Gegevens importeren vanuit SAP S4 HANA

U kunt proefbalans- en grootboekgegevens importeren vanuit SAP S4 HANA.

Gegevens importeren vanuit SAP S4 HANA

Als je proefbalans- of grootboekgegevens wilt importeren in je engagement vanuit SAP S4 HANA, moet je die gegevens eerst exporteren vanuit SAP.

Grootboekgegevens exporteren uit SAP:

  1. Aanmelden bij SAP.

  2. Voer in de SAP-menubalk S_ALR_87012284 in als transactiecode en selecteer vervolgens Uitvoeren.

    De transactiecode die is ingevoerd in de menubalk van SAP.

  3. Voer in de volgende velden de juiste informatie in voor de gegevens die je wilt exporteren:

    • Rekeningschema

    • Bedrijfscode

    • Financial statement version

    • Taal:

    • Verslagjaar

    • Rapportageperiode

    • Vergelijkingsjaar

    • Vergelijkingsperioden

    Het scherm Financiële overzichten van SAP met de juiste informatie ingevoerd in de vereiste velden.

  1. Selecteer Uitvoeren.

  2. Selecteer in het bovenste menu Systeem | Lijst | Opslaan | Opslaan om het rapport op te slaan.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Spreadsheet (XLSX) om het rapport op te slaan als een .xlsx-bestand.

Grootboekgegevens exporteren uit SAP:

  1. Aanmelden bij SAP.

  2. Voer in de SAP-menubalk FAGLL03 in als transactiecode en selecteer vervolgens Uitvoeren.

    De transactiecode die is ingevoerd in de menubalk van SAP.

  3. Voer de bedrijfscode in voor de gegevens die je wilt exporteren.

  4. Selecteer in het gedeelte RegelitemselectieAlle posten en voer de einddatum van het boekjaar in voor de gegevens die je wilt exporteren.

  5. Selecteer Uitvoeren.

  6. Selecteer op de werkbalk het pictogram Lay-out wijzigen ().

  7. Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Lay-out wijzigen de volgende velden zijn geselecteerd en selecteer vervolgens Kopiëren ():

    • G/L -accountboeking

    • Bedrag in plaatselijke valuta

    • Tekst

    • Documentnummer

    • Documenttype

    • Document Date

    • Boekingsdatum

    • Boekingssleutel

    • Lokale valuta

    • Grootboekposten

    Het dialoogvenster Lay-out wijzigen.

  8. Selecteer op de werkbalk het pictogram Subtotaal ().

  9. Zorg er in het dialoogvenster Sorteervolgorde definiëren voor dat de vakjes Subtotaal () niet zijn aangevinkt voor alle velden en selecteer vervolgens Kopiëren ().

    Het dialoogvenster Sorteervolgorde definiëren.

  10. Je kunt de aangepaste lay-out opslaan om hem later opnieuw te gebruiken:

    1. Select the Save Layout () icon from the toolbar.

    2. In de lay-out: Opslaan als dialoogvenster, geef de lay-out een andere naam, voeg een beschrijving toe en selecteer vervolgens Opslaan.

      De indeling: Opslaan als dialoogvenster.

  11. Om het rapport te exporteren, selecteer je in het bovenste menu Lijst | Exporteren | Spreadsheet.

  12. Voer in het dialoogvenster Exporteren als een naam in voor het bestand en zorg ervoor dat de bestandsindeling Spreadsheet (.xlsx)is.

  13. Selecteer de knop Exporteren naar om je gegevens te exporteren.

Import your data

Nadat je je gegevens hebt geëxporteerd, kun je ze importeren in je engagementbestand.

De gegevens importeren in je engagement:

  1. Navigeer naar de pagina Data . De gegevenspagina wordt geopend op het tabblad Datasets.

  • Als u eerder gegevens hebt geïmporteerd, selecteert u Gegevens toevoegen.

  • Als uw opdracht geconsolideerd is en interne dochterentiteiten heeft, selecteer dan in de lijst voor welke entiteit u gegevens wilt importeren.

  1. Selecteer onder IMPORT FROM DATA CONNECTOR SAP (File) in de lijst met gegevensbronnen.

    Als de optie niet zichtbaar is, kun je het zoekvak gebruiken om deze te vinden.

  2. Selecteer in de Upload-fase van de importwizard de grootboek- en proefbalansgegevensbestanden die je hebt geëxporteerd of sleep ze naar de locatie en selecteer Volgende.

