De pagina Documenten aanpassen

Let op: Inhoud in dit onderwerp is bedoeld voor netwerkauteurs.

Fasen vertegenwoordigen de verschillende stadia van de betrokkenheid. Een controleopdracht kan bijvoorbeeld bestaan uit een plannings- en risicobeoordelingsfase, een veldwerkfase en een afrondingsfase. Zodra je fasen hebt gemaakt, kun je nieuwe documenten op de Documenten pagina ordenen op de engagement fase waartoe ze behoren.

Selecteer om te beginnen het Informatiepictogram () in het bovenste menu en kies vervolgens Instellingen. Het dialoogvenster Productinstellingen wordt geopend, waarin u de instellingen kunt bekijken en indien nodig aanpassen.

To add a phase:

1. Ga naar Functies | Fasen.

2. Selecteer + Faseen voer de naam van de nieuwe fase in.

Je kunt de pijltjestoetsen aan het einde van de regel gebruiken om fasen te herschikken. Je kunt ook een fase verwijderen door () te selecteren.

Voeg een plaatshouder voor een bestand of een link toe of upload een bestand

Je kunt bestandsplaatshouders toevoegen in de sjabloon om vooraf een locatie te definiëren voor een document waarvan je weet dat de gebruiker het moet uploaden tijdens de engagement workflow. Je kunt ook bestanden uploaden of links toevoegen in de sjabloon om relevante of aanvullende informatie op te nemen voor gebruikers.

To upload a file:

1. Selecteer het pictogram Toevoegen () en kies vervolgens Uploaden.

   Let op: De maximale uploadgrootte voor bestanden is 500 MB per bestand.

2. Blader en voeg het bestand toe dat u wilt uploaden.

Het bestand wordt weergegeven op de pagina.

Een plaatshouder voor een bestand toevoegen:

1. Selecteer het pictogram Toevoegen () en kies vervolgens Plaatshouder.

Het dialoogvenster Documenteigenschappen.

2. Voer een identificatie in voor de plaatshouder in het veld Identificatie.

3. Voer een titel in voor de link in het veld Naam.

Als je geen titel toevoegt, wordt er een standaardtitel voor de link weergegeven in het engagementbestand.

4. Selecteer Opslaan.

De plaatshouder van het bestand wordt weergegeven op de pagina

To add a link:

1. Selecteer het pictogram Toevoegen () en kies vervolgens Koppeling.

Het dialoogvenster Documenteigenschappen.

2. Voer een identificatie in voor de link in het veld Identificatie .

3. Voer een titel in voor de link in het veld Naam .

Als je geen titel toevoegt, wordt er een standaardtitel voor de link weergegeven in het engagementbestand.

4. Voer het webadres voor de link in het URL-veld in.

5. Selecteer Opslaan.

De link wordt op de pagina weergegeven.

Organiseer de items in uw sjabloon

Je kunt gerelateerde documenten, bestanden, links of bestands-plaatshouders groeperen in mappen en submappen om de items in je sjabloon te organiseren en beter te presenteren. Je kunt ook items verplaatsen of verwijderen, zowel afzonderlijk als in bulk.

Terwijl je items organiseert, kun je de zoekoptie in het rechterpaneel gebruiken om documenten terug te vinden door ze eventueel op naam te zoeken.

Overeenkomende resultaten worden weergegeven wanneer u een zoekwoord invoert.

Items organiseren in mappen

Je kunt mappen en submappen maken en er vervolgens items aan toevoegen.

Bezig met het maken van mappen

1. Ga naar de fase waarin je een map wilt toevoegen.

2. Selecteer Toevoegen () | Map.

3. Voer een naam voor het nieuwe veld in.

4. Selecteer OK.

To create a subfolder:

1. Ga naar de fase waarin je een map wilt toevoegen.

2. Selecteer Toevoegen () | Submap.

3. Voer een naam voor het nieuwe veld in.

4. Selecteer OK.

Om een item naar een map of submap te verplaatsen:

1. Ga naar het item dat je wilt verplaatsen naar een map of submap en selecteer Meer acties () | Verplaatsen.

2. Een item kan een document, bestand, link of placeholder zijn.

Pijlen () naast de beschikbare doelmappen (of submappen) worden weergegeven op de pagina.

3. Selecteer de pijl naast de map of submap waarin je het item wilt verplaatsen.

   Het item wordt nu weergegeven in de geselecteerde map of submap.

Je kunt ook mappen en submappen herschikken voor een betere presentatie en organisatie van documenten.

