Grote gegevenssets migreren (meer dan 50 bestanden)

De Migration Manager is een administratieve tool waarmee u eenvoudig en veilig grote hoeveelheden gegevens naar de Cloud kunt migreren. Organisaties die de Migration Manager willen gebruiken, moeten contact opnemen met Caseware Support met de volgende informatie:

• Voorgenomen migratiedatum(s)

• Grootte van actieve klantgegevens

• Grootte van inactieve klantgegevens

• Aantal te migreren bestanden (huidig en vorig jaar)

• Aantal gebruikers

Daarnaast moet uw organisatie bevestigen dat ze niet zullen proberen bestanden te migreren die aan een andere organisatie zijn gekoppeld.

Vereisten

• Uw organisatie moet Working Papers 2019 of later gebruiken.

• Uw organisatie moet beschikken over Working Papers met SmartSync-technologie . Zie Verschillen tussen SmartSync en niet-SmartSyncals u geen SmartSync hebt en neem contact op met uw plaatselijke distributeur voor meer informatie.

• Uw organisatie moet een Caseware Cloud site hebben. Als u geen Cloud site hebt, kunt u een uitnodiging aanvragen.

• U moet een internetbrowser hebben die TLS 1.2 of hoger ondersteunt. Zie voor meer informatie Toegang tot Caseware Cloud uitschakelen voor oudere en niet-ondersteunde browsers.

• U moet Migration Manager installeren op de computer of server die de te migreren gegevens bevat.

• Een beheerder moet de Migratiemanager namens de organisatie bedienen (beheerdersrechten zijn vereist).

• U moet de Migratiemanager verbinden met uw Cloud site om toegang te krijgen tot alle migratieopties. Klik in het hoofdmenu op Log In en voer de URL van uw Cloud site en uw beheerdersgegevens in. U hoeft het webprotocol (http:// of https://) niet in de URL op te nemen.

  Let op: Als de Cloud site van uw organisatie is opgezet als onderdeel van een bedrijfseenheid, moet u de Migratiemanager verbinden met de URL van een individuele bedrijfseenheid, in plaats van met de URL van de Cloud site op het hoogste niveau (waar medewerkers zich meestal aanmelden). Tijdens het migratieproces worden de gegevens gemigreerd naar de individuele bedrijfseenheid en zijn ze alleen toegankelijk voor de gebruikers van de bedrijfseenheid. Vervolgens kunt u het proces herhalen met de URL's van andere afzonderlijke bedrijfsonderdelen.

Aanbevolen

• Valideer de gezondheid van uw bestanden vóór de migratie. Zie Opdrachtbestanden voor meer informatie.

• Zorg er waar mogelijk voor dat de engagement eigenschappen in uw bestanden zoveel mogelijk informatie bevatten om te helpen bij het auto-map proces. Zie Entiteiten uploaden naar Cloud voor meer informatie.

• Comprimeer alle bovenliggende bestanden vóór de migratie om de migratietijd te verkorten. Zorg ervoor dat u alle submappen meeneemt tijdens het comprimeren.

• Maak een back-up van alle bovenliggende bestanden voor de migratie. De originele bestanden op uw server worden gemigreerd naar Cloud.

• Voer slechts één instantie van de Migratiemanager tegelijk uit. Meerdere instanties zullen de verwerkingstijd niet versnellen en kunnen de prestaties van de Cloud negatief beïnvloeden.

• Start zelf gehoste SmartSync-servers opnieuw op na een migratie om de engagement-bestandenlijst te wissen. Als u uw gegevens in stappen migreert, herstart u de server na elke stap.

De migratietijd schatten

To help you schedule your migration for minimal disruption, see the following migration time estimates. Note that these estimates were created using a controlled environment. Actual migration time may differ.

To reduce migration time, we suggest that you complete the following actions:

• Compress all parent files, including subfolders

• Delete unnecessary sync copies

• Clear synchronization information for archived files

• Upload entities and staff in advance of the file migration

Depending on the quantity and size of the files you are migrating, you may need to complete the migration over a period of several weekends. For information on segmenting the process, see Migrate engagement files to Cloud.

Personeel uploaden naar cloud

You can upload a list of your staff members from a .csv file, shared data store (.cwc file) or data store export file to get them started with their own Cloud account. Note that each staff member added to Cloud will receive a registration email from donotreply@casewarecloud.com. We suggest whitelisting this email address to prevent your spam filters from blocking the email.

If you are preparing a .csv file, ensure that:

• Each staff member has at minimum a first name, last name and unique email address

• Each row represents one staff member

• Each column represents a property (e.g. first name, last name, email)

• Multiple staff groups are separated with tildes (~)

For example:

To upload staff from a .csv file:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Upload Staff.

3. Next to the CSV file upload option, click UPLOAD.

4. The Staff app displays in Cloud. Click New | Import | Staff.

5. The Import Staff dialog displays. Click Import from CSV and browse for your .csv file, or copy and paste the content from your .csv file into the text box. Click Next.

6. The list of staff from your .csv file display in a table. Assign the applicable heading for the data in each column. Note that columns with the Ignore heading will not be uploaded.

7. Click Import.

The staff list is uploaded to Cloud. You can view all of the staff in your Cloud site by clicking Staff on the Cloud menu. Close the Import Staff dialog to return to the main menu.

To upload staff from a shared data store:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Upload Staff.

3. Click the file icon and browse for the folder containing the connection (.cwc) file. Select the file and click Open.

4. Click UPLOAD.

5. A login dialog displays requesting administrator credentials for the shared data store. Enter the credentials and click OK to begin the upload.

The staff list is uploaded to Cloud and the upload results display. For more detailed information, view the automated log file by clicking the link provided. Click CLOSE to return to the main menu.

To upload staff and groups from a data store export file:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Upload Staff.

