Entiteiten aanmaken

In Cloud worden organisaties van klanten ondergebracht in Klant-entiteiten. Deze entiteiten kunnen op verschillende manieren ingedeeld en beheerd worden. Zo kunnen er koppelingen tussen entiteiten gevormd worden of er kunnen labels of workflowfases toegekend worden.

Een entiteit aanmaken vanuit een bestand

In Cloud kunt u meerdere klant-entiteiten tegelijk aanmaken met behulp van een .csv-bestand of met een tekstbestand met gescheiden waarden.

Welke manier u ook gebruikt, let er op dat:

• op iedere rij maar één klant-entiteit staat;
• iedere kolom één waarde bevat, zoals de naam, de startdatum of de labels. Als u meerdere labels wilt toewijzen, plaats de labels dan tussen aanhalingstekens en zet tussen iedere labelnaam een komma. Labels die nog niet zijn aangemaakt in Cloud worden automatisch bij de import aangemaakt.

• De datums onder de kolommen Klant vanaf en Datum inactief moeten in dezelfde datumopmaak staan als de opmaak geselecteerd in uw landinstellingen.

Een voorbeeld. Stel dat een beheerder de volgende twee entiteiten wilt toevoegen:

Naam, Locatie, Entiteitnummer, Klant vanaf, Fiscaal jaareinde, Labels
Holding B.V., Apeldoorn, 4829, 09 Jul 2012, December, “Detailhandel, Vennootschap”
Bedrijf B.V., Arnhem, 5937, 22 Aug 2010, December, Detailhandel

Een lijst met entiteiten importeren:

1. U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.

2. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.

3. Klik op Nieuw | Importeren.

   

4. Klik op Importeer uit CSV en selecteer het .csv-bestand dat u nodig heeft. Of plak uw tekst met gescheiden waarden in het tekstveld.

5. Pas eventueel de opties voor importeren aan en klik op Volgende.

   

6. Geef aan welke waarden in de kolommen worden gebruikt. The Name (up to 60 characters) and Entity Number (up to 10 characters) are required to complete the import. Bestaande entiteiten met hetzelfde Entiteitsnummer worden bijgewerkt.

   

7. Klik op Importeren om af te ronden.

De entiteiten zijn nu toegevoegd aan Cloud. Bestaande entiteiten met hetzelfde Entiteitsnummer worden bijgewerkt.

Entiteiten apart aanmaken

Entiteiten kunnen ook elk apart worden aangemaakt via de pagina Entiteiten.

Een entiteit aanmaken:

1. U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.

2. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.

3. Klik op Nieuw en kies de gewenste soort entiteit.

   

4. Geef het Land van registratie op en de Ondernemingsvorm. De beschikbare ondernemingsvormen zijn gebaseerd op het geselecteerde land van registratie. Voor meer informatie, zie Entiteiten aanmaken.

   

5. Enter a Name and Entity Number. These fields are required.

   Let op: The Entities page may not sort correctly if it contains alphanumeric codes with inconsistent lengths (e.g. 1 ABC, 23 DEF, 456 GHI). To correct this, pad each number with zeroes to ensure a consistent length (e.g. 001 ABC, 023 DEF, 456 GHI) or use numeric codes.

6. Klik op Opslaan.

De entiteit is nu toegevoegd en wordt weergegeven op de Entiteitenpagina.

Entiteiten labellen

Labels zijn een hulpmiddel om personen, bestanden en entiteiten binnen uw organisatie in te delen. Zo kunt u entiteiten indelen op sector, organisatiestructuur of het soort werkt wat uw onderneming voor de klant van de entiteit uitvoert.

Entiteiten labelen:

1. U heeft de rol Beheerder personeel nodig of vergelijkbare machtigingen.

2. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.

3. Selecteer de entiteit waarvan u de labels wilt bijwerken. Klik op het icoon Label () in het entiteitsmenu.

   

4. Kies de labels die u wilt toewijzen.

   

5. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Zodra labels zijn toegewezen aan een entiteit kunnen entiteiten op de labels gefilterd worden in het zoekveld.

Entiteiten indelen

Als u een workflow voor entiteiten heeft aangemaakt kunt u deze workflowfases gebruiken om uw klant-entiteiten in te delen. Voor meer informatie over workflows aanmaken, zie Aangepaste velden, labels en workflows aanmaken.

U kunt entiteiten ook indelen op basis van de status. De workflow-fases en de status van de entiteit dienen alleen ter informatie. Het heeft geen invloed op de acties die het personeel kan uitvoeren in de entiteit.

U heeft de rol Entiteit toegang of vergelijkbare machtigingen nodig voor de entiteit.

De workflow voor een entiteit instellen:

1. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu () en selecteer de entiteit die u wilt bewerken.

2. Klik op de workflow om deze aan te passen.

   

De status van een entiteit instellen:

1. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu () en selecteer de entiteit die u wilt bewerken.

2. Klik op de knop Bewerken ().

3. Het venster Entiteit bewerken opent. Ga naar het tabblad Profiel.

4. Onder Status is een keuzemenu waar u de status kunt selecteren.