Ajouter et compléter des notes de revue (questions)

Dans les missions, vous pouvez ajouter et compléter des notes de révision. Les notes de révision peuvent signaler à l'équipe de mission qu'un travail supplémentaire est nécessaire sur un document ou que des tâches spécifiques doivent être accomplies dans le cadre d'une mission.

Ajouter des notes de revue (questions)

Les notes de révision peuvent être ajoutées à un espace de travail de la mission (entité) ou à des documents, des listes de contrôle et d'autres éléments de la mission dans un dossier de mission (en ligne et sur ordinateur).

Meilleure pratique : Il est préférable de créer une note de révision(question) à partir du dossier de la mission afin que votre équipe puisse savoir quel document, quelle liste de contrôle, quelle ligne ou quelle mission nécessite une attention particulière. Pour les notes de révision générales, envisagez d'utiliser la fonction "tâches" de l'espace de travail de l'engagement.

Questions des documents dans le fichier de mission

Vous pouvez ajouter des questions à un document spécifique, à un élément spécifique d'un document ou globalement (pour l'ensemble de la mission).

Ajouter une question globale pour l'ensemble de l'engagement :

  1. Dans le menu supérieur, sélectionnez l'icône Ajouter une question ().

    Une fenêtre contextuelle s'affiche sur la page, présentant une zone de texte avec une barre d'outils de formatage.

  2. Saisissez une description de votre problème dans la zone de texte.

    Si vous souhaitez que d'autres membres du personnel soient invités à consulter le problème, vous pouvez saisir le symbole @ et sélectionner leur nom dans la liste. Vous pouvez également sélectionner tout contact ayant accès à l'engagement.

  3. Sélectionnez un type de problème dans le menu déroulant situé en bas de l'éditeur.

    Sélectionnez un type de problème.

  4. Sélectionnez Créer un problème.

    L'icône des questions () est également disponible pour la plupart des éléments des documents d'engagement. Vous pouvez suivre les mêmes étapes pour enregistrer les problèmes d'un poste de document spécifique. Par exemple, une procédure dans une liste de contrôle.

Pour ajouter une question dans un document :

  1. Ouvrez un document dans votre mission et sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez enregistrer une question.

    Dans cet exemple, nous ajoutons un enjeu dans une ligne de la balance générale.

  2. Sélectionnez l'icône Questions ().

    Une fenêtre contextuelle s'affiche sur la page, présentant une zone de texte avec une barre d'outils de formatage.

  3. Saisissez une description de votre problème dans la zone de texte.

    Si vous souhaitez que d'autres membres du personnel soient invités à consulter le problème, vous pouvez saisir le symbole @ et sélectionner leur nom dans la liste. Vous pouvez également sélectionner tout contact ayant accès à l'engagement.

  4. Sélectionnez un type de problème dans le menu déroulant situé en bas de l'éditeur.

    Sélectionnez un type de problème.

  5. Sélectionnez Créer un problème.

Voir un résumé des questions

Toutes les questions en suspens, résolues ou effacées sont accessibles dans le rapport sur les questions. Vous pouvez utiliser ce rapport pour déterminer les questions qui doivent être révisées ou pour consulter l'historique de la révision d'un document.

Remarque : Il est recommandé d'effacer une question si vous souhaitez conserver l'historique de la question. Si vous supprimez une question, elle est supprimée du dossier de mission et du rapport sur les questions.

Pour consulter un rapport récapitulatif des problèmes et des notes d'examen :

Dans le menu supérieur, sélectionnez Questions. Le rapport sur les problèmes s'affiche.

Le rapport affiche les informations suivantes pour chaque question de votre engagement actuel :

  • Type de problème

  • Description du problème

  • Réponses des membres de l'équipe d'engagement

  • Changements de statut

  • Statut actuel

En haut du rapport, les problèmes sont résumés par type. Vous pouvez utiliser les menus déroulants pour filtrer le rapport par type de problème et par statut.

L'enregistrement des notes de révision actuelles et historiques s'affiche. Cette vue vous permet de modifier l'état des questions en suspens (Résoudre, Effacer, Supprimer) ou de les éditer.

Remplir des notes de revue (questions)

Lorsque vous rédigez des notes d'examen, vous pouvez être amené à collaborer avec d'autres membres du personnel et des contacts avec les clients. Qu'il s'agisse d'une note de révision provenant d'un dossier de mission ou de l'espace de travail de la mission, vous pouvez facilement envoyer un ping et marquer d'autres personnes sur l'élément pour obtenir des clarifications ou des informations supplémentaires sur le client.

Une fois la tâche achevée, marquez-la comme terminée ou le problème comme résolu. Dans un dossier d'engagement, vous avez également la possibilité d' effacer la question, ce qui supprime l'avis tout en conservant la note elle-même.

Meilleure pratique : Il est préférable de créer une note de révision(question) à partir du dossier de la mission afin que votre équipe puisse savoir quel document, quelle liste de contrôle, quelle ligne ou quelle mission nécessite une attention particulière. Pour les notes de révision générales, envisagez d'utiliser la fonction "tâches" de l'espace de travail de l'engagement.

Questions complètes dans un dossier d'engagement

Lorsque vous êtes chargé d'une question, vous êtes affecté à un document, à un élément de document ou à un engagement spécifique.

Une fois le problème résolu, marquez-le comme résolu. Vous pouvez également effacer la question une fois qu'elle est résolue ou si elle n'est plus nécessaire.

Résoudre les problèmes

Une fois l'examen terminé, vous pouvez résoudre le problème. Vous pouvez résoudre la question à partir du menu Question ou du document associé. La résolution du problème supprime la notification sur l'icône des problèmes, tout en conservant l'historique du problème dans le dossier d'engagement.

Pour résoudre un problème :

  1. Sélectionnez l'icône Questions ().

    Une fenêtre contextuelle s'affiche à côté de l'icône, indiquant les détails du problème.

    Remarque: S'il y a plus d'un numéro, les flèches gauche et droite () sont disponibles dans la fenêtre contextuelle. Sélectionnez les flèches pour faire défiler les questions.

  2. Sélectionnez Résoudre.

Des questions claires

Après avoir résolu un problème, ou si le problème n'est plus nécessaire, vous pouvez l'effacer à partir du menu des problèmes. L'effacement de la question supprime la notification sur l'icône des questions, tout en conservant l'historique de la question dans le dossier d'engagement.

Pour effacer une note de révision :

  1. Sélectionnez l'icône Questions ().

    Une fenêtre contextuelle s'affiche à côté de l'icône et présente le journal d'interaction de la note résolue.

    Remarque: S'il y a plus d'une note résolue, les flèches gauche et droite () sont disponibles dans la fenêtre contextuelle. Sélectionnez les flèches pour faire défiler les notes résolues.

  2. Sélectionnez Effacer.

Supprimer les problèmes

Vous pouvez supprimer les questions qui ne sont plus pertinentes pour l'engagement. Notez que vous ne pouvez supprimer qu'une question que vous avez créée. Seul un administrateur peut supprimer les questions créées par d'autres utilisateurs.

Pour en savoir plus, voir Rôles intégrés.

Pour supprimer une question :

  1. Sélectionnez l'icône d' émission ().

    Une fenêtre contextuelle contenant les détails du problème s'affiche.

  2. Sélectionnez l'icône Supprimer ().

    Un message de confirmation s'affiche.

  3. Sélectionnez Oui pour supprimer la question.

  4. Une fois que vous avez supprimé une question, elle est automatiquement supprimée de l'historique de l'engagement et de la page Questions.