Contact met klanten

Tijdens het werk aan een opdracht kunt u contact blijven houden met klanten. Zo is het mogelijk om rechtstreeks informatie of bestanden op te vragen en u kunt ook berichten sturen aan de klant.

Activiteiten aanmaken voor een contactpersoon

Als uw klanten als contactpersonen zijn toegevoegd aan Cloud en toegang hebben tot de opdracht dan kan het handig zijn om alvast wat zaken samen voor te bereiden.

U kunt de klant alvast een bericht sturen en zo controleren of de contactpersonen groep werkt en de juiste machtigingen heeft.

Een nieuw bericht aanmaken voor contactpersonen:

  1. U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Activiteiten in het Cloudmenu.

  3. Klik op Nieuw en op Bericht.

    Klik op Nieuw | Bericht.

  4. In het venster Nieuw bericht aanmaken kunt u het onderwerp opgeven en uw bericht typen. Als u nog een bestand wilt toevoegen klikt u op het paperclip-icoontje.

    Kies de juiste entiteit, voer een onderwerp en tekst in en het bericht is klaar om te versturen.

  5. U kunt het bericht dan Plaatsen.

    Klik op Verzend en deel. Het venster 'Delen' wordt geopend waarin u kunt kiezen aan wie u het bericht wilt sturen.

  6. Klik in het venster 'Delen' op het tabblad Contactpersonen. Klik op het schuifje Contactpersonen toestaan.

    Als delen met contactpersonen is toegestaan wordt het knopje groen.

  7. Selecteer de contactpersonengroep voor deze opdracht. Klik op Rollen toewijzen 1 en kies Contactpersoon - Lezer. Klik op Deel.

    Geef de rol Contactpersoon - Lezer aan de groep zodat iedereen in de groep berichten kan zien en kan beantwoorden.

Het bericht is nu aangemaakt en gedeeld met de leden in de contactpersonengroep. De leden kunnen dit bericht zien zodra ze in Cloud inloggen en kunnen er ook op reageren.

Gegevens of documenten opvragen

Om bestanden of gegevens op te vragen van een contactpersoon kunt u een bestandsverzoek aanmaken. U kunt deze optie gebruiken als u een nieuw bestand nodig heeft, of als u voor een bestand dat u al heeft een update wilt vragen. U kunt bijvoorbeeld bestanden voor de belasting opvragen, of een verzoek indienen dat een contactpersoon een handtekening plaatst in een al bestaand PDF.

Een bestand opvragen

Als u wilt dat een contactpersoon een bestand uploadt naar Cloud kunt u een bestandsverzoek aanmaken.

Een bestandsverzoek aanmaken:

  1. U heeft de rol Lezer nodig en uw contactpersoon de rol Entiteitsmedewerker.

  2. Klik op Activiteiten in het Cloudmenu.

  3. Klik op Nieuw | Bestandsverzoek.

    Een nieuw bestandsverzoek aanmaken voor een contactpersoon

  4. Voer de relevante Entiteit in om een lijst weer te geven met alle contactpersonen die toegang hebben tot die entiteit.

    Selecteer de entiteit om te zien welke gebruikers toegang hebben.

  5. Voeg de contactpersonen voor dit verzoek toe aan de lijst met ontvangers en klik op Volgende.

  6. Vul het Onderwerp in en voeg een beschrijving toe.

    Let op: In de notificaties kan geen tekst met opmaak worden ingevoerd. Regeleindes invoeren of andere opmaak, zoals tekst schuin- of dikgedrukt, wordt niet in de e-mail getoond.

  7. Als uw beheerder meldingen heeft ingeschakeld: Klik op Volgende en geef nog een Aanvullend bericht op indien gewenst. Dit bericht wordt dan aan de e-mailnotificatie toegevoegd die naar uw contactpersonen wordt verstuurd. Voor meer informatie over e-mailnotificaties, zie E-mailinstellingen.

    Let op: Als u iets invult in zowel de beschrijving als in het Aanvullend bericht, dan wordt de tekst uit beide tekstvelden getoond in één paragraaf. We raden aan om slechts één van de twee velden in te vullen.

  8. Klik op Voltooid.

Het bestandsverzoek is nu aangemaakt en toegewezen.

Een update vragen voor een al bestaand bestand

Als u een klant wilt vragen om iets toe te voegen aan een al bestaand bestand dan kunt u het bestandsverzoek gebruiken om een bijlage toe te voegen. U kunt een nieuw bestand toevoegen vanaf uw computer of een al bestaand bestand in de Cloud bijvoegen.

Een update vragen voor een al bestaand bestand

  1. U heeft de rol Lezer nodig en uw contactpersoon de rol Entiteitsmedewerker.

  2. Klik op Activiteiten in het Cloudmenu.

  3. Klik op Nieuw | Bestandsverzoek.

    Een nieuw bestandsverzoek aanmaken voor een contactpersoon

  4. Voer de relevante entiteit in. Er wordt een lijst weergegeven met alle contactpersonen die toegang hebben tot die entiteit.

    Selecteer de entiteit om te zien welke gebruikers toegang hebben.

  5. Voeg de contactpersonen voor dit verzoek toe aan de lijst met ontvangers en klik op Volgende.

  6. Vul het Onderwerp in en voeg een beschrijving toe.

  7. Klik op Bestanden bijvoegen en Bestaand om een bestand toe te voegen dat al geüpload is naar Cloud, of kies voor Bestanden | Upload om op uw computer te bladeren en een bestand te zoeken.

    • Als uw beheerder meldingen heeft ingeschakeld: Klik op Volgende en geef nog een Aanvullend bericht op indien gewenst. Dit bericht wordt dan aan de e-mailnotificatie toegevoegd die naar uw contactpersonen wordt verstuurd. Voor meer informatie over e-mailnotificaties, zie E-mailinstellingen.

    Het icoontje voor bijlagen in het venster Bestandsverzoek aanmaken.

  8. Klik op Voltooid.

U heeft nu een verzoek aangemaakt om een bestaand bestand te updaten.