Vereisten transacties in csv-bestand

U kunt uw transacties naar uw Clouddossier importeren via een CSV-bestand.

Voor meer informatie over het importeren van transacties via een CSV-bestand, zie Transacties importeren vanuit een CSV- of Excelbestand.

Bestandsvereisten

Let op de volgende zaken om ervoor te zorgen dat de import goed verloopt:

• Het bestand is een .csv-bestand, gecodeerd in UTF-8.

• Het bestand mag niet groter zijn dan 5 GB.

• Er mogen geen lege rijen zijn.

• De eerste regel (dus de regel na de header) mag geen gegevens bevatten die nodig zijn voor de import. Deze eerste regel in het CSV wordt niet als transactie-rij gezien.

• Bij een waarde is met aanhalingstekens ("):

  • De waarde moet twee aanhalingstekens bevatten (haakje openen en haakje sluiten).Als een waarde slechts één aanhalingstekenbevat, voeg de tweede dan toe of haal het weg.

  • De waarde moet worden voorzien van escape-tekens, ofwel twee aanhalingstekens of backslashes (\).

  • Waarden met meer dan een woord - met één of beide in aanhalingstekens - moeten geheel omsloten worden met aanhalingstekens.

  Bijvoorbeeld:

  De waarde Definitely "real" cash heeft een woord tussen aanhalingstekens:

  accountId,accountDescription,amount

  123,Definitely "real" cash,1000000

  Wijzig de waarde zodat het er zo uitziet:

  accountId,accountDescription,amount

  123,"Definitely ""real"" cash",1000000

  Of zo:

  accountId,accountDescription,amount

  123,"Definitely \"real\" cash",1000000

  De waarde "cash" staat tussen aanhalingstekens:

  accountId,accountDescription,amount

  123,"cash",1000000

  Wijzig de waarde zodat het er zo uitziet:

  accountId,accountDescription,amount

  123,""cash"",1000000

  Of zo:

  accountId,accountDescription,amount

  123,\"real\",1000000

CaseWare bestandsindeling

Transactie details

Boekingsnummer

Het identificatienummer uniek voor iedere boeking

Code/veldnaam

• Boekingsnummer

Gebruik

• Groepeert transactieregels (als het boekings-ID niet toegewezen is)
• Fungeert als visuele identificatie voor de transacties.
• Als het boekingsnummer en het boekings-ID niet worden opgegeven, krijgt iedere transactie een willekeurig, uniek ID toegewezen.
• Komt terug in de test Onderbroken sequentie van Analytics AI.

Vereisten

• Als het boekings-ID niet is toegewezen mogen er geen lege cellen voor boekingnummers zijn.

Bedrag

Bedrag van de transactie.

Code/veldnaam

• Bedrag

Gebruik

• Verificatie van de gegevens.
• Komt terug in alle AnalyticsAI testen.

Vereisten

• Positieve en negatieve waarden kunnen worden ingevoerd in:
  • één kolom met negatieve waarden, met de standaard opmaak. Bijvoorbeeld:
    • -4000.00
    • (4000.00)
    • 4000.00-
  • Splits kolommen gelabeld met 'debet' en 'credit'.
• Komma's of punten worden herkend als decimaalteken.

Toelichting

Beschrijving van de invoer.

Code/veldnaam

• Toelichting

Gebruik

• Komt terug in de volgende AnalyticsAI tests:
  • Ontbrekende omschrijving
  • Specifieke trefwoorden

Boekingsdatum

Ingangsdatum - de datum van de boeking (gevalideerd) in het grootboek, ongeacht wanneer de boeking is aangemaakt.

