Dokumente an eine Engagementdatei anhängen

Bei der Arbeit in Ihrem Engagement könnte es notwendig sein, unterstützende Begleitdokumente in die Engagementdatei einzubinden. Beispielsweise könnte jede der folgenden Dateien Teil Ihres Engagements sein:

• Zusätzliche Datensätze in einer von Ihrem Kunden gesendeten Tabelle

• Eine vorhandene Vorlage für einen Kundenbrief, die Sie neuen Engagements hinzufügen möchten

• Ein unterschriebenes Auftragsbestätigungsschreiben im PDF-Format, das von Ihrem Kunden gesendet wurde

Sie können diese Begleitdokumente zu Ihrer Engagementdatei hinzufügen. Sobald Sie sie hinzugefügt haben, können Sie jederzeit darauf zugreifen, um Referenzen hinzuzufügen oder Änderungen vorzunehmen.

Neue Word- und Excel-Dokumente hochladen

Sie können Kopien von Word- und Excel-Dokumenten von Ihrem eigenen Computer oder einem anderen Gerät in Ihr Engagement hochladen.

Hinweis: The maximum upload size for files is 500 MB per file.

So laden Sie unterstützende Dokumente in die Engagementdatei hoch:

1. Wählen Sie oben im Menü Dokumente.

2. Um das Dokument hochzuladen, können Sie:

   • Ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop von Ihrem Computer und legen Sie sie ab.

     Hinweis: Sie müssen Dateien per Drag-and-Drop in einen bestimmten Ordner oder Platzhalter ziehen, um die Datei hochzuladen.

   • Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um die Datei hochzuladen.

     1. Gehen Sie zu der Stelle, an der Sie das unterstützende Dokument einfügen möchten, und wählen Sie Hinzufügen () | Hochladen.

        

     2. Wählen Sie die hochzuladende Datei aus und wählen Sie dann Öffnen.

Die ausgewählte Datei wird in das Engagement hochgeladen und auf der Seite Dokumente angezeigt. Andere Engagement-Teammitglieder können die Datei sehen und darin arbeiten.

Dateien aus Cloud kopieren

Wurden Begleitdokumente für Ihr Engagement bereits in Caseware Cloud hochgeladen, können Sie die Dateien direkt aus Cloud kopieren und in die Engagementdatei einfügen. Sie können auch Dokumente aus anderen Engagements in derselben Entität kopieren.

So kopieren Sie Dateien aus der Cloud in die Engagementdatei:

1. Wählen Sie oben im Menü Dokumente.

2. Gehen Sie zu der Stelle, an die Sie eine Datei aus der Cloud kopieren möchten, und wählen Sie Hinzufügen () | Aus Caseware Cloud kopieren.

3. Wählen Sie im Dialog Zu kopierende Datei auswählen die Dateien aus, die Sie zu diesem Engagement hinzufügen möchten

   Beachten Sie, dass Sie auch Massendruck-Dokumentengruppen importieren können.

   

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Die ausgewählten Dateien werden aus Cloud zu Ihrer Engagementdatei hinzugefügt. Sie werden auf der Seite Dokumente angezeigt.

Zugriff auf ein hochgeladenes Word- oder Excel-Dokument

Wurde eine Datei aus Word oder Excel auf der Seite Dokumente hinzugefügt, können Sie direkt aus dem Engagement auf die freigegebene Kopie zugreifen.

So greifen Sie auf hochgeladene Word- oder Excel-Dateien zu:

1. Klicken Sie oben im Menü Dokumente.

2. Wählen Sie die Word- oder Excel-Datei in der Dokumentenliste aus.

3. Wählen Sie In Office (Desktop) öffnen, um die Datei direkt in Word oder Excel zu öffnen.

   

Die ausgewählte Datei wird in Word oder Excel geöffnet. Diese Datei ist mit Ihrem Engagement verbunden. Dies bedeutet, wenn Sie Änderungen an einer Datei vornehmen und speichern, können andere Engagement-Teammitglieder, die die Datei öffnen, Ihre Änderungen sofort sehen.

