Partager des fichiers avec des utilisateurs ou des groupes

Vous pouvez partager des fichiers avec des membres du personnel ou des contacts dans le nuage en attribuant des rôles au fichier. Par exemple, supposons que vous souhaitiez qu'un contact puisse consulter un fichier dans le nuage pour vérifier que son contenu est à jour. Vous pouvez leur attribuer le rôle Contact - Visionneur pour qu'ils puissent accéder au fichier et donner leur avis sur son contenu.

Remarque: Pour attribuer à des utilisateurs ou à des groupes un rôle sur un fichier, ils doivent d'abord avoir accès à l'entité à laquelle le fichier est associé. Avant d'essayer de partager un fichier, assurez-vous que chaque utilisateur ou groupe a accès à l'entité appropriée. Pour en savoir plus, voir Attribuer des rôles de sécurité à l'échelle du système.

Attribuer des rôles sur un fichier

Pour partager un fichier, vous devez attribuer aux utilisateurs un rôle sur ce fichier. You can assign roles for specific files from the Files page. Vous pouvez également attribuer aux utilisateurs des rôles sur plusieurs fichiers à la fois afin de partager tous les fichiers en même temps.

Avant de commencer, assurez-vous que vous avez le rôle de propriétaire ou des privilèges équivalents pour le fichier que vous souhaitez partager.

Pour accorder à des utilisateurs ou à des groupes l'accès à des fichiers spécifiques dans une entité :

1. Dans le menu Cloud (), sélectionnez Fichiers.

2. Sélectionnez l'entité appropriée dans la liste déroulante des entités.

   

3. Sélectionnez le fichier approprié, puis sélectionnez Partager ().

   

4. Sélectionnez les utilisateurs ou les groupes auxquels vous souhaitez donner accès au fichier ou à l'activité, puis sélectionnez Attribuer des rôles à (#) et les rôles appropriés.

   Remarque : Tous les rôles que les utilisateurs possèdent déjà en raison de paramètres antérieurs apparaissent sous Hérités.

   

5. Sélectionnez Partager.

Pour attribuer des rôles sur des fichiers à un utilisateur ou à un groupe :

1. Dans le menu Cloud (), sélectionnez Fichiers.

2. Sélectionnez les entités appropriées dans la liste déroulante des entités.

   

3. Sélectionnez les fichiers appropriés, puis sélectionnez Autres actions () | Partager.

   

4. Sélectionnez les groupes, les membres du personnel et les contacts auxquels vous souhaitez accorder l'accès, puis choisissez le rôle approprié dans le menu déroulant.

   

5. Sélectionnez Partager.

Pour rendre un dossier visible aux contacts :

Vous pouvez partager des dossiers avec vos contacts pour améliorer la collaboration et la gestion des fichiers. Par exemple, vous pouvez créer un dossier que les contacts peuvent utiliser pour télécharger des fichiers et un autre dossier pour les fichiers que les contacts doivent examiner.

Une fois que vous avez partagé un dossier, il est visible par tous les contacts qui peuvent accéder à l'entité associée. Toutefois, les contacts n'ont pas automatiquement accès aux fichiers des dossiers.

Avant de commencer, assurez-vous que vous avez le rôle d' éditeur ou des privilèges équivalents.

Pour rendre un dossier visible aux contacts :

1. Dans le menu Cloud (), sélectionnez une page de produit, telle que Working Papers, ou sélectionnez la page Files.

2. Sélectionnez le menu déroulant () à côté du dossier que vous souhaitez rendre visible, puis sélectionnez Modifier. Les éventuels sous-dossiers seront automatiquement rendus visibles.

   

3. Sélectionnez Afficher à tous les contacts, puis sélectionnez OK.