Gegevens importeren vanuit SAP met SmartExporter

U kunt proefbalans- en grootboekgegevens exporteren vanuit SAP® met SmartExporter en deze vervolgens importeren in uw Caseware Cloud app. Je moet een licentie hebben voor SmartExporter, voor meer informatie, zie Distributeurs.

Let op: Caseware Cloud ondersteunt momenteel het importeren van de proefbalans (het bestand "Financial Statements.csv") en het grootboek (het bestand "GL Postings All Items.csv"). Subgrootboeken zullen in volgende versies worden ondersteund.

Je gegevens exporteren vanuit SmartExporter

Als u proefbalans- of grootboekgegevens wilt importeren in uw engagement vanuit SAP® met behulp van SmartExporter, moet u die gegevens eerst exporteren vanuit SAP® met behulp van SmartExporter.

To export trial balance data from SmartExporter:

  1. Ga op de startpagina van SmartExporter naar het menu Favorieten en selecteer Favorieten uitvoeren of beheren.

Selecteer Favorieten uitvoeren of beheren in SmartExplorer.

  1. Dubbelklik op een sjabloon om deze te selecteren uit de lijst met vooraf geladen favorieten voor gegevensaanvragen.

Let op: Als je nog geen Data Requests hebt geladen, gebruik je de knop Importeren

() in het Favorietenmenu om een sjabloon voor Gegevensaanvraag te importeren. Deze sjablonen worden u voor dit doel aangeboden.

  1. Selecteer onder het tabblad Verbinding de knop Nu verbinden onderaan de pagina om de verbinding te testen.

Maak verbinding met SAP via SmartExplorer.

  1. Sla het tabblad Tabellen selecteren over. De volgende tabellen worden standaard toegevoegd op basis van het voorgeladen sjabloon:

    1. /AUDIC/FAGL_ACCOUNT_ITEMS_ALV

    2. /AUDIC/RFBILA_ALV

    3. AUDIC/RFITEMGL_ALV

  2. Selecteer het tabblad Quick-Filters en pas de gegevens aan zodat ze voldoen aan uw vereisten. Vul alle velden met een sterretje (*) in.

    • Bedrijfscode

    • Verslagjaar

    • Rapportageperiode

    • gebied van de jaarrekening

    • Regel Item Status

    Downloadlimieten voor tabellen instellen in SmartExplorer.

  3. Sla het tabblad Velden en filters over. De relevante velden die worden opgehaald uit SAP® zijn standaard toegevoegd.

  4. Geef op het tabblad Joins voor elke tabel de joins op die moeten worden opgenomen in het Data Request. De join expressies, velden en filters zijn vooraf geselecteerd in de sjabloon, maar je kunt ze wijzigen als dat nodig is. De geselecteerde joins worden opgehaald uit het SAP-systeem tijdens de Data Request:

Om proefbalansgegevens te exporteren, moet u het volgende toevoegen:

  • accountNumber = "RACCT" (Rekeningnummer),

  • Rekeningnummer tekst = 'TEXT' (Tekst voor B/S P&L),

  • comparisonPeriodBalance = 'COMPVAL' (totaal van de vergelijkingsperiode), en

  • reportingPeriodBalance = "REPVAL" (Totaal van de rapportageperiode)

Om grootboekgegevens te exporteren, moet je het volgende toevoegen:

  • accountNumber = "KONTO" (rekeningnummer)

  • bedrag = "WRSHB" (Bedrag in Documentvaluta - Vreemde valuta)

  • itemtext = 'SGTXT' (Item Tekst)

  • documentNumber = "BELNR" (documentnummer van een boekhouddocument)

  • documentType = 'BLART' (Documenttype)

  • postingDate = "BUDAT" (Plaatsingsdatum in het document)

  • lineNumber = "BUZEI" (nummer van regelitem in boekhouddocument)

  1. Selecteer op het tabblad Opties de locatie op uw computer waar u uw bestanden wilt opslaan. Als u de opslaglocatie voor gedownloade bestanden wilt wijzigen, selecteert u Bladeren.

  2. Selecteer onder Mijn tabellen opslaan als het volgende type CSV met koptekst.

Het gegevensformaat van geëxporteerde tabellen instellen op CSV.

  1. Selecteer op het tabblad Voltooien de optie Een onbeheerde run plannen.

Stel een gegevensexporttijd in vanuit SAP met SmartExplorer.

  1. Selecteer onder Taak in SAP®-systeem plaatsende gewenste planning voor de taak. Als je de taak onmiddellijk wilt uitvoeren, selecteer je Onmiddellijk. Selecteer anders at en geef de datum en tijd op.

Plan de export van SAP-gegevens in SmartExplorer.

  1. Selecteer de knop Gegevensaanvraag in wachtrij plaatsen .

Zodra de taak in de wachtrij is geplaatst, wordt een lijst van de taken in de wachtrij groen gemarkeerd weergegeven.

  1. Sluit de weergave door Sluiten te selecteren in de rechterbenedenhoek.

Bekijk gegevensexporttaken in de wachtrij in SmartExplorer.

  1. Selecteer Voltooien om je werk op te slaan.

  2. Om de opgeslagen bestanden te bekijken en te downloaden, ga je naar de Home-weergave en selecteer je onder Data Requests Manage Data Request Activity.

Opgeslagen exportbestanden bekijken en downloaden in SmartExplorer.

  1. Selecteer Details voor het bestand dat je wilt downloaden in de activiteit Beheren van gegevensverzoeken.

Gegevensexportbestanden selecteren om te downloaden in SmartExplorer.

  1. Selecteer Downloaden.

Geëxporteerde gegevensbestanden downloaden in SmartExplorer.

