Integrar Working Papers con consultas

Queries es una herramienta de colaboración que le permite comunicarse y compartir documentos con sus clientes en un entorno único y seguro. Con la integración de Consultas, puede gestionar fácilmente el flujo de trabajo de un encargo con seguimiento automático del estado, arrastrar y soltar documentos entre Consultas y Documentos de trabajo y alinear las consultas de los clientes con el estado del encargo. Tenga en cuenta que las Consultas pueden tener un nombre de producto diferente en su región (por ejemplo, Consultas PBC).

Requisitos previos

• Su organización debe estar utilizando Working Papers 2019 o posterior.

• Su organización debe tener una licencia para la aplicación Consultas. Si no dispone de licencia, póngase en contacto con su distribuidor local para obtener más información.

• Los Documentos de Trabajo deben estar integrados en un sitio Cloud.

Recomendaciones:

• Almacene sus archivos de encargo en la nube publicándolos en una entidad de la nube. Los archivos publicados son accesibles desde cualquier ubicación en la que pueda iniciar sesión en su cuenta de la Nube y pueden vincularse inmediatamente a un archivo de Consultas.

Integrar un archivo de encargo con una entidad de Cloud

En Cloud, la información de cada cliente -como propiedades de encargo, dirección e información de contacto- se almacena en su propia entidad. Cuando usted integra un archivo de encargo de Working Papers con una entidad, se rellenará automáticamente el archivo con la información de Cloud.

Integrar un archivo de encargo con una entidad de Cloud

1. En Working Papers, abra el archivo de encargo que desea integrar con una entidad Cloud.

2. On the ribbon, click Engagement | Engagement Properties.

3. En la pestaña Nombre/Dirección, haga clic en el campo Entidad en la nube . Introduzca el nombre de la entidad o haga clic en el menú desplegable y seleccione Nuevo para crear una nueva entidad.

4. La información del cliente de la entidad Cloud rellena automáticamente las propiedades del encargo. Haga clic en Aceptar.

El expediente de contratación se integra con la entidad Cloud. Si necesita modificar las propiedades del contrato, seleccione Sincronizar automáticamente las propiedades del contrato con la entidad en la nube y realice los cambios en el cuadro de diálogo o en la entidad en la nube.

Vincular el encargo a un archivo de consultas

Después de integrar su archivo de encargo, tendrá que vincularlo a un archivo de consultas nuevo o existente antes de enviar las consultas a sus clientes. Puede crear el enlace desde el cuadro de diálogo Configuración de consultas que se muestra automáticamente tras integrar un encargo con una entidad. Si cierra este cuadro de diálogo, puede volver a acceder a él desde la cinta de opciones.

Para enlazar con un archivo de Queries:

1. En la cinta, haga clic en Nube. En el grupo Consultas, haga clic en Abrir.

2. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de consultas. Si procede, seleccione el producto Consultas que desea utilizar.

3. Seleccione Crear nuevo para crear un nuevo archivo de consultas, o Seleccionar existente para seleccionar un archivo de consultas existente en el menú desplegable. Haga clic en Aceptar.

El encargo se vincula al archivo Consultas y se muestra el panel Nube. Tenga en cuenta que los nuevos archivos de consultas incluyen contenido por defecto. Le sugerimos que complete el documento Optimizer para añadir o eliminar contenido en función de la naturaleza de su encargo.

Crear consulta

Una consulta es un documento interactivo inteligente que consta de los siguientes componentes:

• Pregunta Las solicitudes a las que debe responder el cliente.

• Juegos de preguntas: Grupos de preguntas relacionadas.

• Tipo de respuesta El método por el que el cliente envía su respuesta.

• Instrucciones Orientación sobre cómo puede responder el cliente a la consulta.

Cree una consulta en su archivo de consultas para solicitar información a su cliente.

Crear consulta

1. In the Queries file, navigate to the Documents page. Haga clic en Añadir | Consulta.

2. Seleccione una consulta entre las plantillas disponibles e introduzca un nombre para el documento.

3. Seleccione Crear consulta.

Se crea una nueva consulta en el archivo Consultas. También puedes compartir documentos con tu cliente añadiéndolos a la consulta. Tenga en cuenta que si añade un documento automático a una consulta, éste se convierte automáticamente en PDF.

Para añadir un documento a Documentos de Trabajo:

1. En Working Papers, abra el archivo Queries y navegue hasta la consulta en la que desea añadir el documento.

2. En el Administrador de documentos, seleccione el documento que desea añadir.

3. Arrastre el documento desde el Gestor de Documentos a la consulta.

The document is added to the query. Cuando esté listo para enviar la solicitud a su cliente, haga clic en Enviar. Se envía una notificación al cliente por correo electrónico con un enlace a los detalles de la consulta. El cliente puede cargar sus propios documentos y comentar la consulta si lo desea.

Completar una consulta

A medida que el cliente responde a tus consultas, puedes Aceptar o Rechazar sus respuestas. Los documentos aceptados pueden arrastrarse desde una consulta directamente al Gestor de Documentos de Trabajo. Si es usted autor de contenidos, puede utilizar un ID de autor para automatizar este proceso vinculando directamente el documento de consulta a un marcador de posición en el Gestor de documentos.

Para vincular un documento de consulta al Gestor documental:

1. En la aplicación Consultas, añada un ID de autor al documento correspondiente.

2. En Documentos de Trabajo, cree un documento marcador de posición en el Gestor de Documentos.

3. Haga clic con el botón derecho en un archivo y seleccione Eliminar.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haga clic en la pestaña Plantilla .

5. En el campo ID de autor de las consultas, introduzca el ID de autor correspondiente del archivo de consultas. Haga clic en Aceptar.

El documento de consulta está vinculado al marcador de posición. Cuando reciba una actualización del documento en la consulta, puede transferir esa actualización al marcador de posición haciendo clic en Nube | Recibir en la cinta Documentos de trabajo.

Si el documento tiene una firma electrónica (e-firma) disponible (indicada por un icono azul de información ), haga clic con el botón derecho en el documento en el Administrador de documentos y seleccione Exportar registro de firmas para descargarlo.

Una vez que haya aceptado todas las respuestas de la consulta, puede completarla haciendo clic en Completar en la parte superior del panel Nube. Las consultas completadas harán progresar automáticamente el estado del rastreador de encargos en Cloud.