Bitte beachten Sie: Eine freigegebene Word- oder Excel-Datei kann jeweils nur von einem Mitglied des Engagementteams verwendet werden. Wenn ein Mitglied eines Teams eine Datei öffnet, wird die Datei für andere Mitarbeiter, die sie öffnen, schreibgeschützt angezeigt. Das Cloud-Symbol der Person, die aktuell die Datei bearbeitet, wird neben dem Dokument angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Microsoft Standardsicherheitseinstellungen Makros für Word- und Excel-Dateien aus dem Internet, z. B. in einem Engagement gehostete Dateien, deaktiviert werden. Wenn Ihr Konto von Ihrem IT-Administrator verwaltet wird, können Ihre Berechtigungen über Gruppenrichtlinien für Vertrauenswürdige Speicherorte verwaltet werden. Andernfalls können Sie Ihre persönlichen Einstellungen aktualisieren, um Makros erneut zu aktivieren.

Makros standardmäßig in Word oder Excel aktivieren:

1. Wählen Sie in Word oder Excel Datei | Optionen.

2. Wählen Sie Trust Center | Einstellungen für das Trust Center.

3. Klicken Sie auf Vertrauenswürdige Speicherorte.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vertrauenswürdige Speicherorte im Netzwerk zulassen.

5. Klicken Sie auf Neuen Speicherort hinzufügen....

6. Geben Sie im Dialog Vertrauenswürdiger Microsoft Office-Speicherort Ihre App-Domäne im Feld Pfad im folgenden Format ein: https://app.[YourDomain]/

   Beispiel: https://app.casewarecloud.com

   

7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner dieses Speicherorts sind ebenfalls vertrauenswürdig.

8. Sie können ggf. im Feld Beschreibung eine Beschreibung hinzufügen.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

10. Schließen Sie alle geöffneten Fenster von Word oder Excel.

Nun können Sie Ihre Dateien aus Ihrem Engagement mit aktivierten Makros öffnen.

Zugriff auf ein hinzugefügtes PDF-Dokument

Wurde eine PDF-Datei auf der Seite Dokumente hinzugefügt, können Sie direkt aus dem Engagement auf die freigegebene Kopie zugreifen. Wenn Sie ein PDF-Dokument öffnen, erscheint der PDF-Viewer in Ihrem Webbrowser und zeigt das Dokument an.

Referenzen können zu den hochgeladenen PDF-Dokumenten hinzugefügt werden.

To add annotations to a PDF document:

1. From the top menu, select Documents.

2. Select the PDF file from the document list.

3. In the viewing pane for the PDF file, select the area where you want to add annotation.

   The Add Annotation icon () displays.

4. Select Add Annotation () and enter the information for your annotation.



5. Select Save.

   The icon corresponding to each annotation purpose displays next to the annotated section of the document. Wenn Sie das Symbol auswählen erscheint ein Pop-up mit einer Zusammenfassung der Referenz, dem Erstellungsdatum und dem Ersteller.

Andere Engagement-Teammitglieder, die die PDF öffnen, können die hinzugefügte Referenz sehen und kommentieren.

Wurde das PDF-Dokument in einer Abfrage von einem Kunden elektronisch unterzeichnet, können Sie Elektronisch unterzeichnet auswählen, um die Unterzeichnungsdetails anzuzeigen. Sie verfügen auch über die Option, das Unterzeichnungsprotokoll herunterzuladen.

Ein hinzugefügtes PDF-Dokument bearbeiten

Sie können PDF-Dateien, die in Adobe Acrobat zum Engagement hinzugefügt wurden, öffnen und bearbeiten. Sobald Sie die Datei speichern, werden die vorgenommenen Änderungen mit der Datei in Ihrem Engagement synchronisiert.

Hinweis: Diese Funktion steht Ihnen nur in Windows-basierten Betriebssystemen zur Verfügung. Mac OS und Linux Benutzer können diese Funktion nicht nutzen.

