Een privé-bestand of -activiteit aanmaken

Bij het toevoegen van content in Cloud wordt deze content gekoppeld aan een entiteit. Daarbij kunnen alle gebruikers die een machtiging hebben voor die entiteit de content ook zien.

Met de optie Beperkt is het mogelijk deze regel te omzeilen; bestanden en activiteiten kunnen zo privé worden gemaakt. Een beperkt bestand of beperkte activiteit is alleen zichtbaar voor beheerders, de eigenaar van het bestand en specifieke gebruikers die toegang hebben gekregen van de eigenaar.

Een privé-bestand aanmaken

Het kan zijn dat je een document wilt aanmaken dat alleen zichtbaar is voor bepaalde gebruikers. Bijvoorbeeld een bestand met feedback over de andere gebruikers. Dit document zou dan onzichtbaar zijn voor de gebruikers met toegang tot de entiteit, maar u kunt het verder wel delen met bepaalde gebruikers.

Een privé-bestand aanmaken:

1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit waar u het bestand aan wilt toevoegen.

2. Ga in het Cloudmenu naar Bestanden. Ga naar de pagina Working Papers om een privé-opdracht aan te maken.

3. Klik op Nieuw en selecteer hoe u het bestand wilt uploaden.

   

4. Voor documenten vanuit Google Drive of Onedrive opent een nieuw venster. Voer de naam in, een omschrijving en andere informatie die gevraagd wordt.

   

5. Klik op de knop Beperkt.

   

6. Klik op Opslaan en delen.

7. Selecteer een gebruiker in het venster Delen en klik op het pijltje rechts in de rij om een rol toe te wijzen. U kunt een of meerdere rollen aan de gebruiker toewijzen of rollen toewijzen aan meerdere gebruikers.

   

8. Klik op Deel.

Het privébestand is nu aangemaakt en wordt getoond op de pagina Bestanden. Ook heeft u het bestand gedeeld met geselecteerde gebruikers en/of contactpersonen. Zij kunnen het bestand nu zien of bewerken.

Een privé-activiteit maken

Het kan zijn dat u een activiteit wilt aanmaken die alleen zichtbaar is voor bepaalde gebruikers.

Een privé-activiteit aanmaken:

1. U heeft de rol Eigenaar nodig of vergelijkbare machtigingen voor de entiteit waar u de activiteit voor wilt aanmaken.

2. Klik op Activiteiten in het Cloudmenu.

3. Klik op Nieuw en selecteer of het gaat om een Bericht of een Taak.

   

4. Selecteer onder welke entiteit u de activiteit wilt aanmaken. Voer het onderwerp in, een beschrijving en andere informatie die gevraagd wordt.

   

5. Klik op de knop Beperkt.

   

6. Klik op Opslaan en delen.

7. Selecteer een gebruiker in het venster Delen en klik op het pijltje rechts in de rij om een rol toe te wijzen. U kunt een of meerdere rollen aan de gebruiker toewijzen of rollen toewijzen aan meerdere gebruikers.

   

8. Klik op Deel.

De privé-activiteit is aangemaakt en wordt getoond op de pagina Activiteiten.Ook heeft u de activiteit gedeeld met geselecteerde gebruikers en/of contactpersonen. Zij kunnen de activiteit nu zien of bewerken.