-object. Workflows kennen stadia toe aan deze objecten om ze te organiseren volgens hoe ver ze zijn in de ontworpen "flow"

Je wilt bijvoorbeeld een workflow maken voor Client Entities om je klanten te categoriseren op basis van de huidige fase van jullie zakelijke relatie (zoals Nieuwe of Langdurige klant). Zie Workflowvoorbeelden voor meer workflowvoorstellen.

Maak een nieuwe map aan

1. Zorg ervoor dat je de beheerdersrol hebt.

2. Selecteer Activiteitenin het menu Cloud.

3. Selecteer Customization | Views Management.

4. Naast het type item dat u wilt maken, selecteert u (Niet toegewezen) | Workflow maken.

   

5. Voer een workflownaam in en selecteer Stap toevoegen () om te beginnen met het specificeren van de stappen van deze workflow.

   

6. Selecteer het kleurkeuzemenu ( ) om de kleur van de werkstappen te wijzigen of sleep het pictogram ( ) om de volgorde van de werkstappen te wijzigen.

7. Klik op OK.

Een bestaande workflow wijzigen:

1. Zorg ervoor dat je de beheerdersrol hebt.

2. Ga naar Instellingen | Aanpassingen | Werkstroombeheer.

3. Selecteer Workflows beheren.

   

4. Selecteer in het dialoogvenster Werkstromen beheren een toepasselijke werkstroomfase en selecteer Bewerken.

   

5. Breng je wijzigingen aan in de workflow en selecteer OK.

   

Once you create workflows, you can assign them to items. Je kunt bijvoorbeeld een workflow voor personeelsstatus maken met stadia zoals nieuw, proeftijd, voltijdsen tijdelijk verlof. Zodra een workflow voor medewerkers is ingesteld, kun je de status voor je nieuwe gebruikers instellen.

To assign workflows to users:

1. Zorg ervoor dat u de beheerdersrol voor instellingen of gelijkwaardige rechten hebt.

2. Selecteer Activiteitenin het menu Cloud.

3. Selecteer de gebruiker van wie je de workflowfase wilt wijzigen.

4. Selecteer in het menu van de gebruiker de huidige workflow en selecteer vervolgens de optie Nieuwe workflow.