Een vragenlijst aanmaken

Deze functie is alleen beschikbaar in de CaseWare Cloud Samenstel app.

Als u een lege vragenlijst heeft gemaakt kunt u deze nog naar wens aanpassen. Hieronder vindt u een aantal suggesties om uw vragenlijst mee aan te passen.

Guidance toevoegen

Bovenaan iedere vragenlijst is een guidance toegevoegd. U kunt deze gebruiken om uw contactpersonen wat extra uitleg te geven over de vragenlijst of om de vragen die u stelt wat meer context geven.

Guidance toevoegen aan een document:

Klik in het bovenste tekstveld met de titel Guidance. Voer de extra instructies in die u uw klant mee wilt geven voor deze vragenlijst. Als u klaar bent klikt u buiten het veld om verder te gaan.

Guidance toevoegen aan een document:

De Guidance is nu toegevoegd aan uw document.

De vragenlijst opdelen

Add sections

In checklists en vragenlijsten wordt alle inhoud van het document opgedeeld in een of meer groepen.

Een groep toevoegen aan een document:

Om een groep toe te voegen klikt u op + Groep.

Een groep toevoegen aan een document:

De groep heet standaard Nieuwe Groep. U kunt de naam nog aanpassen in het tekstveld.

Vragen toevoegen aan de vragenlijst

Add questions

Als er een groep is aangemaakt voor het document kunt u een of meerdere vragen toevoegen. Deze vragen kunnen onderverdeeld worden in gewone vragen die de klant kan beantwoorden of als taken die uitgevoerd moeten worden voor de opdracht. Iedere vraag bestaat uit twee onderdelen:

  • Omschrijving - de vraag of taak voor de klant.

  • Antwoord - hier geeft de klant informatie of bestanden op.

Een vraag toevoegen:

Om een vraag toe te voegen klikt u op + Vragenlijst.

Select + query.

Er is nu een lege vraag toegevoegd aan uw document. De standaard benamingen voor de onderdelen zijn Nieuwe vragenlijst en Bestanden uploaden.

Er is nu een lege vraag toegevoegd aan uw document.

Vragen aanpassen in de vragenlijst

Als u alle benodigde vragen heeft aangemaakt kunt u deze nog aanpassen om een overzichtelijke vragenlijst te maken voor uw klant.

Een vraag aanpassen:

Er zijn een aantal dingen die u kunt wijzigen in de vragen:

Now that you have a new question, you can add a summary and description.

  • Add a summary - Select the summary field above the description field to enter a name or a short description for the query.

  • Het antwoordtype aanpassen - Klik op het icoon Meer Acties () en ga naar Instellingen om een ander antwoordtype in te stellen.

    • Handmatig - de klant kan informatie invoeren in het tekstveld.

    • Picklist - de klant kan een antwoord selecteren uit een lijst.

    • Multi-Picklist - de klant kan een of meerdere antwoorden selecteren uit een lijst.

    • Upload bestanden - de klant kan een bestand toevoegen.

    • Datum - er verschijnt een kalender waarin de klant een datum kan selecteren.

    • Entiteit (niet beschikbaar) - informatie over de klantentiteit

    • Contactpersoon (niet beschikbaar) - informatie over de klant

  • Add a description - Select the description field to change the query description. Als u in het tekstveld klikt verschijnt de werkbalk om de opmaak aan te passen. U kunt hiermee:

    Pictogram

    Omschrijving

    De geselecteerde tekst vet of cursief maken of onderstrepen.

    Een opsomming toevoegen.

    De tekst of paragraaf inspringen.

    De tekst of paragraaf uitlijnen.

    Een tabel toevoegen.

    Een link invoegen of verwijderen.

    Een formule invoegen.

    Een formule invoegen.

    Alle opmaak verwijderen en terugzetten naar de standaardopmaak.

    Een link invoegen of verwijderen in een tekst

    Een link invoegen of verwijderen in een tekst

    Aan een tekst kunt u ook links en bestanden toevoegen. U kunt links naar webpagina's toevoegen, e-mailadressen of een telefoonnummer.

    Een link in een tekstsectie opnemen:

    Open het document en klik op Bewerken (). Klik op link invoegen () en er opent een venster waar u meer informatie kunt invullen:

    Klik op link invoegen () en er opent een venster waar u meer informatie kunt invullen.

    • Weergavetekst: de geselecteerde tekst verwijst naar de link. Als u nog geen tekst geselecteerd had kunt u deze nog in dit veld invullen.

    • Linktype - selecteer wat voor soort link u wilt invoegen. De velden in het venster veranderen bij de verschillende opties.

