Creación masiva de cuentas de usuario

Como alternativa a la creación de cuentas de usuario individuales, la opción Importar está disponible en las páginas Personal y Contacto .

En el caso de las grandes empresas, lo mejor es utilizar la opción de importación para crear cuentas de usuario de forma masiva importando la información de los usuarios de una lista. Esto ocurre en dos pasos:

1. Prepare la lista de información del usuario.
2. Importa la lista.

Tenga en cuenta que:

• Para crear cuentas de usuario masivas para el personal y los contactos de la empresa, debe crear dos listas separadas: una para el personal y otra para los contactos de la empresa

• Puede utilizar la opción de importación para actualizar de forma masiva la información de las cuentas de usuario existentes

• Si su empresa utiliza unidades denegocio, puede utilizar la importación estándar de Personal para importar personal a la unidad de negocio actual. Si está importando personal a otras unidades de negocio, a múltiples unidades de negocio o moviendo personal entre unidades de negocio, seleccione Personal a Unidades de Negocio. Para esta opción, se requiere un campo de unidad de negocio en la lista de importación. Los miembros del personal que ya existen en el sitio Cloud primario pueden seguir utilizando las mismas credenciales de acceso y el selector de unidades de negocio para navegar entre sitios.

• Después de importar correctamente una lista de usuarios, Cloud envía una notificación por correo electrónico a cada usuario que se ha creado. Para obtener más información, consulte Qué ocurre después de importar la lista.

Caseware Cloud ofrece dos métodos para añadir personal o contactos a su organización: importar una lista utilizando un archivo .csv o un bloque de texto delimitado o añadir usuarios individualmente en Cloud. Si su organización tiene más de 50 empleados o contactos, le recomendamos que importe una lista de usuarios.

Primer paso: Preparar la lista de información del usuario

Añadir usuarios desde una lista permite añadir un gran número de usuarios en un único procedimiento. El archivo o texto de la lista puede añadir o modificar el perfil y la información de contacto de los usuarios, así como su asignación de grupo. Si un grupo introducido no existe en Cloud, al importar el directorio se creará.

Necesitará una lista de usuarios en un archivo .csv o un bloque delimitado de texto sin formato.

Cuando utilice cualquiera de los dos métodos, asegúrese de que:

• Cada fila representa a un usuario, y
• Cada columna representa una propiedad, como su nombre, correo electrónico y grupo de usuarios. Para incluir a un usuario en más de un grupo, coloque una tilde (~) entre cada nombre de grupo.

Por ejemplo, un administrador quiere añadir cuatro miembros del personal a Cloud. Para cada método, su lista de usuarios podría tener el siguiente aspecto:

archivo .csv:

Bloque delimitado de texto sin formato:

Segundo paso: Importar la lista

Una vez preparada la lista, estará listo para importar sus usuarios a Cloud.

Para importar una lista de usuarios:

1. Ensure that you have the Staff: Función deadministrador o derechos equivalentes.

2. From the Cloud menu, select Staff or Contacts.

3. Seleccione Nuevo y, en Importar, seleccione Personal o Contactos.

   Nota: Si su empresa utiliza unidades denegocio, puede utilizar la importación estándar de Personal para importar personal a la unidad de negocio actual. Si está importando personal a otras unidades de negocio, a múltiples unidades de negocio o moviendo personal entre unidades de negocio, seleccione Personal a Unidades de Negocio.

4. Complete las opciones de importación según sea necesario.

   Opción	Descripción
   Actualizar la información existente sobre el personal	Seleccione esta opción para actualizar el personal existente con los datos del archivo CSV.
   (Estándar) Desactivar al personal no inscrito y activar al nuevo personal	Seleccione esta opción para desactivar el personal que existe en el sitio en la nube, pero que no está incluido en el archivo CSV. Se activará el nuevo personal en la lista de personal. Seleccione esta opción sólo si va a importar una lista completa de personal o de contactos.
   (Unidades de negocio) Desactivar el personal de las unidades de negocio que no cotizan en bolsa	Seleccione esta opción para desactivar el personal existente en las unidades de negocio que no están incluidas en el archivo CSV.
   Contiene cabecera	Seleccione si su archivo CSV contiene una fila de encabezado.
   Delimitador	Seleccione el delimitador que se utiliza en el archivo CSV para separar las filas (por ejemplo , ; | ).
   Especifique cómo debe establecerse la contraseña inicial	Seleccione si la contraseña inicial debe ser establecida por los propios usuarios o por el proveedor de identidades (admin).

5. Seleccione Importar desde CSV y busque su archivo de directorio .csv, o pegue el texto de su lista delimitada en el cuadro de texto, luego seleccione Siguiente.

6. Asigna la propiedad que coincide con cada columna.

   

   Notas:

   • Si algún usuario existente tiene la misma dirección de correo electrónico, se actualizará.
   • Si está importando personal a unidades de negocio, cualquier valor no vacío en la columna de unidad de negocio debe coincidir con un nombre de unidad de negocio. Las unidades de negocio múltiples pueden delimitarse mediante tildes (~).
   • Si está importando una lista de contactos, deje vacío el campo de dirección de correo electrónico para los contactos que no desee que tengan una cuenta en Cloud.

7. Seleccione Importar.

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación que muestra el número de usuarios añadidos o modificados correctamente. Si introduces algún grupo, también se añadirá o modificará.

¿Qué ocurre después de importar la lista?

Después de importar una lista de usuarios, Cloud les enviará automáticamente un correo electrónico con un enlace a su página de inicio de sesión. Puede encontrar un registro de este correo electrónico en Configuración | Correo electrónico | Registro de correo electrónico.

En la pantalla de inicio de sesión, se les pedirá que introduzcan su dirección de correo electrónico y que introduzcan y confirmen una contraseña. Las normas sobre la dificultad de las contraseñas y la frecuencia con la que deben cambiarse pueden establecerse en Configuración | Seguridad | Configuración de contraseñas.