Code/veldnaam

Boekingsdatum

Gebruik

• Koppelt transacties met datum en boekjaar.
• Komt terug in de volgende AnalyticsAI tests:
  • Dubbele boekings
  • Ongebruikelijke dagen

Vereisten

• Om deze transacties in de lijst te zien, moeten ze binnen het ingestelde boekjaar van de opdracht vallen.
• De datumnotatie moet geldig zijn ingesteld:
  • Dag
    • D - als het nummer uit één cijfer bestaat (bijv. 2)
    • DD - twee cijfers (bijv. 02)
    • DDD - dag van het jaar (bijv. 365)
    • DDDD - dag van het jaar in 3 cijfers (bijv. 002)
  • Maand
    • M - als het nummer uit één cijfer bestaat (bijv. 4)
    • MM - twee cijfers (bijv. 04)
    • MMM - afgekort tot 3 letters (bijv. Apr)
    • MMMM - voluit geschreven (bijv. April)
  • Jaar
    • JJ - twee cijfers (bijv. 19)
    • JJJJ - vier cijfers (bijv. 2019)
  • Tijd
    • U UU - Uren (24-uursklok. Bijvoorbeeld: 0.23)
    • u uu - Uren (12-uursklok). Bijvoorbeeld: 1.12)
    • k kk - Uren (24-uursklok). Bijvoorbeeld: 1.24)
    • a A - AM of PM (alleen de tekens 'a' of 'p' worden ook herkend)
    • m mm - Minuten. (Bijvoorbeeld. 0.59)
    • s ss - Seconden. (Bijvoorbeeld: 0.59)
    • S SS SSS ... SSSSSSSSS - Fractionele seconden (Bijvoorbeeld 0.999999999)
    • Z ZZ - Tijdsverschil met UTC in +-UU:mm, +-UUmm, of Z (e.g. +12:00)

Boekingsstatus

Geeft aan of de boeking is gepost of niet.

Code/veldnaam

Boekingsstatus

Gebruik

• Transacties gemapt als niet-geboekt worden niet meegenomen in de berekening van het totaal aan transacties in de volledigsheidscheck.
• Transacties gemapt als geboekt worden meegenomen in AnalyticsAI tests.

Vereisten

• Er zijn minder dan 2,500 unieke waarden. Deze waarden moeten gemapt zijn als:
  • Geboekt
  • Niet-geboekt

Documenttype

Een veld waarin met een opsomming het originele brondocument beschreven wordt. Bijvoorbeeld rekening, factuur, klantorder, verkooporder, betaling, herinnering, voucher, verzending, ontvangstbewijs, handmatige aanpassing, overig.

Code/veldnaam

Documenttype

Gebruik

• Filtert transacties gebaseerd op journaalpost.
• Komt terug in de AnalyticsAI test Ongebruikelijke gebruikers.

Vereisten

• Er zijn minder dan 2,500 unieke waarden. Deze waarden moeten gemapt zijn als:
  • GJ - Grootboekposten (General Journal)
  • CD - Kasuitgaven (Cash Disbursement)
  • CR - Kasontvangsten (Cash Receipts)
  • SJ - Verkoopfacturen (Sales Journal)
    
  • PJ - Inkoopfacturen (Purchases Journal)
    
  • PL - Loonjournaalposten (Payroll Journal)
  • AR - A/R correcties (Accounts Receivable Adjustments)
  • AP - A/P correcties (Accounts Payable Adjustments)
    
  • FA - Correcties vaste activa (Fixed Assets)
  • IA - Aanpassing van de voorraden (Investment Assets)
  • SC - Verkoopovereenkomsten (Sales Contracts)
  • SO - Verkooporders (Sales Orders)
  • PC - Inkoopovereenkomsten (Purchases Contracts)
  • PR - Inkoopaanvragen (Purchase Requisitions)
  • PO - Inkooporders (Purchase Orders)
  • GS - Verzonden goederen (Goods Shipped)
  • GR - Ontvangen goederen (Goods Received)
  • OT - Overig

Rekeninggegevens

Rekeningnummer

Een ID of de rekening waar de post op geboekt is. Bijvoorbeeld: "1001" or "Rekening 1".

Code/veldnaam

• Rekeningnummer

Gebruik

• Deze optie moet worden gemapt voor alle functies gerelateerd aan transacties.
• Koppelt de saldibalans aan de transactiegegevens.
• Zoomt in op de saldibalans voor de transacties.
• Komt terug in alle AnalyticsAI testen.

