Werken met documenten in een opdracht

Tijdens het werk aan een opdracht kunt u zelf bestanden aanmaken en uploaden maar ook ontvangen via bestandsverzoeken. Alle documenten gerelateerd aan een opdracht, van brieven tot ontvangen bestanden, worden getoond op de pagina Documenten.

Documenten worden verzameld onder de fase van de opdracht waarin ze zijn afgerond. Bij iedere groep wordt met een percentage aangegeven in hoeverre de fase al is afgerond. Hierbij gaat het vooral om de checklists die ingevuld en afgetekend zijn.

Binnen deze fases kunnen documenten nog verder ingedeeld worden in mappen. De mappen worden getoond in een andere tekstkleur. Klik op de map om deze in of uit te klappen en de documenten te tonen of te verbergen.

Via de zichtbaarheidsinstellingen worden meer documenten zichtbaar naarmate u de opdracht verder afrond. Als u bepaalde informatie in een checklist opgeeft komen de relevante documenten op in de Documentenpagina.

Een document aanmaken of uploaden

Om een document aan de opdracht toe te voegen klikt u op het icoon Toevoegen (Documenten toevoegen). Dit icoon staat naast iedere fase en map.

Er zijn drie opties beschikbaar voor nieuwe documenten:

  • Een nieuw document aanmaken - kies uit een van de standaard soorten documenten, zoals een brief of memo, om een nieuw, leeg document aan te maken. U kunt hiermee ook nieuwe mappen aanmaken of placeholder documenten maken voor bestanden die later aan de opdracht worden toegevoegd.

  • Een bestand uploaden - upload een bestand vanaf uw computer naar de opdracht.

    Let op: The maximum upload size for files is 100 MB.

  • Een bestand kopiĆ«ren vanuit Cloud - Voeg een kopie toe van een bestand die in de entiteit in Cloud staat.

Documenten verplaatsen

Documenten kunnen makkelijk naar andere mappen worden verplaatst.

Bestanden verplaatsen in de Documentenpagina:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt verplaatsen en klik op Meer acties () | Verplaatsen.

  2. Een blauwe pijl () verschijnt naast de mappen waar u het document naar toe kunt verplaatsen.

Het document wordt verplaatst naar de geselecteerde map.

Let op: U kunt documenten ook verslepen naar een folder of fase.

Mappen verplaatsen

Mappen kunnen herordend worden zodat u beter overzicht kunt houden over alle documenten in de opdracht.

Een map verplaatsen:

  1. Klik op Bewerken ().

    Bewerkmodus van de documentenpagina.

  2. Selecteer de map die u wilt verplaatsen en klik op Meer acties () | Verplaatsen.

    Er verschijnen blauwe pijltjes die aangeven waar u de map naartoe kunt verplaatsen.

    Blauwe pijltjes geven aan waar de map geplaatst kan worden.

  3. Klik op een blauwe pijl () en de map wordt naar die locatie verplaatst.

  4. Klik opnieuw op de knop Bewerken () om alles af te ronden en de bewerkmodus te sluiten.

Een document verbergen

Als er documenten staan in de opdracht die bijvoorbeeld niet relevant zijn dan kunt u deze verbergen.

Een document verbergen:

Als u een document selecteert verschijnt het icoon voor zichtbaarheid (). Klik op het icoon en een pop-up verschijnt waarmee u de zichtbaarheid van het document kunt instellen.

Voor sommige documenten zijn er voorwaarden ingesteld wanneer deze getoond of verborgen worden. Deze worden in de pop-up getoond indien beschikbaar. Klik op Verberg en het document wordt niet meer getoond.

Zodra een document is verborgen kunnen gebruikers deze niet meer zien op de documentenpagina van de opdracht.

Als u toch nog verborgen items wilt inzien, klik dan op Meer acties rechts bovenin de documentenpagina en klik op Verborgen items.

Let op: Verborgen items worden alleen getoond als een opdracht niet vergrendeld is. Om een opdracht te ongrendelen gaat u naar de Opdrachteigenschappen. Klik hiervoor op de entiteitsnaam links bovenin het scherm en klik op Ontgrendelen.

De verborgen items worden zo getoond. Als u deze weer zichtbaar wilt maken klik dan nogmaals op het icoon voor zichtbaarheid en klik op Toon.

Een koppeling toevoegen in de opdracht

Het is mogelijk om een link naar een extern bestand op te nemen. Zo kunt u bijvoorbeeld video's of andere bestanden koppelen om klanten extra informatie te geven.