Om een item naar een map of submap te verplaatsen:

1. Ga naar de map of submap die je wilt verplaatsen en selecteer Meer acties () | Verplaatsen.

2. Selecteer een blauwe pijl () om de map of submap te verplaatsen naar de locatie die de pijl markeert.

3. Klik op OK om de parameters toe te passen.

Als je meerdere items tegelijk wilt verplaatsen, kun je de optie Bulkacties gebruiken. Merk op dat alleen documenten, externe bestanden, links en plaatshouders kunnen worden verwijderd met Bulkacties, niet mappen en submappen.

Om items in bulk te verplaatsen:

1. Selecteer Meer acties () | Bulkacties.

   

2. Gebruik de selectievakjes om de items te selecteren die je wilt verplaatsen en selecteer vervolgens Documenten verplaatsen.

   

3. Selecteer in het dialoogvenster waar je de documenten naartoe wilt verplaatsen en selecteer vervolgens Verplaatsen.

   

Items in uw sjabloon verwijderen

Je kunt ook een individueel item, een map of een submap verwijderen door Meer acties () | Verwijderente selecteren .

Als je meerdere items tegelijk wilt verwijderen, kun je de optie Bulkacties gebruiken. Merk op dat alleen documenten, externe bestanden, links en plaatshouders kunnen worden verwijderd met Bulkacties, niet mappen en submappen.

Om items in bulk te verwijderen:

1. Op de pagina Documenten selecteert u Meer acties () | Bulkacties.

   

2. Gebruik de selectievakjes om de items te selecteren die je wilt verwijderen en selecteer vervolgens Verwijderen.

3. Selecteer Verwijderenin het bevestigingsvenster.

Items in uw sjabloon een andere naam geven

U kunt de naam van een item, map of submap wijzigen door Meer acties () | Bewerkente selecteren en vervolgens een andere naam in te voeren.

Zichtbaarheidslogica toevoegen voor documenten en items

Zichtbaarheidsinstellingen bieden ingebouwde automatisering zodat alleen de relevante items beschikbaar zijn in je sjabloon. Dit wordt bereikt door zichtbaarheidsvoorwaarden in te stellen voor verschillende items in de sjabloon.

Om de zichtbaarheid van een item in te stellen:

1. Ga naar de Pagina Documenten.

2. Selecteer het item waarvoor je de zichtbaarheid wilt instellen.

3. Selecteer Meer acties () | Zichtbaarheid bewerken

Het dialoogvenster Checklistinstellingen verschijnt.

4. Selecteer Verbergen of Tonen in de blauwe vervolgkeuzelijst om de zichtbaarheidsactie op te geven.

5. Selecteer alles of een om te bepalen of aan alle voorwaarden moet worden voldaan of dat aan één voorwaarde moet worden voldaan om de zichtbaarheidsactie (uit stap 4) toe te passen.

6. Selecteer Voorwaarde toevoegen.

7. Kies een conditie-type uit de lijst en geef vervolgens de conditieparameters op.

8. Als je klaar bent, selecteer je Opslaan.

Om de zichtbaarheid van een item in te stellen:

1. Ga naar de Pagina Documenten.

2. Selecteer het item waarvoor je de zichtbaarheid wilt instellen.

Een item kan een document, bestandsplaatshouder of link zijn.

3. Selecteer Meer acties () | Zichtbaarheid bewerken om het dialoogvenster Zichtbaarheidsinstellingen weer te geven.

U kunt ook Zichtbaarheid () | Instellingen () selecteren .

4. Selecteer Verbergen of Tonen in de blauwe vervolgkeuzelijst om de zichtbaarheidsactie op te geven.

5. Selecteer alles of een om te bepalen of aan alle voorwaarden moet worden voldaan of dat aan één voorwaarde moet worden voldaan om de zichtbaarheidsactie (uit stap 4) toe te passen.

6. Selecteer Voorwaarde toevoegen.

7. Kies een conditie-type uit de lijst en geef vervolgens de conditieparameters op.

8. Als je klaar bent, selecteer je Opslaan.

Je kunt een item laten weergeven of verbergen ondanks de gedefinieerde zichtbaarheidsinstellingen of zelfs als het geen zichtbaarheidsinstellingen heeft. Als je bijvoorbeeld wilt dat een item dat verborgen is (door zichtbaarheidsinstellingen) tijdelijk wordt weergegeven totdat je klaar bent met schrijven.

Een item weergeven of verbergen:

1. Selecteer het oogpictogram () of () naast het item.

2. Selecteer Tonen of Verbergen.

U kunt ook Meer acties selecteren ( ) in de rechterbovenhoek van de pagina Documenten en vervolgens Verborgen items selecteren om alle verborgen items weer te geven.