      Linktype

      Velden

      URL

      Protocol - geef aan welke protocol wordt gebruikt (http, https, ftp of overig)

      URL - voer de URL in

      Interne link in pagina

      Deze functie werkt nog niet

      E-mail

      E-mailadres - vul het e-mailadres in

      Onderwerp bericht - vul het onderwerp in voor het e-mailbericht

      Inhoud bericht - voer uw e-mailbericht in

      Telefoon

      Telefoonnummer - vul het telefoonnummer in

    In het tabblad Doelvenster kunt u aangeven hoe de link geopend moet worden. De standaardoptie staat ingesteld op openen in een nieuw venster.

    Als u nog verdere informatie wilt toevoegen kunt u terecht in het tabblad Geavanceerd. Als u een bestand toevoegt aan de link kunt u de optie Download forceren aanvinken zodat het bestand direct gedownload wordt als op de link wordt geklikt.

    Zodra u alles heeft ingevuld klik dan op OK.

    Om een link uit de tekst te verwijderen klikt u op het icoon voor Link verwijderen ().

    Een formule toevoegen

    Een formule invoegen in een tekst

    Met formules () kunt u bestaande informatie uit de opdracht of uit Cloud automatisch ophalen en invoegen in een tekst.

    Zo zijn de volgende opties beschikbaar:

    Opdrachteigenschappen

    (vanuit Cloud)

    Opdrachteigenschappen zoals deze zijn ingevoerd in Cloud, bijvoorbeeld:

    • Handelsnaam
    • Wettelijke naam
    • Datum jaareinde
    • Startdatum jaar
    • Huidig jaar
    • Website
    • Voorafgaand jaar
    • Adres entiteit

    Saldibalans

    (vanuit de opdracht)

    Informatie uit de saldibalans, zoals de rekeningnaam, groepsnaam, of waarden uit het huidige of voorafgaande jaar.

    Eigenschappen firma

    (vanuit Cloud)

    Naam firma

    Adres firma

    Antwoorden

    (vanuit de opdracht)

    Antwoorden op instructies uit de checklist. Selecteer een checklist uit de lijst en klik op het antwoord die u wilt ophalen en invoegen in de tekst.

    Materialiteit

    (vanuit de opdracht)

    Opgegeven waarden in het materialiteitsdocument.

    Dynamische tekst

    Dynamische tekst komt alleen op als voldaan is aan bepaalde voorwaarden. De tekst die opkomt kan verschillen in bepaalde situaties.

    Zie Dynamische tekst toevoegen.

    Forms Value

    Insert the value of a specific form field. Once you select a form and a field, the value of the selected field is inserted in the text field.

    Let op: This option is only available in the Data Link dialog if custom forms are available in your product, such as Tax forms.

    Dynamische tekst toevoegen:

    Let op: U kunt alleen dynamische tekst toevoegen in de template. Om toegang te krijgen tot de template heeft u de rol Beheerder instellingen nodig. Zie De kantoorlaag beheren voor meer informatie over het openen en bewerken van de kantoorlaag.

    1. Open het document en klik op Bewerken ().

    2. Klik in de tekst waar u de formule wilt toevoegen.

    3. Selecteer Formule toevoegen () op de werkbalk.

    4. In het tabblad Dynamische tekst klikt u op Voorwaarde toevoegen om de keuzelijst te openen.

    5. Per optie komen verschillende velden op:

    Voorwaarde

    Instellingen

    Antwoord

    Document - selecteer uit welk document het antwoord moet komen

    Instructie -  selecteer op welke instructie antwoord is gegeven

    Voorwaarde - selecteer het antwoord

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Saldibalans

    Financiƫle groep - selecteer de rekening of groep uit de saldibalans

    Voorwaarde

    • Consistent
    • Tegengesteld
    • Inconsistent

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Consolidatie

    Voorwaarde - Geef aan of het gaat om geconsolideerd of niet geconsolideerd

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Rapportageperiode

    Niet beschikbaar

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Ondernemingsvorm

    Voorwaarde - selecteer het land

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Groep van voorwaarden

    Kies deze optie als u meerdere voorwaarden wilt toevoegen waarbij de uitvoer afhankelijk is van aan welke voorwaarden wordt voldaan.

    Voorwaarde voor groep - kies een van de volgende opties:

    Wanneer aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan

    Wanneer aan minstens een van de onderstaande voorwaarden is voldaan

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Form Value

    Condition - select a form and a field in the selected form

    Uitvoer - geef aan welke tekst op moet komen als aan de voorwaarde is voldaan

    Let op: This condition is only functional if custom forms are available in your product, such as Tax forms.

      U kunt ook meerdere voorwaarden toevoegen om zo verschillende teksten op te laten komen. Klik hiervoor nogmaals op Voorwaarde toevoegen.

      U kunt eventueel ook een andere tekst op laten komen als aan geen van de voorwaarden voldaan wordt.

    1. Zodra u alles heeft ingevuld, klik dan op Opslaan.

    2. Als aan een voorwaarde (of meerdere voorwaarden) voldaan is wordt de opgegeven tekst opgehaald.

      Als aan geen van de voorwaarden voldaan is wordt de alternatieve tekst opgehaald. Als u hier geen alternatieve tekst voor heeft ingevoerd verschijnt de tekst #Waarde leeg#.

