Entiteiten deactiveren of verwijderen

Als u entiteiten heeft die niet meer actief zijn kunt u ze deactiveren of verwijderen.

Deactivating an entity preserves its data and informs members of your organization that further work should not be completed for this entity. De entiteit wordt dan nog niet gewist; dat gebeurt pas als u de entiteit verwijderd. Alle activiteiten en bestanden worden dan ook verwijderd.

In de meeste gevallen is het handiger om een entiteit voorlopig te deactiveren voordat u het verwijdert.

Een entiteit deactiveren

Deactivating an entity labels the entity with an inactive status. This informs staff that the entity is no longer active, while preserving all files and activities.

Een entiteit kan ook altijd weer opnieuw geactiveerd worden. Maar als de entiteit verwijderd wordt moet deze weer opnieuw aangemaakt worden.

Let op: Als een entiteit conceptfacturen bevat kan het nog niet op inactief worden gezet. Finalize any draft invoices before you make an entity active.

Een entiteit deactiveren:

  1. U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Controleer of alle conceptfacturen in de entiteit op definitief staan. Voor meer informatie over facturen, zie Een definitieve factuur aanmaken.

  3. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.

  4. Selecteer de entiteit die u wilt deactiveren en klik dan op Bewerken ().

    De Bewerk-knop.

  5. Ga in de zijbalk naar het tabblad Profiel.

  6. Onder Status kiest u in het keuzemenu voor Inactief.

    Het tabblad Profiel in het venster om de entiteit te bewerken.

  7. Als er gefactureerde of niet-facturabele boekingen aan de entiteit zijn gekoppeld, kies dan een van de volgende opties:

    • Kies de optie Verplaats niet-gefactureerde... en klik dan op Volgende. Voor meer informatie over het verplaatsen van boekingen, zie Tijd- of onkostenboekingen verplaatsen.

    • Kies de optie Verwijder alle niet-gefactureerde… en klik dan op Volgende.

    De optie om niet gefactureerde boekingen te verplaatsen of te verwijderen.

  8. Klik op Opslaan.

De entiteit is nu gedeactiveerd. Als u de entiteit later nog wilt reactiveren volg dan de onderstaande instructies.

Een entiteit opnieuw activeren:

  1. U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.

  3. Selecteer de entiteit die u opnieuw wilt activeren en klik dan op Bewerken ().

    De Bewerk-knop.

  4. Klik in de zijbalk op het tabblad Profiel.

  5. Onder Status kiest u in het keuzemenu voor Actief.

    Het tabblad Profiel in het venster om de entiteit te bewerken.

Een entiteit verwijderen

Waarschuwing: Voor de meeste gevallen raden wij aan om entiteiten niet te verwijderen. Het is vaak beter de entiteit inactief te maken. Voor meer informatie, zie Een entiteit deactiveren.

Het kan echter wel voorkomen dat u een entiteit compleet wilt verwijderen. Bijvoorbeeld als u per ongeluk een verkeerde entiteit heeft aangemaakt.

Let op: Als er facturen gekoppeld zijn aan een entiteit kan de entiteit niet verwijderd worden. Zet in plaats daarvan de entiteit op inactief.

Een entiteit verwijderen:

  1. U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.

  2. Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.

  3. Selecteer de entiteit die u wilt verwijderen, klik dan op Meer Acties () | Verwijderen.

    De Verwijderknop.

  4. Als er gefactureerde of niet-facturabele boekingen aan de entiteit zijn gekoppeld, kies dan een van de volgende opties:

    • Kies de optie Verplaats niet-gefactureerde... en klik dan op Volgende. Voor meer informatie over het verplaatsen van boekingen, zie Tijd- of onkostenboekingen verplaatsen.

    • Kies de optie Verwijder alle niet-gefactureerde… en klik dan op Volgende.

    Opties als de entiteit niet verwijderd kan worden.

  5. Klik op Ja.

De entiteit is nu verwijderd. Voor meer informatie over het aanmaken en beheren van entiteiten, zie Entiteiten voor klanten aanmaken.