Complete the Optimiser document

Note: The default content that comes with PBC Requests is only available in English. To learn more, see Author content in multiple languages.

The Documents page acts as a central hub for PBC Requests engagement documents. It consists of documents within various phases. You can select a document to open it. You can also pin documents that you use frequently by selecting the pin icon (). You can also move documents and copy them to the Cloud site.

To see all the available documents in PBC Requests, select More Actions () | Hidden Items. To learn more, see Manage the engagement documents.

Initially, the Documents page displays one document and one phase: the START HERE phase and the Optimiser document.

Each phase has its own progress indicator that shows the document sign-off progress. You can hover over the progress indicator to view how many documents are Outstanding, Prepared or Reviewed.

The Optimiser document is a checklist that consists of questions and inquiries that you need to respond to. The responses you provide automatically populate additional content and documents in the engagement. For details on how to complete a checklist, see Complete a checklist.

The first question in the Optimiser prompts you to choose the engagement workflow that you prefer.

• Choose Use PBC Templates if you want to follow predefined content, folders and documents based on context, such as the type of the engagement being performed. With this choice, you get information request lists that are tailored to your situation and ready to send.

• Choose Build my own query if you want to create custom information request lists.

Use PBC Templates

If you choose Use PBC Templates, additional questions and inquiries populate in the Optimiser. For example, if you respond Audit to the What type of engagement is being performed question, then you're presented with further inquiries relevant to audit engagements.

Each response you provide populates additional documents and folders in the Documents page within various phases.

Once you respond to the last question, the Next step section displays with a link to the document that you'll need to complete next.

To sign off on the Optimiser as your designated role, select Sign Off at the top-right corner of the document.

Note: You can change the signoff workflow for a document by creating custom signoff roles and schemes. To learn more, see Define signoff roles and Set up signoff schemes.

Create your own query

If you choose Build my own query,

• The Next step section displays a link to a blank query document (titled Build your own query).

To add the necessary information request items in the document, see the Queries section.

• In the Documents page, the CUSTOM phase populates with the Build your own query document.

You can also create your own query document using one of the PBC Requests built-in templates. The templates include predefined content tailored to specific contexts, such as audit, personal tax and compilation. Note that you can fully customize the content in the query created from a template.

To create your own query using the built-in templates:

1. In the Documents page, select Add ()

2. Go to the query template you want to include and enter a name for it.

   

3. Wählen Sie Abfrage erstellen.

The query document displays in the Documents page. Open the document to review the content and make customizations if needed.

Eine Abfrage ist ein interaktives intelligentes Dokument, das aus den folgenden Komponenten besteht:

• Fragen - Die Anforderungen und Anfragen, auf die Kunden antworten müssen.

• Fragensets - Zur Gruppierung zusammengehöriger Fragen.

• Antworttypen - Zur Angabe der erwarteten Benutzerantwort. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Antworttypen beschrieben:

  Antworttyp	Erwartete Benutzerreaktion
  Text	Geben Sie die gewünschten Informationen ein.
  Auswahlliste	Wählen Sie ein Element aus der Drop-down-Liste aus.
  Mehrfache Auswahlliste	Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus der Drop-down-Liste aus.
  Datei hochladen	Durchsuchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie sie hinzu (oder ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop). Bitte beachten Sie: Die maximale Uploadgröße beträgt 500 MB pro Datei. Für einen sicheren Dateiaustausch verhindert das System das Hochladen verdächtiger Dateien, wie z. B.: .com, .bat, .exe, .cmd, .sh, .dll, .so, .o, .deb, .msi, .rpm, .ko, .sys, .php, .py, .vbs, .js, .app.
  Datum	Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus.
  Einfache elektronische Signatur	Wählen Sie, ob Sie das Dokument manuell unterschreiben oder elektronisch akzeptieren möchten. Bitte beachten Sie: Nimmt der Kunde das Dokument elektronisch an, wird ein Signaturprotokoll erstellt, das zum Herunterladen zur Verfügung steht. Falls erforderlich, können die Benutzer das Dokument löschen und ersetzen, bevor sie die Antwort des Kunden akzeptieren. Wenn das Dokument ersetzt wird, wird das Signaturprotokoll gelöscht. Ein neues Protokoll wird erstellt, wenn die Kunden das neue Dokument akzeptieren. Das Protokoll enthält die folgenden Informationen: Abfragedetails Name und E-Mail des Unterzeichners Standort des Unterzeichners (wenn die Kunden den Zugriff auf den Standort aktiviert haben) IP-Adresse des Unterzeichners Datum der Unterzeichnung Name des Dokuments Dokument MD5-Hash

• Anleitungen - Bereitstellung von Informationen zur Orientierung für die Kunden. Fügen Sie zum Beispiel die unterstützten Dateitypen für eine Dokumentenanfrage hinzu.

To sign off on the Optimiser as your designated role, select Sign Off at the top-right corner of the document.

Note: You can change the signoff workflow for a document by creating custom signoff roles and schemes. To learn more, see Define signoff roles and Set up signoff schemes.