  3. In het stadium Gegevens configureren van de importwizard:

    • Rapportageperiode wordt automatisch gevuld met de rapportageperiode van de gegevens.

    • Year start Date wordt automatisch gevuld met de begindatum van de gegevens.

    • Year end Date wordt automatisch gevuld met de einddatum van de gegevens.

  4. Kies in Select dataset typehet type datasets dat je importeert.

    Let op: momenteel zijn alleen proefbalans- en grootboekgegevensreeksen beschikbaar voor import vanuit SAP S4 HANA.

  5. Als je Proefbalanshebt geselecteerd, selecteer dan de optie De laatste 5 jaar TB importeren om maximaal vijf jaar proefbalansgegevens te importeren als deze beschikbaar zijn in het bestand dat je hebt geëxporteerd.

  6. Selecteer Volgende.

  7. Bekijk de informatie in de fase Bevestiging van de importwizard en selecteer Importeren.

Om de geïmporteerde gegevens te bekijken, klik je op Bekijk gegevens naast de dataset die je hebt geïmporteerd.

Er verschijnt een nieuwe pagina met de gegevens.

Standaard worden alle kolommen in je dataset weergegeven. Klik op Kolommen om de selectie ongedaan te maken van de kolommen die je wilt verbergen.

Klik op Filters om de gegevens in de dataset te filteren.

Raadpleeg De algemene en subgrootboekgegevens van de klant bekijkenvoor meer informatie.

De proefbalans opnieuw importeren

Nadat u het importeren hebt voltooid, kunt u de proefbalansgegevens op elk gewenst moment opnieuw importeren of een nieuwe proefbalans importeren:

Wanneer u gegevens opnieuw importeert,

  • Rekeningnamen en saldi worden overschreven met de opnieuw geïmporteerde gegevens voor rekeningen die al bestaan in de overeenkomst

  • Alle nieuwe accounts in de opnieuw geïmporteerde gegevens die nog niet bestaan in de overeenkomst worden toegevoegd aan de overeenkomst.

  • Accounts die bestaan in de overeenkomst en die niet zijn opgenomen in de opnieuw geïmporteerde gegevens, worden verwijderd, tenzij:

    • De bestaande rekening heeft een saldo voor een periode, saldotype of andere entiteit die niet is opgenomen in de opnieuw geïmporteerde gegevens. Als de bestaande rekening bijvoorbeeld een saldo van vorig jaar heeft, maar de opnieuw geïmporteerde gegevens alleen gegevens voor saldi van het huidige jaar bevatten, wordt de bestaande rekening niet verwijderd.

    • De bestaande rekening heeft een overeenkomstige aanpassing, kwestie of aantekening.

  • Alle aanpassingen, problemen en annotaties die vóór het opnieuw importeren zijn gemaakt, blijven bestaan nadat de gegevens opnieuw zijn geïmporteerd.

Let op: Als je de gegevens opnieuw importeert vanuit een andere bron (bijvoorbeeld vanuit een andere bestandsnaam) en er zijn rekeningen in de bestaande gegevens die niet in de nieuwe gegevens staan, dan wordt het saldo van deze bestaande rekeningen op 0 gezet.

Let op: In engagementbestanden die zijn gemaakt op basis van carry forward, worden rekeningsaldi van voorgaande jaren niet overschreven of verwijderd door de nieuwe gegevens van het opnieuw importeren.

De proefbalans opnieuw importeren

  1. Reassign the fields in the trial balance. Kies Opties () | Velden opnieuw toewijzen op het tabblad Datasets op de gegevenspagina.

De optie Velden opnieuw toewijzen selecteren om de proefbalans opnieuw te importeren.

  1. Breng in de vervolgkeuzelijsten de nodige wijzigingen aan in hoe velden in het gegevensbestand worden toegewezen aan Caseware velden. Selecteer Opnieuw importeren.

Saldibalans importeren

In een opdracht waar je al een proefbalans hebt geïmporteerd, kun je een nieuwe proefbalans importeren. Verwijder de bestaande proefbalans en ga dan verder met het importeren van de nieuwe proefbalans.

Saldibalans importeren

  1. Verwijder de bestaande proefbalans. Selecteer Opties () | Gegevens verwijderen op de pagina Datasets .

Een proefbalansdataset verwijderen op de pagina Datasets.

  1. Ga verder met het importeren van de nieuwe proefbalans. ONDER DATA FILE UPLOAD bladert u door het CSV- of Excel-bestand of sleept u het naar het gebied voor het uploaden van bestanden.