Warnung: Stellen Sie sicher, dass zu einem Zeitpunkt immer nur eine Person eine PDF bearbeitet. Wenn mehrere Personen eine PDF gleichzeitig bearbeiten, könnten Sie Ihre Änderungen überschreiben.

Ein PDF-Dokument bearbeiten:

1. Eine PDF-Datei auf der Seite Dokumente öffnen.

2. Klicken Sie auf das Symbol URL kopieren ().

   

3. Wählen Sie im Dialog URL der Datei kopieren die Schaltfläche URL kopieren.

4. Adobe Acrobat öffnen.

5. Wählen Sie Datei | Öffnen.

6. Fügen Sie im Dialog Öffnen die kopierte URL im Feld Dateiname ein und wählen Sie Öffnen.

   

7. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen in Adobe Acrobat vor.

8. Wenn Sie zum Speichern bereit sind, wählen Sie Datei | Speichern unter oder Datei | Speichern. Sie können auch die Tastenkombination STRG + S drücken.

9. Bestätigen Sie im Dialog Speichern unter, dass der Dateipfad mit der Datei-URL übereinstimmt.

   Hinweis: Stimmt der Dateipfad nicht mit der Datei-URL überein, werden die Änderungen nicht mit Ihrer Engagementdatei synchronisiert. Um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen, können Sie die Datei-URL noch einmal aus Ihrer Engagementdatei kopieren und in das Feld Dateiname einfügen.

   

10. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können nun damit fortfahren, Änderungen am Dokument vorzunehmen, während es geöffnet ist. Beim Speichern werden die Änderungen automatisch mit Ihrer Engagementdatei synchronisiert.

Wenn Sie das Dokument schließen und dann erneut öffnen, um weitere Änderungen vorzunehmen, müssen Sie die obigen Schritte erneut durchführen, damit Ihre Änderungen synchronisiert werden.

Dokumente ersetzen

Sie können externe Dokumente, wie z. B. PDFs, Word- und Excel-Dateien, die Sie in das Engagement hochgeladen haben, nicht ersetzen.

Hinweis: Die Versionierung von Dokumenten wird nicht unterstützt (eine Versionshistorie bleibt nicht erhalten).

To replace an external document:

1. From the top menu, select Documents.

2. Go to the document you want to replace.

3. To replace the file, you can:

   • Drag and drop the new file from your computer onto the old file.

   • Use the More actions () menu to upload the file.

     1. Select More actions () | Replace.

     2. Wählen Sie die hochzuladende Datei aus und wählen Sie dann Öffnen.

4. Select whether to remove pre-existing signoffs or retain them.

   

5. Select CONFIRM.

Ein gelöschtes Dokument herunterladen

Wenn Sie externe Dokumente wie PDFs, Word-Dateien und Excel-Dateien löschen, die Sie zuvor in das Engagement hochgeladen haben, können Sie die gelöschten Dokumente aus dem Papierkorb herunterladen.

Ein zuvor gelöschtes Dokument herunterladen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie über die Rolle Administrator, Entitätsadministrator oder Eigentümer bzw. gleichwertige Berechtigungen verfügen.

2. Wählen Sie den Papierkorb im linken Bereich der Seite Dokumente.

   

3. Navigieren Sie im Papierkorb zur Datei, die Sie herunterladen möchten, und wählen Sie Weitere Aktionen () | Herunterladen.

   

Vorherige Version eines Dokuments wiederherstellen

Sie können frühere Versionen des Dokuments anzeigen und aus der Dateihistorie des Dokuments eine wiederherzustellende Version auswählen.

Vorherige Version eines Dokuments wiederherstellen:

1. Navigieren Sie auf der Seite Dokumente zum Dokument.

2. Wählen Sie Weitere Aktionen () | Dateihistorie anzeigen.

3. Navigieren Sie zur Version des Dokuments, die Sie wiederherstellen möchten.

4. Wählen Sie unter Weitere Aktionen () den Eintrag Wiederherstellen.