Créer des espaces réservés dans le fichier de mission

Vous avez publié votre dossier de documents de travail et votre équipe de mission doit être en mesure d'y accéder et d'effectuer ses tâches une fois que le travail de mission a commencé. Cependant, il se peut que vous deviez partager d'autres fichiers ou documents qui ont également trait à la mission si.. :

• le client a envoyé des fichiers qui seront utilisés pendant la mission, ou

• vous avez des projets de contenu pour certaines lettres que vous allez travailler ou assigner avant de les ajouter aux documents de travail.

Ajouter un document aux documents de travail

De nombreux documents et dossiers relatifs à la mission n'ont pas forcément leur place dans le dossier des documents de travail. Toutefois, si vous savez à l'avance que vous aurez besoin de certains documents supplémentaires dans les documents de travail, vous pouvez les ajouter avant le début de la mission.

Pour ajouter un document aux documents de travail :

1. Assurez-vous que vous avez le rôle d' éditeur ou des droits équivalents pour le fichier Working Papers.

2. Dans le menu Cloud, sélectionnez Working Papers.

3. Sélectionnez le fichier Working Papers sur lequel vous allez travailler. Dans le volet de détails à droite, sélectionnez l'option Plus d'actions () | Ouvrir la copie de synchronisation.

   

4. Dans Working Papers, sur l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'un des types de document dans la section Insertion.

   

5. Complétez les informations dans la boîte de dialogue Nouveau lien de document, puis cliquez sur OK.

   

Le nouveau document est ajouté à votre dossier Working Papers. Vous pouvez ajouter plusieurs documents et les organiser dans le gestionnaire de documents. Vous pouvez également ajouter des espaces réservés pour les documents dont vous aurez besoin mais qui ne sont pas encore prêts.

Synchronisation des modifications apportées à un fichier Working Papers

Une fois que vous avez ajouté les documents initiaux dont vous aurez besoin dans le fichier Documents de travail, vous devez synchroniser les modifications avec le fichier parent sur le cloud afin que les autres membres de l'équipe puissent voir ces documents supplémentaires.

Pour synchroniser les changements dans les documents de travail :

1. Dans le fichier Working Papers, dans le coin inférieur droit de la fenêtre, cliquez sur pour ouvrir le menu Synchronization Status (État de la synchronisation).

   

2. Cliquez sur Synchroniser tous les documents.

   

Vous avez synchronisé tous les documents du dossier de mission. Tous les membres de votre équipe qui ouvrent leurs propres copies de synchronisation du fichier Working Papers devraient voir tous les documents et les espaces réservés que vous avez ajoutés.