  1. Bevestig de locatie waar je je bestanden wilt opslaan en selecteer Start download. Selecteer Sluitenzodra het downloaden is voltooid.

Sluit de sessie in SmartExplorer.

Import your data

Nadat je je gegevens hebt geëxporteerd, kun je ze importeren in je engagementbestand.

De gegevens importeren in je engagement:

  1. Navigeer naar de pagina Data . De gegevenspagina wordt geopend op het tabblad Datasets .

De SAP SmartExporter gegevensconnector vinden op het tabblad Datasets.

  • Als u eerder gegevens hebt geïmporteerd, selecteert u Gegevens toevoegen.

  • Als uw opdracht geconsolideerd is en interne dochterentiteiten heeft, selecteer dan in de lijst voor welke entiteit u gegevens wilt importeren.

  1. Selecteer onder IMPORT FROM DATA CONNECTOR SmartExporter (Exporteren vanuit SAP®) in de lijst met gegevensbronnen.

    Als de optie niet zichtbaar is, kun je het zoekvak gebruiken om deze te vinden.

  2. Selecteer in de Upload-fase van de importwizard de grootboek- en proefbalansgegevensbestanden die je hebt geëxporteerd of sleep ze naar de locatie en selecteer Volgende.

  3. In het stadium Gegevens configureren van de importwizard:

  • Rapportageperiode wordt automatisch gevuld met de rapportageperiode van de gegevens.

  • Year start Date wordt automatisch gevuld met de begindatum van de gegevens.

  • Year end Date wordt automatisch gevuld met de einddatum van de gegevens.

  1. Kies bij Select dataset typehet type dat je importeert.

Let op: Alleen de gegevensreeksen van de proefbalans en het grootboek zijn momenteel beschikbaar voor import vanuit SmartExporter (Exporteren vanuit SAP®).

  1. Als je Proefbalans hebt geselecteerd, selecteer Importeer de laatste 5 jaar TB om maximaal vijf jaar aan proefbalansgegevens te importeren als deze beschikbaar zijn in het bestand dat je hebt geëxporteerd.

  2. Selecteer Volgende.

  3. Bekijk de informatie in de fase Bevestiging van de importwizard en selecteer Importeren.
    Om de geïmporteerde gegevens te bekijken, klik je op Bekijk gegevens naast de dataset die je hebt geïmporteerd.

    Er verschijnt een nieuwe pagina met de gegevens.

    Standaard worden alle kolommen in je dataset weergegeven. Klik op Kolommen om de selectie ongedaan te maken van de kolommen die je wilt verbergen.

    Klik op Filters om de gegevens in de dataset te filteren.

    Raadpleeg De algemene en subgrootboekgegevens van de klant bekijkenvoor meer informatie.

De proefbalans opnieuw importeren

Nadat u het importeren hebt voltooid, kunt u de proefbalansgegevens op elk gewenst moment opnieuw importeren of een nieuwe proefbalans importeren:

Wanneer u gegevens opnieuw importeert,

  • Rekeningnamen en saldi worden overschreven met de opnieuw geïmporteerde gegevens voor rekeningen die al bestaan in de overeenkomst

  • Alle nieuwe accounts in de opnieuw geïmporteerde gegevens die nog niet bestaan in de overeenkomst worden toegevoegd aan de overeenkomst.

  • Accounts die bestaan in de overeenkomst en die niet zijn opgenomen in de opnieuw geïmporteerde gegevens, worden verwijderd, tenzij:

    • De bestaande rekening heeft een saldo voor een periode, saldotype of andere entiteit die niet is opgenomen in de opnieuw geïmporteerde gegevens. Als de bestaande rekening bijvoorbeeld een saldo van vorig jaar heeft, maar de opnieuw geïmporteerde gegevens alleen gegevens voor saldi van het huidige jaar bevatten, wordt de bestaande rekening niet verwijderd.

    • De bestaande rekening heeft een overeenkomstige aanpassing, kwestie of aantekening.

  • Alle aanpassingen, problemen en annotaties die vóór het opnieuw importeren zijn gemaakt, blijven bestaan nadat de gegevens opnieuw zijn geïmporteerd.

Let op: Als je de gegevens opnieuw importeert vanuit een andere bron (bijvoorbeeld vanuit een andere bestandsnaam) en er zijn rekeningen in de bestaande gegevens die niet in de nieuwe gegevens staan, dan wordt het saldo van deze bestaande rekeningen op 0 gezet.

Let op: In engagementbestanden die zijn gemaakt op basis van carry forward, worden rekeningsaldi van voorgaande jaren niet overschreven of verwijderd door de nieuwe gegevens van het opnieuw importeren.

De proefbalans opnieuw importeren

  1. Reassign the fields in the trial balance. Kies Opties () | Velden opnieuw toewijzen op het tabblad Datasets op de gegevenspagina.

De optie Velden opnieuw toewijzen selecteren om de proefbalans opnieuw te importeren.

  1. Breng in de vervolgkeuzelijsten de nodige wijzigingen aan in hoe velden in het gegevensbestand worden toegewezen aan Caseware velden. Selecteer Opnieuw importeren.

Saldibalans importeren

In een opdracht waar je al een proefbalans hebt geïmporteerd, kun je een nieuwe proefbalans importeren. Verwijder de bestaande proefbalans en ga dan verder met het importeren van de nieuwe proefbalans.

Saldibalans importeren

  1. Verwijder de bestaande proefbalans. Selecteer Opties () | Gegevens verwijderen op de pagina Datasets .

Een proefbalansdataset verwijderen op de pagina Datasets.

  1. Ga verder met het importeren van de nieuwe proefbalans. ONDER DATA FILE UPLOAD bladert u door het CSV- of Excel-bestand of sleept u het naar het gebied voor het uploaden van bestanden.