Evaluar la integridad del Libro Mayor

Nota: Es posible que esta función no esté disponible en su aplicación Caseware Cloud.

La integridad del libro mayor proporciona una validación automática que le ayuda a identificar rápidamente las discrepancias en el balance de sumas y saldos o en los datos del libro mayor.

En un encargo, puede navegar a la pestaña Integridad del Libro Mayor desde la página Datos a través del botón:

• Enlace debajo de Asignar cuentas en el panel de navegación.

• Enlace dentro de la agrupación Libro mayor en la pestaña Conjuntos de datos

La pestaña siempre está disponible si se encuentra en una entidad única o en un encargo consolidado. Sin embargo, en un encargo consolidado, la integridad del libro mayor sólo reflejará el balance de sumas y saldos y el libro mayor de la entidad matriz. Si se encuentra en un encargo consolidado externamente, los enlaces mencionados anteriormente no estarán disponibles. Para obtener más información sobre los encargos consolidados externamente, consulte Crear un encargo consolidado externamente.

Cuando se crea un encargo por primera vez, la página no tendrá ningún dato y se indicará como tal en la página.

Una vez importados los datos y asignadas las cuentas, los datos rellenarán la pestaña Integridad del Libro Mayor .

Evaluar la integridad del libro mayor:

1. Añada su balance de sumas y saldos en la pestaña Conjuntos de datos . Seleccione el botón Configurar para asignar los campos necesarios. Asegúrese de añadir los saldos del periodo anterior y los del periodo actual y de incluir los saldos cero. Para obtener más información, consulte la sección Cuentas que no se encuentran en el Balance de comprobación y en el apartado Excepciones a continuación.

• Si no asigna saldos de períodos anteriores y actuales, obtendrá un mensaje de error de Problema de importación de datos en la página Integridad del libro mayor .

• Si sólo asigna uno u otro de los saldos del período, la página le avisará de que le faltan datos.

2. Seleccione la pestaña Asignar cuentas en el panel de navegación para asignar cuentas a grupos financieros si no se han importado ya con el balance de sumas y saldos.

   Para obtener más información sobre la asignación de cuentas, consulte Asignar cuentas a grupos.

3. Añada su libro mayor en la pestaña Conjuntos de datos . Seleccione el botón Configurar para asignar los siguientes campos:

   1. Número de cuenta

   2. Cantidad

   3. Fecha de registro

• Si no asigna columnas a los tres campos anteriores, aparecerá el mismo mensaje de error de Problema de importación de datos en la página Completitud del libro mayor que se ha mencionado anteriormente.

Para obtener más información sobre la importación de datos, consulte Importar y gestionar datos.

4. Haga clic en el enlace Integridad del Libro Mayor en la pestaña Conjuntos de datos del panel de navegación para ver la tabla, que muestra:

   • Cuentas en sus grupos asignados según la estructura de agrupación financiera por defecto.

   • Saldo del periodo anterior de cada cuenta.

   • Importe total del libro mayor de cada cuenta. Es el total agregado de todos los importes de esa cuenta que figuran en el libro mayor.

   • Saldo calculado del periodo actual de cada cuenta. Esto añade los valores de las dos columnas anteriores según corresponda en función del tipo de grupo al que esté asignado. Véase más abajo la sección Cálculos en función del tipo de grupo .

   • Saldo del periodo actual de cada cuenta.

   • Diferencia entre los valores de las dos columnas anteriores. Se resaltan las diferencias que no son cero.

   • SALDO NETO de cada columna. Es el total de los saldos de cuentas que se han asignado a grupos. En una visión no filtrada, si el total no es cero está desequilibrado. El SALDO NETO se recalculará si la tabla se filtra a diferencias distintas de cero.

• Puede contraer toda la tabla hasta el nivel de grupo o expandirla hasta el nivel de cuenta.

• Puede realizar una búsqueda por número de cuenta, nombre de cuenta, número de grupo financiero y nombre.

• Puede filtrar la tabla para mostrar sólo las filas con valores distintos de cero en la columna Diferencia . Por defecto, la tabla está contraída y muestra las diferencias distintas de cero si existen. También se muestran los totales de grupo, que se recalcularán si se filtran con diferencias distintas de cero. Para ver todas las filas, desmarque Mostrar sólo diferencias distintas de cero.

• El formato de los números mostrados en la tabla sigue la configuración de su encargo. Si decide mostrar cero decimales y hay una diferencia inferior a 0,5, se redondeará a cero y no se resaltará como diferencia. Si quiere ver todas las diferencias, aumente el número de decimales de la pantalla.

• Los datos no válidos o las excepciones se muestran debajo de los datos en la estructura de agrupación. Véase la sección Excepciones más abajo.

• Si se produce un cambio en los datos mientras está revisando la página, como la asignación de una cuenta o la incorporación de nuevos datos, aparecerá el botón Nuevos datos disponibles para que actualice la tabla con la nueva información.

 

Puede utilizar el icono Exportar [] para exportar la tabla como archivo CSV. El archivo CSV mostrará los valores en una tabla plana de forma que el número de grupo de nivel más bajo y el nombre del grupo estén en sus propias columnas.

Cálculo basado en el tipo de grupo

El cálculo se aplicará en función del tipo de grupo al que esté asignada la cuenta:

Si el Balance general:

Saldo calculado del período actual = Saldo del período anterior + Importe total del libro mayor

Si se trata de la cuenta de resultados, el resultado neto o el resultado global:

Saldo calculado del período actual = Importe total del libro mayor

Excepciones

• Cuentas sin asignar

Las cuentas que no se han asignado se muestran en este grupo con un mensaje de advertencia de que no se pueden realizar cálculos, ya que el cálculo depende del tipo de grupo al que está asignado. Una vez asignadas las cuentas, saldrán de este grupo y pasarán a un grupo financiero superior.

• Cuentas no encontradas en el Balance de Sumas y Saldos

Las cuentas que existen en el libro mayor pero no en el balance de sumas y saldos aparecerán en este grupo con un mensaje de advertencia de que no se pueden realizar cálculos.

Si se ha importado el libro mayor pero aún no se ha realizado el balance de sumas y saldos, las cuentas aparecerán en este grupo.

Si el total agregado de la cuenta en el libro mayor es cero, y no importó saldos cero al importar el balance de sumas y saldos, las cuentas aparecerán en este grupo. Marque la casilla "Incluir cuentas con saldo cero" cuando configure el archivo de balance de sumas y saldos durante el proceso de importación para evitar que estas cuentas aparezcan en este grupo.

 

• Entradas fuera del período de referencia

Si las operaciones del libro mayor no se contabilizaron dentro del período de referencia del encargo, se mostrarán en este grupo con un mensaje de advertencia de que no se pueden realizar los cálculos. En la columna del fichero del libro mayor asignada al campo Fecha de contabilización falta una fecha o hay valores de fecha que no corresponden al período de referencia del encargo.