Bestanden delen met gebruikers en/of groepen

U kunt bestanden delen met uw medewerkers of contactpersonen in Cloud door rollen toe te wijzen op het bestand. Stel, u wilt dat een contactpersoon controleert of een bestand in Cloud nog wel up to date is. U kunt dan de rol Contactpersoon - Lezer toewijzen zodat de gebruiker toegang heeft tot het bestand en ook kan lezen of alles wel klopt.

Let op: Als u gebruikers of groepen een rol wilt toewijzen voor een bestand, zorg er dan voor dat deze gebruikers wel eerst toegang hebben tot de entiteit waar het bestand in staat. Controleer eerst of alle gebruikers en/of groepen dus toegang hebben tot de entiteit voordat u een bestand gaat delen. Voor meer informatie, zie Systeembrede rollen toewijzen.

Rollen toewijzen op een bestand

Om een bestand te delen moet u eerst een rol toewijzen aan gebruikers voor dat bestand. Vanaf de pagina Bestanden kunt u rollen toewijzen voor specifieke bestanden. U kunt gebruikers ook rollen toewijzen voor meerdere bestanden tegelijk zodat u alles meteen kunt delen.

U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor het bestand dat u wilt delen.

Toegang geven tot bepaalde bestanden in een entiteit:

1. Klik op Bestanden in het Cloudmenu ().

2. Selecteer de entiteit.

   

3. Selecteer het bestand en klik dan op Deel ().

   

4. Selecteer welke gebruikers of groepen toegang moeten krijgen tot het bestand of de activiteit en klik dan op Rollen toewijzen (#) en kies de juiste rol die u wilt toekennen.

   Let op: Als de gebruiker bepaalde rollen al heeft door eerdere toewijzingen verschijnen deze onder Overgenomen.

   

5. Klik op Deel.

Gebruikers of groepen rollen toewijzen voor meerdere bestanden:

1. Klik op Bestanden in het Cloudmenu ().

2. Selecteer de entiteit.

   

3. Selecteer de bestanden en klik op Meer Acties () | Deel.

   

4. Selecteer de groepen, medewerkers en contactpersonen die u toegang wilt geven en kies de juiste rol in het keuzemenu.

   

5. Klik op Deel.

Maak een map aan die zichtbaar is voor contactpersonen

Ter bevordering van de samenwerking en het beheer van bestanden kunt u ook mappen met contactpersonen delen. Zo kunt u bijvoorbeeld een map maken die contactpersonen kunnen gebruiken om bestanden naar te uploaden, of een map met bestanden die contactpersonen nog moeten reviewen.

Als u de map heeft gedeeld is deze zichtbaar voor alle contactpersonen die ook toegang hebben tot de entiteit. Let wel op, want contactpersonen hebben niet automatisch toegang tot de bestanden in de mappen.

Om een map zichtbaar te maken voor contactpersonen heeft u de rol Bewerker nodig voor de entiteit of vergelijkbare machtigingen.

Een map aanmaken die zichtbaar is voor contactpersonen:

1. Ga vanuit het Cloudmenu () naar, bijvoorbeeld, de pagina Working Papers of de Bestandenpagina.

2. Klik op het pijltje ) naar de map en klik op Bewerken. Onderliggende mappen worden automatisch ook zichtbaar gemaakt.

   

3. Vink de optie Zichtbaar voor alle contactpersonen aan en klik op OK.