Als u alle wijzigingen heeft aangebracht die u wilt, klik dan op het icoon Bewerk bovenaan het document om uw wijzigingen op te slaan.

Een vraag koppelen aan een instructie in een checklist

Het komt vaak voor dat u uw klant dingen moet vragen voordat u een checklist kunt afronden. Deze vragen kunnen gekoppeld worden aan de instructie. Als uw contactpersoon heeft gereageerd wordt het antwoord weergegeven bij de gekoppelde instructie.

Een vraag koppelen aan een checklist:

  1. Klik op het icoon Meer Acties () en Link naar Checklist.

  2. In the Link to Checklist dialog, select a checklist document in the engagement file, then select the corresponding procedure from that checklist.

    Selecteer een vraag om te koppelen.

  3. Klik op Opslaan.

Het antwoord van de klant wordt pas bij de checklist geplaatst als het antwoord in de vragenlijst is geaccepteerd.

Het antwoord van de klant wordt aan de bijbehorende vraag gekoppeld in de checklist.

Dynamische tekst en termen in de woordenlijst van de opdracht aanpassen

Let op: U kunt termen in de woordenlijst of voor dynamische tekst alleen aanpassen als deze optie is ingeschakeld in de template.

Een woordenlijst voor de opdracht bevat termen. Termen zijn woorden en zinnen die vaak terug kunnen komen in de tekst van het product. Als een term gewijzigd wordt, is het overal aangepast waar de schrijver dit bedoelt.

Dynamische tekstvelden veranderen als er aan bepaalde voorwaarden voldaan wordt. Bijvoorbeeld, als de klant een vraag in een checklist wil beantwoorden met 'ja', dan staat er 'correct' in het dynamische tekstveld.

In het document kunnen termen zijn opgenomen vanuit de woordenlijst of vanuit dynamische tekstvelden. U kunt deze termen opheffen, maar de opties daarvoor zijn wel afhankelijk van welk product u gebruikt.

Het aanpassen van termen in de woordenlijst of de dynamische tekst output:

  1. Selecteer het tekstgebied in het document waar u een verandering wilt aanbrengen.

    Termen of dynamische tekstvelden worden gemarkeerd in grijs.

  2. Selecteer de term of de dynamische tekst om het venster Data Link te openen.

    Als u de term selecteert kunt u klikken op het icoon voor informatie () om zo te zien waar en hoe vaak deze term gebruikt wordt.

  3. Verander de Output naar wens en klik dan op Opslaan.

Als aan de Output-voorwaarde is voldaan wordt de tekst overal in de opdracht aangepast. Als na de wijziging aan een andere voorwaarde wordt voldaan dan verandert de Output in overeenkomst met de ingestelde tekst voor die voorwaarde.

Een Auteur-ID toevoegen

Bestanden die geĆ¼pload zijn naar een vragenlijst kunnen automatisch in Working Papers geplaatst worden onder de opgegeven mappen in het dossier.

Om gebruik te maken van deze functie moeten een aantal identifiers aan de vragenlijst worden toegevoegd, de Auteur-ID's.

Let op: U kunt auteur-ID's alleen toevoegen in de template. Om toegang te krijgen tot de template heeft u de rol Beheerder instellingen nodig. Zie De kantoorlaag beheren voor meer informatie over het openen en bewerken van de kantoorlaag.

Volg de onderstaande instructies:

  1. Stel de Auteur-ID in voor een of meerdere vragen.

  2. In Working Papers moet dezelfde ID ingesteld worden op de plek waar de bestanden van de vragenlijst aan het dossier worden toegevoegd.

  3. Zodra het bestand aan de vraag is toegevoegd en deze is goedgekeurd, kunnen gebruikers via de knop Ontvangen in Working Papers het bestand automatisch naar de juiste plek in het Dossierbeheer ophalen.

Let op: Zorg ervoor dat de juiste Auteur-ID's gekoppeld worden aan de locatie in het dossier. Werk hierbij samen met gebruikers in Working Papers zodat zij de nodige instellingen kunnen opzetten.

Een auteur-ID toevoegen:

  1. Klik op Bewerken ().

  2. Ga naar de vragen waar u een auteur-ID aan wilt toevoegen.

  3. Klik op Meer acties () | Printinstellingen.

  4. Voer de Auteur-ID in voor een of meerdere antwoorden.

    Het veld voor de Auteur-ID

Tip: Als u het veld Auteur-ID aanklikt of met de muis erboven hangt verschijnt het icoon Toevoegen (). Hiermee wordt een willekeurige ID aangemaakt.

  1. Deel de aangemaakte ID met de gebruikers van Working Papers zodat zij de nodige instellingen kunnen opzetten. Voor meer informatie over vragenlijsten in Working Papers, zie Integratie met PBC+.