Rédiger une facture

Vous pouvez créer des factures directement dans le nuage à l'aide de l'application Facturation.

Avec Cloud, vous pouvez créer trois types de factures :

Finale	Une fois la mission terminée, une facture finale indique le montant total dû. Si vous avez émis des factures intermédiaires , vous pouvez les inclure dans votre facture ainsi que tout montant restant dû.
Intérimaire	Au cours d'une mission, une facture provisoire indique tout ou partie des coûts encourus à ce jour.
Frais fixes	Si vous convenez d'une rémunération fixe au début d'une mission, utilisez une facture d' honoraires fixes pour facturer le montant donné au client. Il n'est pas nécessaire de créer des entrées de temps ou de dépenses pour une facture d'honoraires fixes. Par exemple, si vous facturez 120 $ pour une déclaration d'impôt sur le revenu des particuliers, vous pouvez créer une facture d'honoraires fixes pour ce montant sans ajouter d'entrées de temps ou de dépenses.

Rédiger une facture

Si la facturation n'est pas terminée ou approuvée, vous pouvez créer un projet de facture dans l'intervalle.

Rédiger une facture

1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire sur l'entité client concernée et l'autorisation de traitement.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Facturation.

3. Sélectionnez Nouveau.

   

4. Saisissez un client dans le champ Client .

5. Choisissez un type de facture : Honorairesprovisoires, définitifs ou fixes. Sélectionnez ensuite Continuer.

   

6. Saisissez les informations appropriées.

7. Sélectionnez Enregistrer pour créer un brouillon.

Vous avez créé un projet de facture. La facture est affichée dans l'onglet Factures de l'application Facturation . Si d'autres entrées de temps ou de dépenses sont ajoutées ultérieurement, elles doivent être ajoutées manuellement aux factures finales et intermédiaires. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre facture à un client, vous pouvez la finaliser et l'envoyer. Pour en savoir plus, voir Envoyer une facture à un client.

Vous pouvez également modifier les totaux d'une facture pour les factures intermédiaires et finales en augmentant, en diminuant ou en annulant les entrées de temps et de dépenses. Pour en savoir plus, voir, Modifier le total d'une facture.

Détailler une facture

Par défaut, Cloud affiche les totaux des factures sous la forme d'un seul poste. La boîte de dialogue Personnalisation de la facture vous permet d'ajouter des lignes supplémentaires pour personnaliser votre facture. Chaque poste a un champ Montant et un champ Description que vous pouvez modifier. Dans le champ Description , vous pouvez ajouter un code de travail, un code de facturation ou un texte personnalisé.

Par exemple, supposons que vous facturiez un client pour un montant de 2300 $ et que vous souhaitiez indiquer le montant des dépenses séparément du montant des services rendus. En ajoutant une ligne à votre facture, vous pouvez afficher chaque montant individuellement.

Pour détailler une facture :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire sur l'entité client concernée et l'autorisation de traitement.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Facturation, puis l'onglet Factures .

   

3. Choisissez une facture existante et sélectionnez Modifier ().

   

4. Sélectionnez Finaliser.

   

5. Sélectionnez l'icône de personnalisation de la facture ().

   

6. Sélectionnez l'icône Ajouter () pour ajouter un poste, puis remplissez les champs Description et Montant. Le total de toutes les lignes doit correspondre au total de la facture avant de pouvoir continuer.

   

7. Sélectionnez OK, puis Enregistrer.

Vous avez détaillé votre facture. Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer à un client, vous pouvez le finaliser et l'envoyer. Pour en savoir plus, voir Envoyer une facture à un client.

Détailler automatiquement une facture

Vous pouvez détailler les factures automatiquement sur la base des entrées de temps et de dépenses. Le nuage génère des postes individuels à l'aide des codes de travail pour ces entrées. Les entrées ayant des codes de travail identiques sont condensées en un seul poste.

Supposons, par exemple, que vous ayez ajouté à une nouvelle facture deux entrées de temps de 100 $ pour la tenue de la comptabilité et deux entrées de dépenses de 150 $. Par défaut, votre nouvelle facture affichera ces entrées sous la forme d'une ligne unique d'un montant total de 500 $. Si vous sélectionnez Détailler une facture par code de travail dans la boîte de dialogue Personnalisation de la facture , deux lignes sont générées à la place, une pour chaque code de travail.

Pour détailler automatiquement une facture :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire sur l'entité client concernée et l'autorisation de traitement.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Facturation.

3. Sélectionnez l'onglet Factures , puis choisissez un projet de facture.

4. Sélectionnez l'icône Édition (), puis sélectionnez Finaliser.

   

5. Sélectionnez l'icône de personnalisation de la facture ().

   

6. Sélectionnez l'option Plus d'actions() | Détailler la facture par code de travail.

   

7. Sélectionnez OK, puis Enregistrer.

Vous avez automatiquement détaillé votre facture. Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer à un client, vous pouvez le finaliser et l'envoyer. Pour en savoir plus, voir Envoyer une facture à un client.

Modifier le total d'une facture

Vous pouvez modifier les totaux des factures finales et intermédiaires dans CasewareCloud Billing en augmentant, diminuant ou annulant les entrées de temps et de dépenses.

Enregistrer ou reporter les saisies de temps et de dépenses

La facturation permet de modifier les totaux des factures en augmentant ou en diminuant les entrées de temps et de dépenses. Par exemple, si le total de la facture est supérieur au montant proposé à un client, vous pouvez passer des écritures de réduction afin que le total corresponde au montant proposé.

Pour inscrire sur un brouillon de facture les données relatives au temps et aux dépenses :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire sur l'entité client concernée et l'autorisation de traitement.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Facturation, puis l'onglet Factures .

   

3. Choisissez une facture existante et sélectionnez Modifier ().

   

4. Dans l'étape Montant , modifiez le total du champ Montant comme vous le souhaitez. Le montant de la reprise ou de l'amortissement s'affiche.

   

5. Lors de l'étape d' attribution des écritures , le total des écritures est automatiquement réparti au prorata entre tous les membres du personnel. Pour allouer manuellement, sélectionnez l'option Allocation automatique , puis modifiez les champs Write Up/Down comme vous le souhaitez.

   

6. Complétez les étapes Grand livre et Finaliser .

Vous avez modifié le total d'une facture en augmentant ou en diminuant les entrées de temps et de dépenses. Le nouveau total de la reprise ou de l'amortissement est affiché dans la colonne Reprise/amortissement de l'onglet Factures .

Radiation des écritures de temps et de dépenses

Lorsque vous ne pouvez pas recevoir de paiement pour des entrées de temps ou de dépenses, vous pouvez annuler ces entrées à l'aide de la facturation.

Pour annuler les entrées de temps et de dépenses sur un projet de facture :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire sur l'entité client concernée et l'autorisation de traitement.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Facturation, puis l'onglet Factures .

   

3. Choisissez une facture existante et sélectionnez Modifier ().

   

4. (Facultatif) Ajoutez un Mémo dans l'étape Information pour indiquer la raison pour laquelle ces écritures sont annulées.

   

5. Dans l'étape Montant , modifiez le total de la zone Montant pour qu'il soit égal à zéro.

   

Vous avez annulé toutes les entrées de temps et de dépenses pour la facture en cours. Vous pouvez sélectionner Sauvegarder à l' étape Finaliser si une révision supplémentaire est nécessaire, ou sélectionner Finaliser pour terminer la modification du total de l'encours. La colonne Montant de l'onglet Factures affiche 0,00 pour toute facture radiée.