Sincronizar un balance de sumas y saldos en diferentes aplicaciones en la nube

Puede utilizar el mismo balance de sumas y saldos en varios encargos en distintas aplicaciones de Caseware Cloud. Esta función resulta especialmente útil para prestar servicios a un mismo cliente en varios encargos, como la auditoría y la elaboración de informes financieros. Por ejemplo, un equipo de auditoría puede pasar sin problemas los datos del cliente a un equipo de información financiera que trabaje en una aplicación y un encargo diferentes.

Requisitos previos

Dos aplicaciones Cloud diferentes: Debe haber al menos dos aplicaciones Cloud diferentes, una como origen y otra como destino. Por ejemplo, aplicaciones financieras y de auditoría. Para importar desde un archivo de encargo que pertenece a una aplicación Cloud diferente, debe tener acceso a esa aplicación y a la entidad a la que pertenece el archivo. Para más información, consulte Establecer los niveles de acceso del personal

Fuente de encargo: El balance de sumas y saldos debe prepararse y cargarse en el encargo de origen. Tenga en cuenta que no puede seleccionar encargos consolidados como encargos de origen.

Compromiso de destino: Debe existir un encargo en la aplicación en la nube en la que desea importar los datos de un encargo de origen en una aplicación en la nube diferente.

Esquema de trabajo

Elemento de flujo de trabajo	Descripción
1	Cree el encargo de origen en Cloud app A.
2	Balance de comprobación.
3	Importe el balance de sumas y saldos en el encargo de origen.
4	Cree el encargo de destino en Cloud app B.
5	En el encargo de destino de Cloud app B, importe el balance de sumas y saldos del encargo de origen. En la página Datos , en la pestaña Conjuntos de datos , utilice la opción Importar desde Caseware Cloud Engagement . Seleccione la opción Sincronizar balance de sumas y saldos e importe el balance de sumas y saldos desde el encargo de origen en Cloud app A. Todas las cuentas presentes en el encargo de origen aparecen en el encargo de destino y se asignan a los grupos financieros en los que se encuentran coincidencias. Cuando no se encuentra ninguna coincidencia, las cuentas del origen aparecen como cuentas no asignadas en el destino. Las actualizaciones realizadas en el encargo de destino no volverán al encargo de origen.

Configuración inicial del balance de sumas y saldos de destino

Datos del periodo

Los datos del periodo entre los encargos de origen y destino se asignan automáticamente. Por ejemplo, la columna de datos Año en curso del contrato de origen se importa automáticamente a la columna Año en curso del contrato de destino

Fecha de cierre del ejercicio

Una vez importados los datos, la fecha de cierre del ejercicio del contrato de destino se ajusta automáticamente a la fecha de cierre del ejercicio del contrato de origen

Anotaciones y cuestiones

Las anotaciones y las incidencias no se importan del encargo de origen.

Importaciones de un encargo de consolidación

La importación desde un encargo de consolidación importa los datos de la entidad matriz sólo en el encargo de destino

Gestión de datos sincronizados entre encargos de origen y destino

• En la página Datos y para los ajustes sincronizados desde el encargo de origen aparece un enlace al encargo de origen.

• No puede editar cuentas, grupos o ajustes sincronizados desde el encargo de origen.

• No se pueden asignar cuentas que se hayan sincronizado desde el encargo de origen.

• Puede crear incidencias y anotaciones para cuentas y grupos sincronizados, pero no puede crear anotaciones para ajustes sincronizados.

• Cuando se realizan cambios en el encargo de origen, los usuarios del encargo de destino reciben una notificación para informarles de que esos cambios se han aplicado a su expediente. Los encargos se resincronizan cada cinco minutos.

  Si se han realizado cambios en el encargo de origen mientras un usuario estaba desconectado del encargo de destino, recibirá una notificación de que hay cambios pendientes la próxima vez que inicie sesión en el archivo y, a continuación, los cambios pendientes se sincronizarán con el encargo de destino en el ciclo habitual de cinco minutos.