Vereisten

• Er zijn minder dan 5,000 unieke waarden.
• Komt overeen met de geïmporteerde rekeningen in de saldibalans.

Omschrijving van de primaire rekening

Een beschrijving van de financiële groep waar de post op is geboekt. Bijvoorbeeld: "Kasmiddelen", "Machines en installaties".

Code/veldnaam

• Omschrijving van de primaire rekening.

Gebruik

• Tekstomschrijving voor rekeningen.

Gebruikers

Geboekt door

Gebruikers-ID van degene die de invoer geboekt heeft.

Code/veldnaam

• Geboekt door

Gebruik

Komt terug in de volgende AnalyticsAI tests:

• Ingevoerd en goedgekeurd door dezelfde gebruiker
• Ongebruikelijke gebruikers

Datum invoering

De datum van de boeking (gevalideerd) in het grootboek - deze wordt automatisch door het systeem toegewezen - hoeft niet altijd overeen te komen met de boekingsdatum in het grootboek.

Code/veldnaam

• Datum invoering

Gebruik

Komt terug in de AnalyticsAI test Ongebruikelijke tijden.

Vereisten

De datumnotatie moet geldig zijn ingesteld:

• Dag
  • D - als het nummer uit één cijfer bestaat (bijv. 2)
  • DD - twee cijfers (bijv. 02)
  • DDD - dag van het jaar (bijv. 365)
  • DDDD - dag van het jaar in 3 cijfers (bijv. 002)
• Maand
  • M - als het nummer uit één cijfer bestaat (bijv. 4)
  • MM - twee cijfers (bijv. 04)
  • MMM - afgekort tot 3 letters (bijv. Apr)
  • MMMM - voluit geschreven (bijv. April)
• Jaar
  • JJ - twee cijfers (bijv. 19)
  • JJJJ - vier cijfers (bijv. 2019)
• Tijd
  • U UU - Uren (24-uursklok. Bijvoorbeeld: 0.23)
  • u uu - Uren (12-uursklok). Bijvoorbeeld: 1.12)
  • k kk - Uren (24-uursklok). Bijvoorbeeld: 1.24)
  • a A - AM of PM (alleen de tekens 'a' of 'p' worden ook herkend)
  • m mm - Minuten. (Bijvoorbeeld. 0.59)
  • s ss - Seconden. (Bijvoorbeeld: 0.59)
  • S SS SSS ... SSSSSSSSS - Fractionele seconden (Bijvoorbeeld 0.999999999)
  • Z ZZ - Tijdsverschil met UTC in +-UU:mm, +-UUmm, of Z (e.g. +12:00)

Invoer goedgekeurd door

Gebruikers-ID van degene die de invoer heeft goedgekeurd.

Code/veldnaam

• Invoer goedgekeurd door

Gebruik

• Komt terug in de AnalyticsAI test Ingevoerd en goedgekeurd door dezelfde gebruiker.

Aanvullende gegevens

Regelnummer

Een uniek identificatienummer voor iedere regel in een boeking. Het ID wordt automatische gegenereerd als het niet gemapt is.

Code/veldnaam

• Regelnummer

Gebruik

• Als het regelnummer gemapt is, wordt dit nummer gebruikt als identificatienummer voor de transactieregel.
• Als het regelnummer niet gemapt is, krijgt iedere transactieregel binnen iedere unieke transactie een nummer toegewezen. Deze nummering start bij 1 en gaat opvolgend door.

Vereisten

• Er mogen geen lege regelnummer-cellen zijn.
• Er mogen geen dubele regelnummers zijn voor iedere unieke invoer.

Boekings-ID

Elk identificatienummer uniek voor iedere boeking - hoeft niet opvolgend te zijn.

Code/veldnaam

• Boekings-ID

Gebruik

• Als het boekings-ID gemapt wordt, wordt dit ID gebruikt om transacties te groeperen.
• Als het boekingsnummer en het boekings-ID niet worden opgegeven, krijgt iedere transactie een willekeurig, uniek ID toegewezen.

