Envoyer des courriels de rappel pour finaliser les entrées

Le nuage peut générer des rappels par courrier électronique pour les entrées en attente, sur une base hebdomadaire ou selon les besoins. Les rappels empêchent les entrées en attente de s'accumuler et contribuent à l'exactitude des enregistrements de votre organisation.

Envoi de notifications hebdomadaires par courrier électronique

Des notifications hebdomadaires par courrier électronique rappellent régulièrement aux membres du personnel qui ont des saisies de temps en attente de les finaliser.

Pour configurer les notifications hebdomadaires par courrier électronique pour les saisies de temps :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' administrateur des paramètres et que les destinataires prévus ont l'autorisation de traiter leurs propres entrées et d' afficher leurs propres entrées .

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Paramètres.

3. Dans le menu déroulant Temps, sélectionnez l'une ou l'autre des options suivantes :

   1. Heures courtes - rappeler au personnel de compléter sa feuille de temps de la semaine précédente.

   2. Entrées en attente - rappeler au personnel d'examiner les entrées en attente de la semaine précédente qui n'ont pas encore été acceptées.

4. Sélectionnez Envoyer une notification hebdomadaire par courrier électronique tous les et indiquez la date et l'heure auxquelles la notification sera envoyée.

5. Saisissez un objet et un corps demessage personnalisés. Vous pouvez ajouter des balises pour rendre le contenu dynamique et personnalisé. Vous pouvez ajouter les balises suivantes :

   • Prénom de l'agent
   • Nom de famille du personnel
   • Début de la semaine
   • Fin de la semaine

   

6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous avez activé et configuré les notifications hebdomadaires par courriel pour les entrées en attente.

Remarque: Vous pouvez empêcher les membres du personnel de recevoir des notifications d' heures courtes en sélectionnant Ne pas envoyer de notification par courriel lorsque la feuille de temps de la semaine précédente n'est pas remplie dans la section Heures standard de la boîte de dialogue Modifier le personnel . Pour plus d'informations, voir Réorganiser le personnel et les groupes.

Envoi de notifications à la demande

Lesnotifications à la demande envoient immédiatement des rappels à tous les membres du personnel ayant des entrées en attente. Utilisez les notifications à la demande pour remplacer les notifications hebdomadaires, ou pour les compléter lorsque des rappels supplémentaires sont nécessaires.

Pour envoyer une notification à la demande pour les saisies de temps :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' administrateur des paramètres et que les destinataires prévus ont l'autorisation de traiter leurs propres entrées et d' afficher leurs propres entrées .

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Paramètres.

3. Dans le menu déroulant Temps, sélectionnez l'une ou l'autre des options suivantes :

   1. Heures courtes - rappeler au personnel de compléter sa feuille de temps de la semaine précédente.

   2. Entrées en attente - rappeler au personnel d'examiner les entrées en attente de la semaine précédente qui n'ont pas encore été acceptées.

4. Sélectionnez On Demand.

5. Saisissez un objet et un corps demessage personnalisés. Le menu déroulant Étiquette vous permet d'ajouter des étiquettes pour créer un contenu dynamique et personnalisé. Vous pouvez ajouter les balises suivantes :

   • Prénom de l'agent
   • Nom de famille du personnel
   • Début de la semaine
   • Fin de la semaine

6. Sélectionnez Envoyer maintenant.

   

Vous avez envoyé une notification à la demande aux membres du personnel dont les saisies de temps sont en attente.