  Nota: Nota: los nombres de grupo que se cambian en el encargo de origen no se sincronizan con el encargo de destino.

• Cuando se realizan ajustes en el contrato de destino, éstos no se sincronizan con el contrato de origen.

• Si bloquea un encargo que contiene datos sincronizados desde un encargo de origen, los cambios realizados en el encargo de origen dejarán de sincronizarse.

• Si tanto el encargo de origen como el de destino se arrastran, los archivos arrastrados se vinculan automáticamente para que pueda seguir sincronizando los datos del encargo de origen del año en curso.

Importar el balance de comprobación de un archivo de encargo

1. Abre el encargo de destino. Vaya a la página Datos . La página Datos se abre en la pestaña Conjuntos de datos .

2. Seleccione la opción Importar desde Caseware Cloud Engagement

• Aparecerá el cuadro de diálogo Importar desde Caseware Cloud Engagement.

• Se enumeran los encargos a los que tiene acceso.

3. Seleccione un encargo de la lista o búsquelo en el cuadro Buscar utilizando los valores de cualquiera de los siguientes campos de encargo:

• Nombre de la entidad

• Producto

• Nombre operativo

• Encargo

• Fecha de cierre del ejercicio

4. Seleccione el conmutador Sincronizar balance de sumas y saldos .

5. Por defecto, está seleccionada la opción Sólo la misma fecha de fin de año . Anule la selección para ver los encargos de origen cuya fecha de fin de año no coincida con la del encargo actual.

6. Seleccione Importar.

Lo que ocurre en este punto depende de si las estructuras de agrupación financiera entre las dos aplicaciones (origen y destino) son las mismas o si se pueden alinear diferentes mediante una lógica predefinida:

Cuando las estructuras de agrupación financiera no son las mismas, pero existe una lógica predefinida para alinearlas

Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccione Importar. Aparece la pestaña Cuentas con el balance de sumas y saldos. Observe que el indicador TB SOURCE muestra el encargo de origen del que procede el balance de sumas y saldos.

• Una sincronización inicial alinea las estructuras de agrupación financiera entre los encargos de origen y destino. Las sincronizaciones posteriores sólo se producirán a nivel de cuenta, no a nivel de estructura de agrupación financiera.

• Cualquier cambio posterior en las cuentas del encargo de origen se sincronizará con este encargo de destino y aparecerá como no asignado en la pestaña Asignar cuentas .

• Puede desasignar y reasignar cuentas en el encargo de destino, pero estos cambios no afectarán al encargo de origen.

Seleccione la pestaña Asignar cuentas . Pase el ratón por encima del campo Cuentas parcialmente sincronizadas.

No puede realizar ningún cambio en los detalles de la cuenta en el encargo de destino porque las cuentas de los encargos de origen y destino permanecen sincronizadas.

Cuando las estructuras de agrupación financiera no coinciden y no existe una lógica predefinida para alinearlas

Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Siempre que sea posible, las cuentas y su asignación a los grupos financieros se copian en el encargo de destino. Cuando los grupos financieros y las cuentas no pueden emparejarse, las cuentas aparecen como no asignadas en el encargo de destino. Las cuentas no asignadas quedarán bloqueadas y no podrá asignarlas a grupos financieros. Las cuentas asignadas no serán reasignables.

En este ejemplo seleccionaremos Importar para ver el efecto.

Aparece la pestaña Cuentas . Seleccione la pestaña Asignar cuentas para ver las asignaciones de cuentas. No es posible modificar las imputaciones bloqueadas. Véase el ejemplo siguiente.

Cuando no existe una lógica predefinida, pero las estructuras de agrupación financiera son las mismas

En caso de que haya cuentas sin asignar, no podrá asignar ni reasignar cuentas en el encargo de destino.