3. Next to the DSAT upload option, click UPLOAD.

4. The Working Papers Security Import dialog displays in Cloud. Click Select Files and browse for your export file, or drag and drop the file into the dialog.

5. The Import Staff and Groups dialog displays with a list of your staff, staff groups and roles. Click Import.

The staff list is uploaded to Cloud and the roles display in the Working Papers Security list. You can view all of the staff and groups in your Cloud site by clicking Staff and Groups on the Cloud menu. Close the Import Staff and Groups dialog to return to the main menu.

Entiteiten uploaden naar cloud

Entities are workspaces that store all the relevant information for a particular client, including business and contact information, documents and engagement files. You can upload a list of entities to Cloud using a .csv file. When preparing the .csv file, ensure that:

• Each entity contains at minimum an entity name (up to 60 characters) and number (up to 10 characters)

• Each row represents one client entity

• Each column represents a property (e.g. client name, operating name, website)

• Multiple tags are placed between quotes and separated with commas

For example:

We suggest that you include as many properties as possible to ease the process of mapping your engagement files to the correct entities later on in the migration.

To upload entities from a .csv file:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Upload Entities.

3. The Import Entities dialog displays in Cloud. Select the applicable import options.

4. Click Import from CSV and browse for your .csv file, or copy and paste the content from your .csv file into the text box. Click Next.

5. The entities from your .csv file display in a table. Assign the applicable heading for the data in each column. Note that columns with the Ignore heading will not be uploaded.

6. Click Import.

The entities are uploaded to Cloud. You can view all of the entities in your Cloud site by clicking Entities on the Cloud menu. Close the Import Entities dialog to return to the main menu.

Opdrachtbestanden valideren

We suggest that you validate your organization's engagement files to determine if they are ready for migration to Cloud. Some common issues that will prevent validation of a file include:

• The file is corrupt

• The file is a sync copy rather than a parent file

• The file's name includes unicode characters

• The file's version is older than Working Papers 2011

• The compressed file does not include subfolders

If possible, ensure that you resolve these issues prior to validation. If any of these issues are discovered after a validation attempt, resolve them and try the validation again.

To validate your engagement files for migration:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Validate Files.

3. Click the folder icon and browse for the folder containing the files that you want to validate. Click Select Folder.

4. Click VALIDATE.

The results of the validation process display in the validation report. For more detailed information, view the automated log file by clicking the link provided. Click CLOSE to return to the main menu.

Een mappingbestand maken

Prior to migration, you'll need to create a mapping file that assigns each engagement file to its applicable Cloud entity.

To create a mapping file:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Map Files.

3. Click the folder icon and browse for the folder containing the files that you want to map. Click Select Folder.

4. Click AUTOMAP to assign files to entities based on their engagement properties.

5. A list of each file and their proposed entities displays. If there are any unmapped or incorrectly mapped files, select the box next to the file name and click MAP. Select the applicable entity, then click Apply. Repeat this process until all engagement files are mapped to an entity.

Note: Clicking MAP ALL will map all remaining unmapped files to a specified entity. Mapped files will not be changed.

A mapping file named CWCloudMigrationMng.csv is created in the folder containing the mapped files. If you intend to migrate files in stages, refer to this mapping file for the applicable range to migrate. Click CLOSE to return to the main menu.

Betrokken bestanden migreren naar Cloud

Migrate your engagement files to Cloud in order to take advantage of Cloud's file management and engagement tracking tools. We strongly recommend backing up all files prior to the migration, as the original copies will be automatically deleted afterwards.

To migrate engagement files:

1. Right-click the Migration Manager executable and click Run as administrator.

2. On the main menu, click Migrate Files.

3. Click the document icon and browse for your mapping file (CWCloudMigrationMng.csv). Select the file and click Open.

4. If you only want to migrate a range of files (e.g. files 1-50) rather than all files at once, specify the first and last numbers of the range in the applicable fields.

5. Click MIGRATE.

The files are migrated to Cloud and the migration results display. For more detailed information, view the automated log file by clicking the link provided. Click CLOSE to return to the main menu.

Betrokken bestanden van een SmartSync-server integreren

Firma's die gebruik willen maken van Caseware Sherlock's praktijkmanagement mogelijkheden, terwijl ze nog steeds een on-premise SmartSync Server gebruiken, kunnen hun engagement bestanden direct integreren met Cloud via de Migratie Manager. Met deze functie kunnen bedrijven historische bestanden integreren, historische gegevens extraheren en die gegevens vervolgens gebruiken in Caseware Sherlock.

Om engagementbestanden van een SmartSync-server te integreren:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.
2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.
3. Klik op het documentpictogram en blader naar uw mappingbestand (CWCloudMigrationMng.csv). Selecteer het bestand en klik op Openen.
4. Als u alleen een reeks bestanden wilt integreren (bijv. bestanden 1-50) in plaats van alle bestanden in één keer, geef dan het eerste en laatste nummer van de reeks op in de daarvoor bestemde velden.
5. Klik op INTEGRATE.
6. Als u bestanden uit een eerdere versie van Working Papers integreert, verschijnt er een dialoogvenster waarin u deze bestanden kunt converteren of overslaan. Geconverteerde bestanden zullen niet langer toegankelijk zijn in de vorige versie van Working Papers, terwijl overgeslagen bestanden niet zullen worden geconverteerd of geïntegreerd met Cloud.

De bestanden worden geïntegreerd met Cloud en de integratieresultaten worden weergegeven. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het geautomatiseerde logbestand bekijken door op de aangegeven link te klikken. Klik op SLUITEN om terug te keren naar het hoofdmenu.

Belangrijk: Voordat uw medewerkers sync-kopieën van de bestanden openen, moet u de kopieën van de ouderbestanden verwijderen.