Adjuntar documentos a un encargo

A medida que trabaje en su encargo, puede que necesite incluir documentos justificativos en el archivo del encargo. Por ejemplo, cualquiera de los siguientes archivos podría formar parte de su encargo:

• Registros adicionales en una hoja de cálculo enviada por su cliente

• Una plantilla ya existente para una carta a un cliente que desee añadir a nuevos encargos

• Una carta de aceptación firmada en formato PDF enviada por su cliente

Puede añadir estos documentos auxiliares a su archivo de encargo. Una vez añadidos, puede acceder a ellos en cualquier momento para añadir anotaciones o realizar cambios.

Cargar documentos Word y Excel

Puede cargar copias de documentos Word y Excel desde su propio dispositivo a su encargo.

Note: The maximum upload size for files is 500 MB per file.

To upload supporting documents to the engagement file:

1. From the top menu, select Documents.

2. To upload the document, you can:

   • Drag and drop the file from your computer.

     Note: You must drag and drop files to a specific folder or placeholder in order to upload the file.

   • Use the Add button to upload the file.

     1. Go to where you want to include the supporting document, then select the Add () | Upload.

        

     2. Select the file to be uploaded, then select Open.

El archivo elegido se carga en el encargo y se muestra en la página Documentos. Otros miembros del equipo pueden ver el archivo y trabajar en él.

Copiar archivos desde la nube

Si ya ha cargado los documentos justificativos de su encargo en Caseware Cloud, puede copiar los archivos directamente desde Cloud al archivo del encargo. También puede copiar documentos de otros encargos de la misma entidad.

To copy files from Cloud to the engagement file:

1. From the top menu, select Documents.

2. Go to where you want to copy a file from Cloud, then select the Add () | Copy from Caseware Cloud.

3. In the Select File to Copy dialog, select the files you want to add to this engagement.

   Note that you can also import bulk print document groups.

   

4. Seleccione OK.

Los archivos seleccionados se añaden a su archivo de encargo desde la nube. Se muestran en la página de documentos.

Acceder a un documento Word o Excel cargado

Cuando se ha añadido un archivo de Word o Excel a la página Documentos, se puede acceder a la copia compartida directamente desde el encargo.

To access uploaded Word or Excel files:

1. From the top menu, select Documents.

2. Select the Word or Excel file from the document list.

3. Select Open Office (desktop) to open the file directly in Word or Excel.

   

El archivo seleccionado se abre en Word o Excel. Este archivo está conectado a su encargo. Esto significa que si realiza cambios en un archivo y los guarda, los demás miembros del equipo del encargo que abran el archivo verán inmediatamente sus cambios.

Nota: un archivo de Word o Excel compartido sólo puede ser utilizado por un miembro del equipo de trabajo a la vez. Si un miembro de un equipo abre un archivo, éste será de sólo lectura para los demás miembros del equipo que lo abran. El icono de la nube de la persona que está editando el archivo aparece junto al documento.

Tenga en cuenta que, debido a la configuración de seguridad predeterminada de Microsoft, las macros se desactivan automáticamente para los archivos de Word y Excel procedentes de Internet, como los archivos alojados en un encargo. Si su cuenta está gestionada por su administrador de TI, éste puede gestionar sus permisos a través de políticas de grupo para sitios de confianza. Si no, puede actualizar su configuración personal para volver a activar las macros.

Para activar las macros de forma predeterminada en Word o Excel:

1. En Word o Excel, seleccione Archivo | Opciones.

2. Seleccione Centro de confianza | Configuración del Centro deconfianza.

3. Seleccione Sitios de confianza.

4. Seleccione la casilla Permitir sitios de confianza en mi red.

5. Seleccione Añadir nuevo sitio.

6. En el cuadro de diálogo Sitio de confianza de Microsoft Office, introduzca el dominio de su aplicación en el campo Ruta con el siguiente formato: https://app.[SuDominio]/

   Ejemplo: https://app.casewarecloud.com

   

7. Seleccione la casilla Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza .

8. También puede añadir una descripción en el campo Descripción .

9. Seleccione OK.

10. Cierra todas las ventanas abiertas de Word o Excel.

Ahora puede abrir sus archivos desde su encargo con las macros activadas.

Acceder a un documento PDF añadido

Cuando se añade un archivo PDF a la página Documentos, se puede acceder a la copia compartida directamente desde el encargo. Al abrir un documento PDF, el visor de PDF se abre en el navegador web mostrando el documento.

Puede añadir anotaciones a los documentos PDF cargados.