Een link toevoegen in de opdracht:

  1. Open de opdracht.

  2. Klik bovenaan de pagina op Documenten.

  3. Klik op het icoon Toevoegen () en kies de optie Link.

  4. Het venster Documenteigenschappen wordt geopend.

  5. Voer een Identifier in.
  6. Geef een titel op voor de link in het veld Naam.

  7. Zonder titel wordt een standaard titel voor de link weergegeven in de opdracht.

  8. Voer de URL in.

  9. Klik op Opslaan.

  10. U kunt ook de zichtbaarheid voor de link instellen.

Issues aanmaken en reviewen

Vanuit de documentenpagina kunt u notities aanmaken voor specifieke documenten. Als u een document selecteert verschijnt het icoon voor Issues ().

Een issue toevoegen aan een document:

  1. Open de Documentenpagina.

  2. Selecteer het document waar u een issue voor wilt aanmaken.

  3. Klik op het icoon Issues ().

  4. Voer in het tekstveld een beschrijving in.

  5. Met de keuzelijst onderin de pop-up kunt u kiezen om wat voor soort issue het gaat.

    Keuzelijst voor de soorten issues.

  6. Klik op Issue aanmaken.

Het issue is aangemaakt voor het geselecteerde document.

Als gebruikers nieuwe issues hebben aangemaakt wordt dit weergegeven bij het issue icoontje. Klik op het icoon om de notitie te openen. Gebruikers kunnen op de issue reageren door deze te Beantwoorden, Op te lossen of te Wissen.

Een issue pop-up

Een document aftekenen

Documenten kunnen rechtstreeks vanuit de Documentenpagina worden afgetekend. Naast ieder document staat een icoon dat de status van dat document aangeeft:

  • Niet afgetekend (Icoon Niet afgetekend)

  • Voorbereid (Icoon Voorbereid)

  • Gereviewed (Icoon Gereviewed)

Klik op het Icoon aftekenen en de pop-up opent. Hierin kunt u zelf het document aftekenen. Ook kunt u zien of het document al door iemand is afgetekend en wanneer, of u kunt een eerdere aftekening verwijderen.

De status pop-up voor een document.

Een kopie van een document opslaan in Cloud

Documenten uit de opdracht kunnen opgeslagen worden als kopie in Cloud zodat gebruikers ook buiten de opdracht toegang hebben tot het bestand.

Klik naast het document op Meer acties (Meer acties) | Opslaan in Cloud.

Er wordt een PDF-bestand aangemaakt van het document die automatisch op de pagina Bestanden wordt toegevoegd in de juiste entiteit in Cloud.

Documentnavigatie

Via het paneel Documentnavigatie aan de linkerkant kunt u makkelijk terug naar documenten. Het overzicht toont recent gebruikte documenten. Ook kunt u vaak gebruikte documenten vastzetten zodat u niet steeds terug hoeft naar de Documentenpagina.

Het paneel voor documentnavigatie.

De documenten worden ook opgedeeld naar de fases. Als u een document opent blijft het weergegeven in het paneel zodat u makkelijk terug kunt.

Verder zijn er nog een aantal extra mogelijkheden in het navigatiepaneel om het werk aan de opdracht te vergemakkelijken:

  • Zoeken - Zoek naar specifieke informatie in de documenten met de Zoekfunctie. Zoekresultaten worden ook in het navigatiepaneel weergegeven.
  • Recent - Toegang tot documenten die u het laatst geopend heeft. Als u een van deze documenten vaak gebruikt kunt u deze ook vastzetten () zodat het altijd bovenin het paneel wordt weergegeven.
  • Documentnavigatie - Als u een document opent worden de secties van bijvoorbeeld de checklist getoond in de Documentnavigatie. Dit is wel afhankelijk van de gebruikte opmaak. Klik op een van de secties om er meteen naar toe te springen. Zo hoeft u niet het hele document door de scrollen.

Het navigatiepaneel kan weer worden in- of uitgeklapt met het pijltje () onderin. De lijst met recente documenten binnen het paneel kan ook worden in- en uitgevouwen met het pijltje () er naast.

In bulk printen

Op de Documentenpagina kunt u via Printinstellingen () | Instellingen printen in bulk documenten samenvoegen om als een enkel PDF-bestand te printen.

Een documentengroep maken:

  1. Open de Instellingen printen in bulk.

    In het nieuwe venster kunt u een documentengroep aanmaken.

  2. Klik op + Nieuwe documentengroep en geef de groep een naam.

    Tip: Klik op () om de groep weer te verwijderen.

  3. Klik op + Document toevoegen.

    Een lijst met beschikbare documenten wordt geopend.

  4. Selecteer de documenten die u aan de groep wilt toevoegen.

    Let op: Hetzelfde document kan in meerdere groepen worden toegevoegd.

    Tip: Klik op () om een document weer uit de groep te verwijderen.

  5. Zodra alle documenten aan de groep zijn toegevoegd klikt u op Sluiten.

    De documentengroep wordt nu onder het icoon Printinstellingen () getoond. Het wordt ook in ieder document binnen de groep getoond.

    Optie Printen in bulk binnen een document.