Informar del estado del encargo a otros
Envío de la notificación del nuevo cambio de estado
Puede enviar actividades y debates por correo electrónico para informar a los revisores o gestores de cualquier cambio en el estado de una tarea o de un debate importante. También puede enviar actividades por correo electrónico a un destinatario o grupo de destinatarios.
Para enviar por correo electrónico una actividad a un destinatario o grupo:
-
Asegúrese de tener el rol de Visor o equivalente.
-
En el menú Nube, seleccione Actividades.
-
Seleccione la actividad a la que desea enviar una notificación. Asegúrese de que el destinatario del correo electrónico tiene la función de espectador o equivalente.
-
En el panel de detalles, seleccione Más acciones (
) | Correo electrónico.
-
Seleccione un destinatario o grupo de destinatarios y seleccione Siguiente.
-
Introduzca un asunto y un mensaje de correo electrónico opcional.
-
Seleccione Enviar.
Se envía a los destinatarios una notificación por correo electrónico con el enlace de la actividad.
Si desea incluir un enlace a un correo electrónico ya redactado, puede obtener un enlace directo a cualquier debate, tarea y solicitud de archivos en forma de URL.
Para obtener un enlace directo para una actividad:
- Asegúrese de tener el rol de Visor o equivalente.
-
En el menú Nube, seleccione Actividades.
-
Seleccione la actividad a la que desea enviar una notificación y seleccione Compartir (
).
-
En el cuadro de diálogo Compartir , seleccione Enlace URL (
)para copiar el enlace URL.
Modificación de las etapas del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo te ayudan a organizar tus contenidos en Cloud. Con un flujo de trabajo aplicado, a sus empleados, contactos, entidades y archivos se les asigna una etapa en un esfuerzo por crear "flujos". Consulte Personalización de los flujos de trabajo para obtener más información.
Una vez superada una etapa del encargo, deberá actualizar la etapa del flujo de trabajo para asegurarse de que todo el personal conoce el estado del encargo. También puede añadir etapas de flujo de trabajo a archivos subidos, archivos de Google, entidades y personal. Por ejemplo, cuando subas un archivo, es posible que quieras añadir una etapa de retención para poder llevar un registro de los documentos que se eliminarán.
Para cambiar las etapas del flujo de trabajo de los archivos:
-
Asegúrese de tener el rol de Visor o equivalente.
-
Seleccione el archivo correspondiente en el que desea actualizar la etapa del flujo de trabajo.
-
En el panel de detalles, seleccione el desplegable Etapa de flujo de trabajo y seleccione la nueva etapa.
Cambiar el estado de las tareas
Una vez que haya completado las tareas abiertas, es un buen hábito actualizar el estado de la tarea.
Para cambiar el estado de las tareas:
-
Asegúrese de tener el rol de Visor o equivalente.
-
En el menú Nube, seleccione Actividades.
-
En el menú Actividades , seleccione Tareas.
-
Seleccione la entidad adecuada en el selector de entidades.
-
Seleccione las tareas aplicables que desea actualizar y seleccione el desplegable Estado para cambiar el estado.
