Désactiver ou supprimer des comptes

Lorsqu'une personne quitte votre organisation, vous devez désactiver ou supprimer son compte Cloud. Lorsque vous supprimez le compte d'un membre du personnel, vous devez également transférer la propriété de tous les documents Google ou SharePoint à un autre membre du personnel.

Pour désactiver le compte d'un membre du personnel :

Ladésactivation du compte d'un membre du personnel l'empêche de se connecter à Cloud, mais préserve son profil, ses fichiers, ses activités et ses discussions. Vous pouvez désactiver un utilisateur s'il part en congé prolongé. Les comptes de contact ne peuvent pas être désactivés, mais seulement supprimés. Pour plus d'informations, voir Supprimer le compte d'un employé ou d'un contact.

Pour désactiver le compte d'un membre du personnel :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' administrateur du personnel ou des privilèges équivalents.

  2. Dans le menu Nuage, sélectionnez Personnel.

  3. Sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le statut, puis sélectionnez Modifier ().

    Modifier un utilisateur à partir de son menu

  4. Dans la liste déroulante Statut , sélectionnez Inactif.

    Pour désactiver un utilisateur, modifiez son statut

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Vous avez désactivé l'utilisateur. L'utilisateur ne pourra pas se connecter à Cloud.

Supprimer le compte d'un employé ou d'un contact

La suppression du compte d'un utilisateur le retire du système. L'utilisateur ne pourra pas se connecter au nuage ni accéder aux fichiers des Working Papers compatibles avec SmartSync. Les fichiers, activités et discussions créés par l'utilisateur restent visibles. Il se peut que vous souhaitiez supprimer un utilisateur lorsque sa relation avec votre organisation prend fin.

Pour supprimer un membre du personnel ou un contact :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' administrateur du personnel ou des privilèges équivalents.

  2. Dans le menu Nuage, sélectionnez Personnel ou Contacts.

  3. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Autres actions | Supprimer.

    Suppression d'un utilisateur

  4. Dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Oui.

Vous avez supprimé un utilisateur.

Reassign a staff member's work

Si vous venez de supprimer le compte d'un membre du personnel, ses demandes de dossiers et ses tâches doivent être réaffectées. Les demandes de fichiers sont réaffectées en utilisant les paramètres de partage du fichier, tandis que les tâches sont réaffectées en modifiant directement la tâche.

Pour réattribuer une demande de dossier :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' accès à l' entité ou des droits équivalents sur l'entité.

  2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Activités.

  3. Dans la liste déroulante Activités, sélectionnez Demandes de dossier.

    Sélectionnez Demandes de dossier dans le menu Activités

  4. Sélectionnez la demande de dossier que vous souhaitez réaffecter. Dans le menu du fichier, sélectionnez Partager ().

    Sélectionnez l'icône de partage pour réaffecter une demande de fichier

  5. Sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez réattribuer la demande, puis sélectionnez Attribuer des rôles à (#) et les rôles appropriés.

    Attribuer des rôles à une activité

  6. Sélectionnez Partager.

Vous avez réattribué la demande de dossier.

Pour réaffecter une tâche :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' accès à l' entité ou des droits équivalents sur l'entité.

  2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Activités.

  3. Dans la liste déroulante Activités, sélectionnez Tâches.

    Sélectionnez Tâches dans le menu déroulant Activités

  4. Sélectionnez la tâche que vous souhaitez réaffecter, puis sélectionnez Modifier ().

    LModifier une tâche pour la réaffecter

  5. Dans le champ Assignés , décochez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer de la tâche et ajoutez les utilisateurs auxquels vous souhaitez réassigner la tâche.

    Ajouter ou supprimer des utilisateurs dans le champ Affectés

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous avez réaffecté la tâche de l'utilisateur.

Transférer la propriété d'un document Google ou SharePoint

Les documents Google ou SharePoint associés à un compte supprimé ou désactivé peuvent être transférés à un autre membre du personnel. En transférant la propriété, vous ne perdrez pas l'accès à des documents importants. Avant de pouvoir transférer la propriété d'un document à un autre utilisateur, ce dernier doit avoir activé l'intégration de SharePoint ou de Google. Pour en savoir plus, voir Intégrer des outils de productivité à Caseware Cloud.

Pour transférer la propriété d'un document :

  1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire dans l'entité associée au fichier que vous souhaitez transférer.

  2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Fichiers.

  3. Choisissez le fichier dont vous souhaitez transférer la propriété, puis sélectionnez Autres actions | Transférer.

    Transférer la propriété d'un document

  4. Une boîte de dialogue s'ouvre pour dresser la liste de tous les utilisateurs concernés. Sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez transférer la propriété du fichier, puis sélectionnez OK.

Vous avez transféré la propriété du document.