To add annotations to a PDF document:

1. From the top menu, select Documents.

2. Select the PDF file from the document list.

3. In the viewing pane for the PDF file, select the area where you want to add annotation.

   The Add Annotation icon () displays.

4. Select Add Annotation () and enter the information for your annotation.



5. Seleccione Guardar.

   El icono correspondiente al propósito de la anotación aparece junto a la línea anotada. De vuelta a la página, si selecciona el icono o pasa el ratón por encima, aparece una ventana emergente que muestra un resumen de la anotación, la fecha de creación y el nombre de usuario del creador.

Los demás miembros del grupo que abran el PDF podrán ver la anotación que ha añadido y comentarla.

Si el documento PDF fue firmado electrónicamente por un cliente en una consulta, también puede seleccionar Firmado electrónicamente para ver los detalles de la firma. También tiene la opción de descargar el registro de firmas.

Editar un documento PDF añadido

Puede abrir archivos PDF que se hayan añadido al encargo en Adobe Acrobat y editarlos. Una vez que guardes el archivo, las ediciones que haya hecho se sincronizarán con el archivo en su encargo.

Nota: Esta función solo se admite en Windows basado en sistemas operativos. Los usuarios de Mac OS y Linux no pueden utilizar esta función.

Advertencia: Asegúrese de que sólo una persona edita un PDF a la vez. Si más de una persona edita un PDF simultáneamente, pueden sobrescribirse los cambios entre sí.

Para editar un documento PDF:

1. Abra un archivo PDF desde la página Documentos .

2. Seleccione el icono Copiar URL ().

   

3. En el cuadro de diálogo Copiar URL de archivo, seleccione el botón Copiar URL .

4. Abra Adobe Acrobat.

5. Seleccione Archivo | Abrir plantilla.

6. En el cuadro de diálogo Abrir, pegue la URL que ha copiado en el campo Nombre de archivo y seleccione Abrir.

   

7. Realice los cambios necesarios en Adobe Acrobat.

8. Cuando esté listo para guardar, seleccione Archivo | Guardar como o Archivo | Guardar. También puede pulsar CTRL + S.

9. En el cuadro de diálogo Guardar como, confirme que la ruta del archivo coincide con la URL del archivo.

   Nota: Si la ruta no coincide, los cambios no se sincronizarán con el archivo de encargo. Para asegurarse de que coinciden, puede copiar de nuevo la URL del archivo de su encargo y pegarla en el campo Nombre de archivo .

   

10. Seleccione Guardar.

Ahora puede seguir haciendo cambios en el documento mientras lo tiene abierto y los cambios se sincronizarán automáticamente con su archivo de encargo cuando lo guarde.

Si cierra el documento y vuelve a abrirlo para hacer más cambios, tendrá que repetir los pasos anteriores para asegurarse de que los cambios se sincronizan.

Sustituir documentos

Puede sustituir documentos externos, como PDF, archivos de Word y archivos de Excel, que haya cargado previamente en el encargo.

Nota: No se admite el control de versiones de documentos (no se conserva el historial de versiones).

To replace an external document:

1. From the top menu, select Documents.

2. Go to the document you want to replace.

3. To replace the file, you can:

   • Drag and drop the new file from your computer onto the old file.

   • Use the More actions () menu to upload the file.

     1. Seleccione Más acciones () | Restaurar.

     2. Select the file to be uploaded, then select Open.

4. Select whether to remove pre-existing signoffs or retain them.

   

5. Select CONFIRM.

Descargar un documento eliminado

Si elimina documentos externos, como PDF, archivos de Word y archivos de Excel, que haya cargado previamente en el encargo, puede descargar los documentos eliminados de la papelera de reciclaje.

Para descargar un documento previamente borrado:

1. Ensure you have Admin, Entity Admin, or Owner role, or equivalent permissions.

2. Seleccione la Papelera de reciclaje en el panel izquierdo de la página Documentos .

   

3. En la Papelera de reciclaje, desplácese hasta el archivo que desea descargar y seleccione Más acciones () | Descargar.

   

Restaurar una versión anterior de un documento

Puede ver las versiones anteriores del documento y seleccionar una versión para restaurar desde el historial de archivos del documento.

Para restaurar una versión anterior de un documento:

1. En la página Documentos , navegue hasta el documento.

2. Seleccione Más acciones () | Ver historial de archivos.

3. Navegue hasta la versión del documento que desea restaurar.

4. Seleccione Más acciones () | Restaurar.