Vereisten

• Er mogen geen lege boekingsnummer-cellen zijn.

Subgrootboek gegevens

Soort gegevens

• Soort gegevens

Vereisten

• Er zijn minder dan 2,500 unieke waarden. Deze waarden moeten gemapt zijn als:

• CU - Klanten (Customers)
• PE - Vooruitbetaalde kosten (Prepaid Expenses)
• SU - Leveranciers (Suppliers)
• EM - Werknemers (Employees)
• IA - Beleggingsactiva (Investment Assets)
• OT - Overig
• CA - Vaste activa (Capital Assets)
• IN - Voorraad (Inventory)
• DL - Uitstaande schulden (Debt Liabilities)

Code

Identificatiecode voor gegevens in het subgrootboek. Bijvoorbeeld: Klantnummer, leveranciernummer, werknemersnummer, "C123", "V6589", "6597".

Code/veldnaam

• Code

Vereisten

• Als het Soort gegevens is gemapt, moet de code ook worden gemapt.

Omschrijving

Beschrijving van de code. Bijvoorbeeld: "Holding BV.", "Bedrijf ABC.", "Jan Jansen".

Code/veldnaam

• Beschrijving

Actief

Geeft aan of de code actief of inactief is.

Code/veldnaam

• Actief

Adres

Adres - Regel 1. Bijvoorbeeld: Ruijterweg 123.

Code/veldnaam

• Adres

Adres 2

Aanvullende gegevens voor het adres - Regel 2. Bijvoorbeeld: Appartement 2

Code/veldnaam

• Adres 2

Stad

Toont de stad.

Code/veldnaam

• Stad

Provincie

Toont de provincie.

Code/veldnaam

• Provincie

Postcode

Toont de postcode.

Code/veldnaam

• Postcode

Land

Toont het land of de landcode.

Code/veldnaam

Land

Documentnummer

Nummer van het brondocument; dit is het document ingevoerd aan het begin van het bedrijfsproces.

Code/veldnaam

• Documentnummer

Boekstuknummer

Het documentnummer gekoppeld aan het brondocument dat gebruikt wordt om debet en credit te verrekenen. Het wordt gebruikt om de openstaande balans te berekenen als de betaling, het voorschot, credit-/debetnota niet volledig toegepast is. Bijvoorbeeld: "INV-001", "121296".

Code/veldnaam

• Boekstuknummer

Proces

Oorspronkelijk documentnummer

Het nummer van het oorspronkelijke document gebruikt aan het begin van het bedrijfsproces. Bijvoorbeeld: "PO-001", "132134".

Code/veldnaam

• Oorspronkelijk documentnummer

Vereisten

• Er zijn minder dan 2,500 unieke waarden. Deze waarden moeten gemapt zijn als:
  • GJ - Grootboekposten (General Journal)
  • AR - A/R correcties (Accounts Receivable Adjustments)
  • PC - Inkoopovereenkomsten (Purchases Contracts)
  • CD - Kasuitgaven (Cash Disbursement)
  • AR - A/R correcties (Accounts Receivable Adjustments)
  • PR - Inkoopaanvragen (Purchase Requisitions)
  • CR - Kasontvangsten (Cash Receipts)
  • FA - Correcties vaste activa (Fixed Assets)
  • PO - Inkooporders (Purchase Orders)
  • SJ - Verkoopfacturen (Sales Journal)
  • IA - Aanpassing van de voorraden (Investment Assets)
  • GS - Verzonden goederen (Goods Shipped)
  • PJ - Inkoopfacturen (Purchases Journal)
  • SC - Verkoopovereenkomsten (Sales Contracts)
  • GR - Ontvangen goederen (Goods Received)
  • PL - Loonjournaalposten (Payroll Journal)
  • SO - Verkooporders (Sales Orders)
  • OT - Overig

Mapping voorbeeld